【正文】 歸檔制度、主動(dòng)送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等。形成材料的部門(mén)，在形成正式材料一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交干部檔案管理部門(mén)歸檔。干部檔案工作人員要做到嘴勤、腿勤，經(jīng)常與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系，捕捉干部檔案材料的信息，主動(dòng)索要應(yīng)歸檔的材料，不能坐等有關(guān)單位送材料上門(mén)，不送 不收，送多少收多少。為了便于了解收集檔案材料情況，避免材料遺失，材料收來(lái)后要及時(shí)在《接收干部檔案材料登記表》上逐份逐項(xiàng)進(jìn)行登記。 第一要做到 及時(shí) 。收集來(lái)的材料要及時(shí)歸入干部檔案。對(duì)收集工作來(lái)說(shuō)，光有及時(shí)是不夠的，還必須保證收集工作的質(zhì)量，不能馬馬虎虎，毛毛糙糙。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。收多了不僅是種浪費(fèi)，而且又要登記銷(xiāo)毀 ；收少了則還得復(fù)制，增加了不必要的工作量。同時(shí)，將不歸本單位管理的干部檔案材料堅(jiān)決轉(zhuǎn)走，當(dāng)然這些干部檔案材料的轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出都要在請(qǐng)示好單位領(lǐng)導(dǎo)，并與對(duì)方單位協(xié)商一致的情況下進(jìn)行。 第二章 干部檔案的整理 干部檔案整理工作，是干部檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。 二、干部檔案整理工作的概念 干部檔案整理工作 是以干部個(gè)人為單位，將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，按照有關(guān)規(guī)定和要求， 進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷 ，使之內(nèi)容條理、順序固定，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作，是干部 檔案立卷的全部過(guò)程。 對(duì)檔案補(bǔ)充新內(nèi)容的整理 。這種整理檔案的類(lèi)型，是在特定歷史條件下產(chǎn)生的，屬于特殊種類(lèi)，一般不常用。這種方式，是管檔單位在一定時(shí)間內(nèi)，抽調(diào)或借用部分干部人事檔案管理人員或其他人員，集中在一塊進(jìn)行整理的方式。就是檔案管理人員在日常工作中，對(duì)新接收的檔案和檔案材料所進(jìn)行的立卷、歸檔的工作方式。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到 完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用 的要求。 所謂 精煉 ，就是對(duì)收集起來(lái)的干部檔案材料，進(jìn)行一番去粗取精的工作，清出那些沒(méi)有價(jià)值的、重復(fù)的材料，在完整真實(shí)的前提下，使干部檔案達(dá)到精干、簡(jiǎn)潔、集中、凝煉的要求。”這兩條明確了我們做好干部檔案整理前的準(zhǔn)備工作； １、收集好材料。整檔人員必須是黨員干部，并且政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)好，有一定干部工作業(yè)務(wù)知識(shí)，文字書(shū)寫(xiě)工整。 干部檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，整理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家保密法規(guī)和制度。 ４、備齊用 具及表格 （ 1）切紙刀、打孔機(jī)、剪刀、鐵夾、錐子、化學(xué)漿糊或固體膠（ 一般不要用膠水，因膠水使用不好往往將檔案材料弄壞了 ）、非金屬包頭的鞋帶等， 有條件的可配備復(fù)印機(jī) ； （ 2）干部檔案卷夾 (干部檔案袋、卷皮 )、檔案目錄、襯紙、正副本及姓名標(biāo)簽、正副本印章（用于目錄上）； （ 3）收集干部檔案材料登記表、工資變動(dòng)登記表、銷(xiāo)毀材料登記表、退還本人材料登記表等； （ 4）微機(jī)和打印機(jī) (用于輸入和打印目錄 )。是從質(zhì)的方面來(lái)保證干部檔案的真實(shí)性、完整性、精煉性的工作。 （一）、鑒別歸檔材料的原則和要求 鑒別工作必須以中央有關(guān)文件為依據(jù)，做到取之有據(jù)，舍之有理。 （ 2）反右傾斗爭(zhēng)中形成材料的處理，應(yīng)依據(jù)中組發(fā)（８０）３４號(hào)文件。 （ 6）整黨工作中形成材料的處 理，應(yīng)依據(jù)中整辦（８４）２２號(hào)文件。 （ 10）核查“三種人”形成的材料及“記錄在案”人員的審查材料處理，應(yīng)依據(jù)中發(fā)（８４）１７號(hào)和中組發(fā)（８３）６號(hào)文件。 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，切忌望題生義，采取“一刀切”。 另如違紀(jì)問(wèn)題的材料，按規(guī)定干部檔案不存查證材料，但由于各種原因已經(jīng)收入的，應(yīng)維持現(xiàn)狀 。對(duì)同名同姓和一人多名的材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。 發(fā)現(xiàn)與事實(shí)不符、自相矛盾、觀點(diǎn)不明確、是非不清的材料，要向有關(guān)部門(mén)和干部本人提出， 并退回更改。 ３、審查材料是否齊全、完整。凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。如審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和考核中形成的綜合材料等。 ５ 、審核材料是否辦理完畢的正式歸檔的材料。 ２、退回： （ 1）凡近期形成的干部檔案材料，不符合 要求的，應(yīng)退回材料形成單位說(shuō)明原因，提出意見(jiàn)，限期交回。本人清點(diǎn)無(wú)誤后，應(yīng)在登記表上簽字或蓋私人印章。 （ 3）既不屬于干部檔案內(nèi)容，也不屬于個(gè)人保管的材料，如審干調(diào)查要點(diǎn)、提綱，從本人檔案中摘抄的材料，未經(jīng)批準(zhǔn)的干部任免表等。 集中銷(xiāo)毀前應(yīng)對(duì)列入銷(xiāo)毀材料進(jìn)行一次復(fù)查，并報(bào)經(jīng)黨委（黨組）分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 注意事項(xiàng)： 不準(zhǔn)邀干部本人到場(chǎng)搞當(dāng)面銷(xiāo)毀；哪個(gè)單位清理出來(lái)材料，由哪個(gè)單位負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀；材料銷(xiāo)毀前，應(yīng)單獨(dú)存放，不得隨干部檔案轉(zhuǎn)遞； 嚴(yán)禁 將銷(xiāo)毀材料出售給廢品站或個(gè)人，也不得留作它用。《條例》規(guī)定的干部檔案內(nèi)容十類(lèi)，是劃分類(lèi)別的準(zhǔn)繩。其內(nèi)容及其分類(lèi)如下： 第一類(lèi) 履歷材料（以基本情況、簡(jiǎn)歷為主要內(nèi)容） 干部、工人、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員履歷表（書(shū)）、登記表、簡(jiǎn)歷表； 黨員、團(tuán)員干部登記表、簡(jiǎn)歷表； （注意這里所講的黨員干部、團(tuán)員干部登記表、簡(jiǎn)歷表，與后面第六類(lèi)的黨員登記表、團(tuán)員登記表有區(qū)別，當(dāng)然，這種表格很少見(jiàn)，若有就放一類(lèi)。 第二類(lèi) 自傳材料 １、干部所寫(xiě)的自傳、小傳、小史； ２、帶有自傳的履歷表或簡(jiǎn)歷表； ３、有自傳內(nèi)容的“歷史反省”材料； ４、干部所寫(xiě)的敘述自己經(jīng)歷、思想變化過(guò)程、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料； ５、 入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)中能分開(kāi)的自傳內(nèi)容材料； ６、其他屬于自傳性質(zhì)的材料。 第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料 報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表； 畢業(yè)生登記表、審批表、分配表； 推薦選拔的學(xué)生（留學(xué)生）登記表、審批表； 各級(jí)黨校、各類(lèi)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、文化補(bǔ)習(xí)班學(xué)員登記表，如省委黨校的干部學(xué)員考核表； 黨校函授大專(zhuān)班學(xué)員畢業(yè)資格審查表； 各類(lèi)學(xué)習(xí)成績(jī)表、成績(jī)單、記分冊(cè)； 教育部門(mén)出具的學(xué)歷證明 （根據(jù)國(guó)家教委辦公廳、人事部辦公廳（ 1993）4 號(hào)文件規(guī)定精 神，有些院校為 1970— 1976 年畢業(yè)生出具享受本科待遇的學(xué)歷證明一律無(wú)效，不予歸檔） ； 套改、晉升、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表、登記表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)任職資格申請(qǐng)表； 專(zhuān)業(yè)技術(shù) 職務(wù)考績(jī) 材料（專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考核登記表） 教師資格過(guò)渡審批表、申請(qǐng)表； 1創(chuàng)造發(fā)明、科研成績(jī)、著作及有重大影響論文（如獲獎(jiǎng)或全國(guó)報(bào)刊發(fā)表的）的目錄； 1專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的優(yōu)秀論文獲獎(jiǎng)通知書(shū)、證書(shū)； 1青年教師學(xué)科帶頭人或骨干教師審批表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)拔尖人才登記表； 1反映干部學(xué)歷、才識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面情況的其他材料。 不該歸入本類(lèi)的材料 ：未經(jīng)查證核實(shí)的有關(guān)干部政歷問(wèn)題的檢舉材料（應(yīng)轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理），在政 治審查中形成的審理報(bào)告及結(jié)論報(bào)告底稿， 從干部本人檔案中摘抄的材料 等。 第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡）材料 創(chuàng)造發(fā)明獎(jiǎng)勵(lì)材料； 各種業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)材料； 正式命名授予勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、特級(jí)教師、優(yōu)秀黨（團(tuán)）員、“三八”紅旗手、戰(zhàn)斗英雄、新長(zhǎng)征突擊手等各種稱(chēng)號(hào)的登記表、審批表、授獎(jiǎng)決定和事跡材料； 立功受勛和通報(bào)表?yè)P(yáng)、嘉獎(jiǎng)材料； 從 事專(zhuān)業(yè)工作三十年人員登記表、審批表； 縣團(tuán)級(jí)以上單位各種積極分子登記表。 九類(lèi)第一份材料應(yīng)為組織填寫(xiě)的《工資變動(dòng)登記表》，任免通知不歸檔（ 1995年以前的老材料中只有任免通知而無(wú)任免呈報(bào)表的，可不取出，但 1995 年之后職務(wù)變動(dòng)必須歸干部任免審批表和考察材料）。 1990 年以后的黨員登記表只歸兩頭，優(yōu)秀的歸入七類(lèi)，不合格的歸入八類(lèi)，其它的不歸檔。 干部檔案副本所反映的干部情況較為概括。 干部檔案副本建立范圍：在我縣一般是擔(dān)任縣（處）級(jí)以上 (含縣處級(jí) )職務(wù)的干部才建副本。干部檔案每類(lèi)材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序。 第九類(lèi)中工資變動(dòng)登記表排在類(lèi)首，登記目錄也在類(lèi)首。 ２、按干部檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序的有：第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料。 同一問(wèn)題多次審查的，應(yīng)將每次審查形成的材料排在一起。 (３ )第八類(lèi)材料排序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)、處分決定、本人對(duì)處分的意見(jiàn)、調(diào)查報(bào)告、本人檢討。 例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、“復(fù)查結(jié)論部分”、“原結(jié)論部分”、“撤銷(xiāo)處分材料”、“原處分材料”、“入團(tuán)材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時(shí)不用寫(xiě)，按順序號(hào)往下登記即可。例如，第一類(lèi)第４份材料共 13 頁(yè)，可在右上角編“１ — ４”， 用圖書(shū)編頁(yè)法，從前至后在每一頁(yè)右下角或左下角標(biāo)上 2?? 13。 (３ )凡用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)的以及用復(fù)寫(xiě)紙打印的重要材料都要重新復(fù)制，如自傳、審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等。 (１ )手描。抄寫(xiě)、打印是用 藍(lán)黑墨水或黑墨水鋼筆（毛筆）或打字機(jī)按材料內(nèi)容復(fù)制一份或數(shù)份。 (３ )復(fù)印機(jī)復(fù)制。 五、干 部檔案材料的技術(shù)加工 技術(shù)加工是指在不損壞文字內(nèi)容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術(shù)手段，對(duì)紙張不符規(guī)格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其外表達(dá)到“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長(zhǎng)。 對(duì)紙面過(guò)窄或無(wú)裝訂線的檔案材料，須 進(jìn)行托補(bǔ)，有左側(cè)加邊和周?chē)舆叄ㄓ址Q(chēng)開(kāi)窗法）等方法。 襯紙要用白紙，不宜過(guò)厚或過(guò)簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報(bào)紙湊合。 對(duì)大于 16 開(kāi)的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符 合 16 開(kāi)規(guī)格。折疊處要盡量避開(kāi)文字，折疊后的材料要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。 六、目錄登記 目錄登記，是在干部檔案材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、排序、技術(shù)加工之后，按照固定的欄目和要求，將應(yīng)歸入檔案材料名稱(chēng)逐份進(jìn)行記載的工作。先從第一類(lèi)開(kāi)始，以份為單位，類(lèi)號(hào)用漢字碼，順序號(hào) 、時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。 (２ )對(duì)標(biāo)題與內(nèi)容不相符的材料，登記時(shí)要按實(shí)際內(nèi)容重新擬題，標(biāo)題是材料內(nèi)容的概括和提示，因此要求擬訂的標(biāo)題不但要準(zhǔn)確、精練，而且要有“個(gè)性”，比如第五類(lèi)材料中，證明材料居多，不能都寫(xiě) 成“證明材料”，而應(yīng)寫(xiě)成“ XXX關(guān)于 XXX 的證明”，這樣寫(xiě)，叫人一看就對(duì)材料的大概內(nèi)容有一基本了解，否則就失去了目錄登記的意義。 材料形成時(shí)間的登記 (１ )材料形成時(shí)間，一般采用材料落款注明的 最后時(shí)間 。 材料份數(shù)、頁(yè)碼的計(jì)算填寫(xiě) (１ )以每份完整的材料（包括附件）為一份。 （ 5） 制式材料本身有鉛字頁(yè)碼，填寫(xiě) 材料時(shí)中間有插頁(yè)的，應(yīng)按材料的實(shí)際內(nèi)容重新編寫(xiě)頁(yè)碼 。 目錄要求 目錄可采用書(shū)寫(xiě)或打印兩種方式。 (３ )目錄登記之后，再?gòu)臋n案中取出材料時(shí)，要在目錄備注欄內(nèi)注明取出時(shí)間、原因和經(jīng)手人。具體做 法： 裝訂前后都要將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤。提取法主要適用各類(lèi)別材料份量不均的情況，某類(lèi)材料過(guò)多的，則可將該類(lèi)材料提取出來(lái)單獨(dú)成卷。因此，在每卷的封面上，必須注明順序。 在材料左側(cè)豎直打統(tǒng)一的裝訂線眼三個(gè)，眼距（從眼中心算起） 厘米，線眼中心距左側(cè)邊沿 厘米，上、下線眼中心距，上下邊沿應(yīng)相等，注意不要 損傷文字，不要錯(cuò)位。裝訂時(shí)，將全卷材料卷面向下，把帶子對(duì)折，然后將折點(diǎn)當(dāng)穿頭，由卷面中眼穿至卷底，再將卷面的兩個(gè)帶頭分別從卷面上下兩眼穿至卷底，最后將已穿過(guò)卷底上下兩帶頭，同時(shí)朝卷底中眼的折頭帶孔中對(duì)穿打結(jié)。 八、干部檔案的驗(yàn)收 干部檔案裝訂成卷后，必須確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)照有關(guān)規(guī)定，全面系統(tǒng)地進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地復(fù)查和審核。 驗(yàn)收工作一般由主管領(lǐng)導(dǎo)和熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的同志參加，驗(yàn)收方法可在自查、互查的基礎(chǔ)上，最后由負(fù)責(zé)驗(yàn)收人員對(duì)所有整理過(guò)的檔案，逐人逐卷逐份進(jìn)行檢查。干部檔案整理工作必須嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家秘密。 整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全，并注意防止水杯、墨水瓶?jī)A倒污染材料； 個(gè)人不得擅自處理和銷(xiāo)毀檔案材料，整 理中按照規(guī)定應(yīng)清出處理的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。