【正文】 作及二期前期介入籌備等全部工作，使物業(yè)管理服務(wù)成為 九華碧水灣 樓盤品牌創(chuàng)建與整體銷售不可或缺的服務(wù)支撐。 二、會(huì)議管理制度旨在增強(qiáng)會(huì)議的規(guī)范性和操作性，提供會(huì)議質(zhì)量和效果。 三、部門工作會(huì)：各部門召開的工作會(huì)由各 部門 負(fù)責(zé)人 決定召開并負(fù)責(zé)組織。 （三）、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 第三條 會(huì)議安排 一、行政事務(wù)會(huì) —— 總評(píng)當(dāng)月行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。 五、每周例會(huì) —— 每周五 2： 30 由 部門負(fù)責(zé)人 組織召開例會(huì)，提出對(duì)各部門的工作安排及各部門匯報(bào)一周工作情況，布置下周工作安排。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議 、部門會(huì)議。 二、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì) 議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心 /部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； 三、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明； 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 六、會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等； 公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 四、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 八、遲到、早退、缺席按正?？记谥贫忍幚?，通知人員未通知到位同樣 予以考勤處理 第六條 會(huì)議記錄： 一、各類會(huì)議原則上由辦公負(fù)責(zé)記錄。 二、愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持清潔，會(huì)議結(jié)束后要整理好會(huì)場(chǎng)。 三、對(duì)違反相關(guān)制度的，將按照員工獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行處罰。 （四）、未 按時(shí)間上下班的按照遲到和早退處理，無故離開工作崗位的，按照曠工處理。 （四）、請(qǐng)假期間的工資按公司工資管理制度執(zhí)行。 （四）、各部門每日安排一名管理員值班，主要負(fù)責(zé) 辦公 環(huán)境整理，崗位服務(wù)和小區(qū)環(huán)境監(jiān)督。 （七）、當(dāng)換班時(shí)間已到，但接班人尚未來時(shí)，不得離崗。 二、 員工應(yīng)自覺遵守 服務(wù)中心 作息時(shí)間，嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)紀(jì)律，上班不遲到、不早退、不準(zhǔn)中間私自離崗，外出辦公說明去向。 五、 講究禮貌，注重儀容 ， 熱情、周到、主動(dòng)、高效服務(wù)住戶，依靠法規(guī)嚴(yán)格妥善管理，絕不可粗暴、冷漠、置之不理 ，始終體現(xiàn)物業(yè)管理良好的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。 九、愛護(hù)保管好公共財(cái)產(chǎn)，公共財(cái)產(chǎn) 不能挪作私用，勤儉節(jié)約，不浪費(fèi)鋪展， 節(jié)約用水用電 ，注重 重視防 火 、防盜和安全生產(chǎn)。 三、室內(nèi)物品分類放置、堆放整齊，通風(fēng)良好，防潮防霉，地面無垃圾，室內(nèi)無異味，定期清除廢棄物，每天下班前整理一次辦公環(huán)境。 第五條 服務(wù)工具管理 一、服務(wù)工具由部門物資保管機(jī)構(gòu)統(tǒng)一造冊(cè)，責(zé)任到人。 公司 管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 文件處理 管理制度 第 1 頁 共 2 頁 文件處理管理制度 第一節(jié) 文 件 收發(fā) 一、公司文件由 行政人事部 負(fù)責(zé)起草和 總經(jīng)理 審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 六、外來的文件由 辦公 專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。 九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái) 務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理 第二節(jié) 文書打印 一 、 服務(wù)中心 的文件，有打印必要時(shí)方予打印。 三 、 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 六 、 文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。 （二）、報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用 報(bào)告 。 （六）、通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 （十）、會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求 有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用 會(huì)議紀(jì)要 。 簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 （四）、 排版規(guī)格 ：標(biāo) 題 文用 4 黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等 小 4 號(hào)，副標(biāo)題加粗 ，一般每面排 38 每行 32 個(gè)字。 （八）、 附件 ：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚 （九）、落款 成文時(shí)間 ：以全稱落款，日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全； “ 零 ” 寫為 “O” ，相互對(duì)稱 ；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間 ，如果落款頁沒有正文， 應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。 （二）、內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。 離異遵循禮貌、熱情、友善、樂觀、主動(dòng)、平等“十二字”方針 第二節(jié) 儀容儀表 一、服飾著裝： （一）、上班時(shí)間必須著裝整潔，鈕扣要扣齊，不允許敞開外衣、非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上，服裝口袋不裝過大過厚物品，袋內(nèi)物品不外露； （二）、上班統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一佩戴工號(hào)牌，工號(hào)牌應(yīng)端正戴在左胸襟處； （三）、鞋襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走， 工作完畢應(yīng)在工作場(chǎng)所將鞋擦干凈再走； （三）非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋； （四）男女員工均不允許戴有色眼鏡。 （四）、保持眼、耳清潔，不允許殘留眼屎、耳垢。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 2 頁 共 6 頁 二、行走： （一）、行走時(shí)不允許把手放入衣、褲袋里，也不允許雙手抱胸或背手走路； （二）、在工作場(chǎng)合與他人同行時(shí)，不允許勾肩搭背，不允許同行時(shí)嘻戲打鬧； （三）、行走時(shí)，不允許隨意與住戶搶道穿行；特殊情況下，應(yīng)向住戶示意后方可越行； （四）、走路動(dòng)作應(yīng)輕快，非緊急情況不應(yīng)奔跑、跳躍； （五）、手拿 貨物行走時(shí)不應(yīng)遮住自己的視線； （六）、盡量靠路右側(cè)行走； （七）、與上司或住戶相遇時(shí)，應(yīng)主動(dòng)點(diǎn)頭示意。 二、歡迎語：歡迎來我們住宅小區(qū)、歡迎您入住本樓、歡迎光臨。 六、道謝語：謝謝、非常感謝。 公司管理制 度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 3 頁 共 6 頁 第五節(jié) 禮儀場(chǎng)景 一、 對(duì)來訪人員： （一）、主動(dòng)說：“您 好，請(qǐng)問您找哪一位”或“我可以幫助您嗎？”，“請(qǐng)您出示證件”（保安專用） （二）、 確認(rèn)來訪人要求后，說“請(qǐng)稍等，我?guī)湍摇辈⒓皶r(shí)與被訪人聯(lián)系，并告訴來訪人“他馬上來，請(qǐng)您先等一下，好嗎？” （三）、當(dāng)來訪人員不理解或不愿出示證件時(shí)，應(yīng)說“對(duì)不起，先生 /小姐（女士），這是公司規(guī)定，為了住戶 的安全，請(qǐng)理解！”（保安專用）。 （七）、如果要找的人不在或不想見時(shí) ，應(yīng)禮貌地對(duì)對(duì)方說“對(duì)不起他現(xiàn)在不在，您能留 （八）、 當(dāng)來訪人員離開時(shí)，應(yīng)說“歡迎您再來，再見！”。 （三）、 嚴(yán)禁與住戶玩笑、打鬧或取外號(hào)。對(duì)沒聽清楚的地方要禮貌地請(qǐng)對(duì)方重復(fù)一遍。 （九）、在與住戶對(duì)話時(shí)，如遇另一住戶有事相求，應(yīng)點(diǎn)頭示意打招呼或請(qǐng)對(duì)方稍等，不能視而不見，同時(shí)盡快結(jié)束談話招呼住戶。事后應(yīng)對(duì)住戶的幫助或協(xié)助表示感謝。 （十四）見住戶搬出大宗物品時(shí)，應(yīng)先主動(dòng)打招呼：“先生 /小姐 （女士），您好！”然后再履行手續(xù)，“對(duì)不起，請(qǐng)出示放行條?。ㄖ刃蚓S護(hù) 專 用）”當(dāng)住戶搬運(yùn)物品有困難時(shí)，要主動(dòng)幫忙，住戶表示謝意時(shí)，用“不用謝或不客氣，沒關(guān)系”回答。發(fā)覺自己有失誤時(shí)，應(yīng)立即說：“對(duì)不起，我不是那個(gè)意思”。拿起電話，應(yīng)清晰報(bào)道：“您好， 清華物業(yè) ”。 （五）、接聽電話時(shí)，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢(shì)，聲量不要過高，亦不要過低，以免對(duì)方聽不清楚。 五、維修操作 （一）、進(jìn)行室外可能影響到住戶的工作、生活的工作時(shí)，應(yīng)擺放警示牌。 （四）、工作進(jìn)行中若有住戶走過工作區(qū)域應(yīng)暫停工作，并面帶微笑等住戶走過后再繼續(xù)。 七、敬禮 （一）秩序維護(hù) 干部、 秩序維護(hù)員 工作見面時(shí)相互敬禮； （二）秩序維護(hù) 干部、 秩序維護(hù)員 對(duì)外行使職責(zé)權(quán)利時(shí)先行敬禮； （三）秩序維護(hù) 干部、 秩序維護(hù)員與公司 經(jīng)理 以上領(lǐng)導(dǎo)工作見面時(shí)敬禮； （四） 對(duì)出入小區(qū)的車輛進(jìn)行敬禮； （五） 對(duì)前來住宅參觀、檢查的客人敬禮，當(dāng)來人數(shù)較多或車隊(duì)參觀時(shí)，敬禮應(yīng)至客人完全通過。 （二）、對(duì)住戶的投訴、意見、咨詢要細(xì)心聆聽，不允許有不耐煩的表現(xiàn)。 （二）、不允許模仿他人的語言、聲調(diào)和談話。 （六）、不允許在任何場(chǎng)合以任何借口頂撞、諷刺、議論住戶。 （四）、我需要尊重。 （四）、尊重業(yè)主的隱私權(quán)習(xí)慣。 “諾”是指員工在提供管理和服務(wù)時(shí)不允許說“不知道”、“不清楚”或干脆大包大攬，要樹立“一諾千金”、“信譽(yù)良好”的服務(wù)形象。 三、物資只限于內(nèi)部管理服務(wù)使用，私人物品不得納入此管理范圍。 四、未經(jīng)同意，不得私自采購(gòu)物資，否則不給予財(cái)務(wù)報(bào)銷，采購(gòu)時(shí)要嚴(yán)格按計(jì)劃采購(gòu)，嚴(yán)禁盲目采購(gòu)。 六、 購(gòu)物發(fā)票要符合財(cái)務(wù)報(bào)銷要求，明確購(gòu)物單位名稱、物品名稱、數(shù)量、單價(jià)等項(xiàng)內(nèi)容的填寫，不得擅自個(gè)人更改發(fā)票。及時(shí)建立健全物資登記帳冊(cè)，做好物資進(jìn)、出明細(xì)帳登記，做到帳物相符。離庫前須關(guān)好門窗、電源。臨時(shí)需借用物品，應(yīng)出示借條，并規(guī)定借用期限，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借用。 三、 領(lǐng)取物品時(shí)，雙方清點(diǎn)物品和數(shù)量是否與《領(lǐng)料單 》內(nèi)容相符。 七、舊報(bào)紙、書刊及廢舊物品等應(yīng)統(tǒng)一交給 行政人事部 集中處理。 三、電腦采用專人使用維護(hù)，未經(jīng)允許任何人不得擅自使用電腦。 七、工作時(shí)間不使用電腦時(shí)，電腦一律轉(zhuǎn)入休眠狀態(tài)，本人離開工作場(chǎng)地應(yīng)關(guān)閉電腦。 十、外帶軟盤、光盤、 U 盤等工作時(shí)，必須先執(zhí)行殺毒程序。 十三、當(dāng)電腦出現(xiàn)無法啟動(dòng)關(guān)閉等故障，影響正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)交由電腦專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修檢查，保證數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)的安全。 第二節(jié) 印章地領(lǐng)取和保管 一、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 第三節(jié) 印章地使用 一、公司各級(jí)人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。 五、公司 總經(jīng)理 對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。 九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章 使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 第二條 歸集整理： 一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管 理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。 五、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 人事調(diào)動(dòng)。 （二）、各部門檔案范圍 行政人事部 行政 （ 1）、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 （ 5）、通報(bào)表揚(yáng)。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 檔案 管理制度 第 2 頁 共 5 頁 （ 9）、公司大事記。 （ 3）、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。 （ 7）、員工花名冊(cè)。 財(cái)務(wù)部 （ 1）、上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。 （ 2）、工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。 （ 6）、小區(qū)維修資料。 （ 4）、用戶資料。 （二）、按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：檔案管理制度 第 3 頁 共 5 頁 （一）、 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙 。 第五條 檔案保管： 一、 保管期限 （一）、 檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 （六） 、 1 年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。 （三）、 防止檔案的損壞 。 （三）、 工程 維修部 保管 服務(wù)中心 工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng) 營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及 品質(zhì)保障部 各職能部門需要保管的其他檔案 。 （七）、 檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢 。 總經(jīng)理 助理 可 查閱分管工作的檔案。 檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán) /審批）的按正常手續(xù)辦理； 權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱 /借閱 /復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手