【正文】 作及二期前期介入籌備等全部工作，使物業(yè)管理服務成為 九華碧水灣 樓盤品牌創(chuàng)建與整體銷售不可或缺的服務支撐。 二、會議管理制度旨在增強會議的規(guī)范性和操作性，提供會議質量和效果。 三、部門工作會：各部門召開的工作會由各 部門 負責人 決定召開并負責組織。 （三）、會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。 第三條 會議安排 一、行政事務會 —— 總評當月行政工作情況，安排布置下月工作任務。 五、每周例會 —— 每周五 2： 30 由 部門負責人 組織召開例會，提出對各部門的工作安排及各部門匯報一周工作情況，布置下周工作安排。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議 、部門會議。 二、已列入月度會議計劃表的會 議，月中無調整的，不再另行通知，由中心 /部門按計劃表直接通知與會人； 三、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知： 未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議； 雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明； 其它提擬人認為應另行通知的情況。 六、會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定： 會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作； 會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等； 公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總經辦負責。 四、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。 八、遲到、早退、缺席按正?？记谥贫忍幚?，通知人員未通知到位同樣 予以考勤處理 第六條 會議記錄： 一、各類會議原則上由辦公負責記錄。 二、愛護會議室的設施，保持清潔，會議結束后要整理好會場。 三、對違反相關制度的，將按照員工獎懲管理制度執(zhí)行處罰。 （四）、未 按時間上下班的按照遲到和早退處理，無故離開工作崗位的，按照曠工處理。 （四）、請假期間的工資按公司工資管理制度執(zhí)行。 （四）、各部門每日安排一名管理員值班，主要負責 辦公 環(huán)境整理，崗位服務和小區(qū)環(huán)境監(jiān)督。 （七）、當換班時間已到，但接班人尚未來時，不得離崗。 二、 員工應自覺遵守 服務中心 作息時間，嚴格執(zhí)行勞動紀律，上班不遲到、不早退、不準中間私自離崗，外出辦公說明去向。 五、 講究禮貌，注重儀容 ， 熱情、周到、主動、高效服務住戶，依靠法規(guī)嚴格妥善管理，絕不可粗暴、冷漠、置之不理 ，始終體現(xiàn)物業(yè)管理良好的服務意識和服務能力。 九、愛護保管好公共財產，公共財產 不能挪作私用，勤儉節(jié)約，不浪費鋪展， 節(jié)約用水用電 ，注重 重視防 火 、防盜和安全生產。 三、室內物品分類放置、堆放整齊，通風良好，防潮防霉，地面無垃圾，室內無異味，定期清除廢棄物，每天下班前整理一次辦公環(huán)境。 第五條 服務工具管理 一、服務工具由部門物資保管機構統(tǒng)一造冊，責任到人。 公司 管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內容： 文件處理 管理制度 第 1 頁 共 2 頁 文件處理管理制度 第一節(jié) 文 件 收發(fā) 一、公司文件由 行政人事部 負責起草和 總經理 審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 六、外來的文件由 辦公 專人負責簽收，并分類登記。 九、財務文書由財務管理人員按照財 務管理制度統(tǒng)一辦理 第二節(jié) 文書打印 一 、 服務中心 的文件，有打印必要時方予打印。 三 、 私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。 六 、 文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。 （二）、報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用 報告 。 （六）、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 （十）、會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求 有關單位共同遵守執(zhí)行的，用 會議紀要 。 簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 （四）、 排版規(guī)格 ：標 題 文用 4 黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等 小 4 號，副標題加粗 ，一般每面排 38 每行 32 個字。 （八）、 附件 ：有附件的應標注清楚 （九）、落款 成文時間 ：以全稱落款，日期 用漢字將年、月、日標全； “ 零 ” 寫為 “O” ，相互對稱 ；加蓋紅色印章居中下壓成文時間 ，如果落款頁沒有正文， 應采取調整行距、字距的措施加以解決。 （二）、內部行文要求規(guī)范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。 離異遵循禮貌、熱情、友善、樂觀、主動、平等“十二字”方針 第二節(jié) 儀容儀表 一、服飾著裝： （一）、上班時間必須著裝整潔，鈕扣要扣齊，不允許敞開外衣、非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上，服裝口袋不裝過大過厚物品，袋內物品不外露； （二）、上班統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一佩戴工號牌，工號牌應端正戴在左胸襟處； （三）、鞋襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走， 工作完畢應在工作場所將鞋擦干凈再走； （三）非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋； （四）男女員工均不允許戴有色眼鏡。 （四）、保持眼、耳清潔，不允許殘留眼屎、耳垢。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內容： 禮儀管理制度 第 2 頁 共 6 頁 二、行走： （一）、行走時不允許把手放入衣、褲袋里，也不允許雙手抱胸或背手走路； （二）、在工作場合與他人同行時，不允許勾肩搭背，不允許同行時嘻戲打鬧； （三）、行走時，不允許隨意與住戶搶道穿行；特殊情況下，應向住戶示意后方可越行； （四）、走路動作應輕快，非緊急情況不應奔跑、跳躍； （五）、手拿 貨物行走時不應遮住自己的視線； （六）、盡量靠路右側行走； （七）、與上司或住戶相遇時，應主動點頭示意。 二、歡迎語：歡迎來我們住宅小區(qū)、歡迎您入住本樓、歡迎光臨。 六、道謝語：謝謝、非常感謝。 公司管理制 度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內容： 禮儀管理制度 第 3 頁 共 6 頁 第五節(jié) 禮儀場景 一、 對來訪人員： （一）、主動說：“您 好，請問您找哪一位”或“我可以幫助您嗎？”，“請您出示證件”（保安專用） （二）、 確認來訪人要求后，說“請稍等，我?guī)湍摇辈⒓皶r與被訪人聯(lián)系，并告訴來訪人“他馬上來，請您先等一下，好嗎？” （三）、當來訪人員不理解或不愿出示證件時，應說“對不起，先生 /小姐（女士），這是公司規(guī)定，為了住戶 的安全，請理解！”（保安專用）。 （七）、如果要找的人不在或不想見時 ，應禮貌地對對方說“對不起他現(xiàn)在不在，您能留 （八）、 當來訪人員離開時，應說“歡迎您再來，再見！”。 （三）、 嚴禁與住戶玩笑、打鬧或取外號。對沒聽清楚的地方要禮貌地請對方重復一遍。 （九）、在與住戶對話時，如遇另一住戶有事相求，應點頭示意打招呼或請對方稍等，不能視而不見，同時盡快結束談話招呼住戶。事后應對住戶的幫助或協(xié)助表示感謝。 （十四）見住戶搬出大宗物品時，應先主動打招呼：“先生 /小姐 （女士），您好！”然后再履行手續(xù)，“對不起，請出示放行條！（秩序維護 專 用）”當住戶搬運物品有困難時，要主動幫忙，住戶表示謝意時，用“不用謝或不客氣，沒關系”回答。發(fā)覺自己有失誤時，應立即說：“對不起，我不是那個意思”。拿起電話，應清晰報道：“您好， 清華物業(yè) ”。 （五）、接聽電話時，聲調要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不清楚。 五、維修操作 （一）、進行室外可能影響到住戶的工作、生活的工作時，應擺放警示牌。 （四）、工作進行中若有住戶走過工作區(qū)域應暫停工作，并面帶微笑等住戶走過后再繼續(xù)。 七、敬禮 （一）秩序維護 干部、 秩序維護員 工作見面時相互敬禮； （二）秩序維護 干部、 秩序維護員 對外行使職責權利時先行敬禮； （三）秩序維護 干部、 秩序維護員與公司 經理 以上領導工作見面時敬禮； （四） 對出入小區(qū)的車輛進行敬禮； （五） 對前來住宅參觀、檢查的客人敬禮，當來人數(shù)較多或車隊參觀時，敬禮應至客人完全通過。 （二）、對住戶的投訴、意見、咨詢要細心聆聽，不允許有不耐煩的表現(xiàn)。 （二）、不允許模仿他人的語言、聲調和談話。 （六）、不允許在任何場合以任何借口頂撞、諷刺、議論住戶。 （四）、我需要尊重。 （四）、尊重業(yè)主的隱私權習慣。 “諾”是指員工在提供管理和服務時不允許說“不知道”、“不清楚”或干脆大包大攬，要樹立“一諾千金”、“信譽良好”的服務形象。 三、物資只限于內部管理服務使用，私人物品不得納入此管理范圍。 四、未經同意，不得私自采購物資，否則不給予財務報銷，采購時要嚴格按計劃采購，嚴禁盲目采購。 六、 購物發(fā)票要符合財務報銷要求，明確購物單位名稱、物品名稱、數(shù)量、單價等項內容的填寫，不得擅自個人更改發(fā)票。及時建立健全物資登記帳冊，做好物資進、出明細帳登記，做到帳物相符。離庫前須關好門窗、電源。臨時需借用物品，應出示借條，并規(guī)定借用期限，經領導同意方可借用。 三、 領取物品時，雙方清點物品和數(shù)量是否與《領料單 》內容相符。 七、舊報紙、書刊及廢舊物品等應統(tǒng)一交給 行政人事部 集中處理。 三、電腦采用專人使用維護，未經允許任何人不得擅自使用電腦。 七、工作時間不使用電腦時，電腦一律轉入休眠狀態(tài)，本人離開工作場地應關閉電腦。 十、外帶軟盤、光盤、 U 盤等工作時，必須先執(zhí)行殺毒程序。 十三、當電腦出現(xiàn)無法啟動關閉等故障，影響正常使用時，應及時交由電腦專業(yè)技術人員進行維修檢查，保證數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)的安全。 第二節(jié) 印章地領取和保管 一、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。 第三節(jié) 印章地使用 一、公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級上報，經公司有關人員審核。 五、公司 總經理 對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。 九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章 使用單，載明事項，經公司 總經理 批準后由兩人以上共同攜帶使用。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。 第二條 歸集整理： 一、各部門的工作記錄由各部門主管負責整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管 理部整理，其中技術資料可由相關部門指導進行。 五、 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 人事調動。 （二）、各部門檔案范圍 行政人事部 行政 （ 1）、通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 （ 5）、通報表揚。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內容： 檔案 管理制度 第 2 頁 共 5 頁 （ 9）、公司大事記。 （ 3）、上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。 （ 7）、員工花名冊。 財務部 （ 1）、上級、本公司關于財務管理，各種費用開支的規(guī)定、辦法、通知。 （ 2）、工程重大技改項目、圖紙。 （ 6）、小區(qū)維修資料。 （ 4）、用戶資料。 （二）、按照年度時間按順序編號。 公司管理制度體系文件 文件編號： Q/QHPM— GLZD— 0208 文件名稱： 日常辦公管理制度 版本號：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內容：檔案管理制度 第 3 頁 共 5 頁 （一）、 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙 。 第五條 檔案保管： 一、 保管期限 （一）、 檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 （六） 、 1 年保存：結案后無長期保存必要者。 （三）、 防止檔案的損壞 。 （三）、 工程 維修部 保管 服務中心 工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經 營記錄及計劃、總結及 品質保障部 各職能部門需要保管的其他檔案 。 （七）、 檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢 。 總經理 助理 可 查閱分管工作的檔案。 檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權限內（經授權 /審批）的按正常手續(xù)辦理； 權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱 /借閱 /復制審批單》給查閱人辦理審批手