【正文】 要文種的范圍之內(nèi)，常會(huì)見到有些機(jī)關(guān)用“紅頭文件”印制總結(jié)和計(jì)劃?？偨Y(jié)、計(jì)劃等常用應(yīng)用文在行文時(shí)，必須從法定公文文種中尋求一個(gè)文種來作為它的載體，載運(yùn)著它來行文，采用的文種以“通知”為多，也可以由“命令”（下行時(shí)）或報(bào)告、請(qǐng)示（上行時(shí)）及函（平行時(shí)）來擔(dān)任。比如本文所說的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》就是以“國務(wù)院通知”的形式公布的，而《太原市社會(huì)用字管理辦法》則是以“市長令”的形式公布的。2000年公布的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》和2005年公布的《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》也分別就公文文種作出過相關(guān)規(guī)定，本文不作更多介紹。國家行政機(jī)關(guān)公文的種類主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。公文的種類主要有13個(gè)文種，包括：命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。但保密檢查人員又應(yīng)當(dāng)發(fā)揮宣傳員的作用，充分利用檢查期間能夠最大限度地深入實(shí)際、面對(duì)官兵的有利時(shí)機(jī)，大力宣傳保密工作的重要地位和作用，積極宣傳保密工作的基本常識(shí)和技能，自覺把保密檢查的過程變成強(qiáng)化官兵保密意識(shí)、普及保密知識(shí)的過程。三是在查處問題的分寸把握上，既要講原則，又要講方法。從通常意義上講，找“岔子”是保密檢查的內(nèi)在要求，也是每一次保密檢查活動(dòng)的主要任務(wù)。當(dāng)我們?cè)诰唧w實(shí)施檢查時(shí)，身邊都會(huì)跟著許多人，其中既有受檢人，也有受檢單位的領(lǐng)導(dǎo)和保密部門的人員，因此，我們?cè)谕瓿蓹z查任務(wù)的同時(shí)，也以自己的行動(dòng)，在周圍的人示范著如何組織保密檢查，如何實(shí)施保密檢查的過程。因此，我們?cè)诰唧w實(shí)踐中，既要保持和發(fā)揚(yáng)過去傳統(tǒng)方法和手段，更要適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，重視和發(fā)揮技術(shù)性檢查的作用。一、要把保密技術(shù)發(fā)展建設(shè)納入“十一五”規(guī)劃當(dāng)中，統(tǒng)籌謀劃。因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)把保密技術(shù)發(fā)展建設(shè)納入“十一五”規(guī)劃來考慮，做到統(tǒng)籌謀劃，及時(shí)研究，使保密技術(shù)發(fā)展同本地經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展目標(biāo)任務(wù)同步運(yùn)行，真正實(shí)現(xiàn)一同研究、一同部署、一同落實(shí)。隨著公務(wù)員法的實(shí)施，國家公務(wù)員的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，每年新錄用公務(wù)員的數(shù)量也相應(yīng)增加，而他們的保密意識(shí)相對(duì)較弱。各級(jí)保密部門要主動(dòng)與黨校、干校對(duì)接，讓黨校、干校把這項(xiàng)工作納入教學(xué)計(jì)劃，將保密教育真正落到實(shí)處。要把保密工作責(zé)任制落實(shí)情況的考核結(jié)果，作為第一位領(lǐng)導(dǎo)干部業(yè)績?cè)u(píng)定、獎(jiǎng)懲、選拔任用的重要依據(jù)之一。為確保保密法貫徹執(zhí)行到位、保密工作部署落實(shí)到位，應(yīng)提升保密工作監(jiān)督檢查的層次，加大保密工作監(jiān)督檢查的力度。加強(qiáng)保密工作管理是做好保密工作的重要前提和保障。首先，政府訂單與自己所寫的學(xué)術(shù)論文有很大的區(qū)別。其次，政府的調(diào)研報(bào)告一定要有高度，站在全省的視角去寫，記得我讀碩士時(shí)的導(dǎo)師說過無論是發(fā)言還是寫調(diào)研報(bào)告，一定抓住最能打動(dòng)政府視野的那個(gè)神經(jīng)來寫來說。不能讓政府官員到你的材料中尋找。對(duì)策常常是根據(jù)調(diào)研出現(xiàn)的問題提出，而建議可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。報(bào)告要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出規(guī)律，提出指導(dǎo)性意見。我體會(huì)，要搞好調(diào)查研究工作，必須做到三點(diǎn)：第一，要把握“兩頭”，根據(jù)需要與可能確定調(diào)研重點(diǎn)。既要有大綱，又要有細(xì)目，有的還要有統(tǒng)計(jì)的表格。三要“全”，即全面了解。五要“實(shí)”，即堅(jiān)定地貫徹實(shí)事求是原則，要求調(diào)查的對(duì)象講實(shí)話，反映實(shí)際的情況?？傊?，在調(diào)查工作中，要身到、心到、口到、手到。如何寫好調(diào)查報(bào)告要寫好調(diào)查報(bào)告首先要把握這一文體的特點(diǎn)。二是典型性強(qiáng)。鑒于調(diào)查報(bào)告具有以上特點(diǎn)，所以它的寫法不同于寫領(lǐng)導(dǎo)講話，不同于寫新聞通訊，不同于寫總結(jié)報(bào)告。二、寫好調(diào)查報(bào)告，我體會(huì)主要是把好三個(gè)環(huán)節(jié)：一是詳細(xì)占有素材后，要認(rèn)真分析素材，找出其帶有規(guī)律性的東西。運(yùn)用好典型素材是寫好調(diào)研報(bào)告的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。加之夾敘夾議，敘議結(jié)合，就能使人感到感性認(rèn)識(shí)和理性認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一、知和行的統(tǒng)一。領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)，對(duì)如何寫好調(diào)研報(bào)告很有指導(dǎo)性。題目要新，觀點(diǎn)要明，語言要打動(dòng)人且通俗易懂。一是理論修養(yǎng)。公務(wù)員之家:://調(diào)研程序 調(diào)研計(jì)劃 一般來說，它包括確定問題、制定調(diào)研計(jì)劃、收集信息、分析信息以及報(bào)告結(jié)果等五個(gè)階段。郵寄問詢等。1．觀察法觀察法是調(diào)研人員通過觀察被調(diào)研者的活動(dòng)而取得一手資料的調(diào)研方法。但現(xiàn)場(chǎng)觀察只能看到表面的現(xiàn)象，而不能了解到其內(nèi)在因素和原由，并且在使用觀察法時(shí)，需要反復(fù)觀察才能得出切實(shí)可信的結(jié)果。（1）參與觀察調(diào)研方式。參與觀察調(diào)研方式要求調(diào)研人員具有所進(jìn)行活動(dòng)的相關(guān)知識(shí)、有良好的職業(yè)道德并受到了充分的調(diào)查研究訓(xùn)練，這種收集信息的方法周期較長，費(fèi)用開支也較高。非參與觀察調(diào)研可用于一次性觀察對(duì)象較多的調(diào)研。與參與觀察調(diào)研相比，這種收集資料的方式對(duì)調(diào)研員的要求更集中于責(zé)任心方面，調(diào)研費(fèi)用也較低。它主要應(yīng)用在對(duì)企業(yè)營運(yùn)狀況如營銷狀況以及企業(yè)管理狀況等的調(diào)研中，磨損調(diào)研是對(duì)并非發(fā)生在購買現(xiàn)場(chǎng)的市場(chǎng)信息收集方式之一?？傊?，觀察法的優(yōu)點(diǎn)在于它是一種非介人式的收集信息的方式，是直接獲取第一手資料的方式，可以避免由于語言交流中的誤解、暗示以及人際交往中感情等因素對(duì)于信息真實(shí)性的干擾，尤其是可以避免在調(diào)研對(duì)象知道在被調(diào)研時(shí)就可產(chǎn)生的對(duì)于真實(shí)性、可信性干擾的情況。主持人應(yīng)保持客觀的立場(chǎng)，并始終使話題圍繞在本次討論的專題上，激發(fā)參與者進(jìn)行創(chuàng)造性思維，自由發(fā)言，所以對(duì)主持人的素質(zhì)要求較高。3．問詢法問詢法是指通過直接或間接詢問的方式搜集信息，它是一種常用的實(shí)地調(diào)研方法。通過面談法，調(diào)研人員可以提出已經(jīng)設(shè)計(jì)好的各種問題，收集比較全面的資料，同時(shí)還可通過被調(diào)研對(duì)象的回答表情或環(huán)境的狀況，及時(shí)辨別回答的真?zhèn)?，有時(shí)還可能發(fā)現(xiàn)意想不到的信息。個(gè)別面談的方式有許多優(yōu)點(diǎn)：調(diào)研員可以提出許多不宜在人多的場(chǎng)合討論的問題，深人了解被調(diào)研者的狀況、意愿或行為；記錄的真實(shí)性可以得到當(dāng)場(chǎng)的檢查，減少調(diào)研的誤差，在取得被訪者的同意后，還可使用錄音機(jī)等輔助手段幫助提高記錄的可靠性；調(diào)研的靈活性較高，訪談員可以根據(jù)情況靈活掌握提問題的次序，隨時(shí)解釋被訪者對(duì)問題提出的疑問；拒答率較低。它可以按調(diào)研對(duì)象的特點(diǎn)或調(diào)研的某個(gè)具體問題進(jìn)行分組，每組3－5人。（2）電話問詢電話問詢是指調(diào)研人員借助電話，依據(jù)調(diào)研提綱或問卷，向被調(diào)研者進(jìn)行詢問以收集信息的一種方法。電話問詢的主要特點(diǎn)在于可以迅速獲得有關(guān)信息，所以特別適用于調(diào)研項(xiàng)目單一，問題相對(duì)比較簡單明確，需要及時(shí)得到調(diào)查結(jié)果的調(diào)研項(xiàng)目。郵寄調(diào)研的缺點(diǎn)在于回收率較低，對(duì)問卷設(shè)計(jì)有較高的要求，缺少調(diào)研人員與調(diào)研對(duì)象之間的交流，而失去了對(duì)回答的準(zhǔn)確和完整性的有效控制，但是在調(diào)研過程中可以加大樣本容量，從而抵消一部分由于低回收率造成的調(diào)查誤差。留置問卷調(diào)研的缺點(diǎn)是調(diào)研地域范圍有限，調(diào)研費(fèi)用較高，不利于對(duì)調(diào)研人員的監(jiān)督管理，對(duì)調(diào)研人員的責(zé)任心有較高的要求。最后，在對(duì)實(shí)驗(yàn)調(diào)研數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)應(yīng)注意，要將實(shí)驗(yàn)組與控制組實(shí)驗(yàn)期間發(fā)生的變化加以判別比較，即在采取實(shí)驗(yàn)后的這段時(shí)間里，各組相對(duì)于以前的變化量有何不同。它的缺點(diǎn)是只適用于對(duì)當(dāng)前情況的分析，不適于進(jìn)行趨勢(shì)分析和預(yù)測(cè)，費(fèi)用較高。公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級(jí)機(jī)關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動(dòng)的行為目的。在機(jī)關(guān)單位，除了應(yīng)用公文之外，經(jīng)常用到的還有常用文書。公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級(jí)機(jī)關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動(dòng)的行為目的。在機(jī)關(guān)單位，除了應(yīng)用公文之外，經(jīng)常用到的還有常用文書。（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。四、通告的寫作格式通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項(xiàng)為須知和遵守的內(nèi)容。有時(shí)也可不寫，形式比較靈活。二、通知的種類印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。知照性通知。用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)就某一具體事項(xiàng)布置工作，交待任務(wù)；同級(jí)機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對(duì)方配合、協(xié)助辦理等。（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。（二）批示性通知的寫法。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。（四）事務(wù)性通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來寫成的報(bào)告?；貜?fù)報(bào)告。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。（三）回復(fù)報(bào)告的寫法標(biāo)題與前兩種報(bào)告大體相同正文根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對(duì)性作出報(bào)告，要突出專一性、時(shí)效性。（二）專題報(bào)告，要一事一報(bào)，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問題。二、通報(bào)的種類表彰性通報(bào)。傳達(dá)性通報(bào)。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報(bào)》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報(bào)》等。批評(píng)性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；（三）決定要求。（四）生效標(biāo)識(shí)。請(qǐng)示主要用于：，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；；，涉及多個(gè)部門和地區(qū)的事情，請(qǐng)示上級(jí)予以指示。請(qǐng)示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。批準(zhǔn)性請(qǐng)示內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實(shí)際事項(xiàng)的請(qǐng)求。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請(qǐng)示內(nèi)容是請(qǐng)示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強(qiáng)。請(qǐng)示內(nèi)容部分只需提出請(qǐng)示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告的區(qū)別主要有兩點(diǎn)：呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示不但要求上級(jí)批轉(zhuǎn)，而且一定要有復(fù)文。呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語。因?yàn)楸容^復(fù)雜，提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說明道理兩條，缺一不可。寫法與批準(zhǔn)性請(qǐng)示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。批 復(fù)一、批復(fù)的性質(zhì)和特點(diǎn)批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)性公文，具有權(quán)威性、針對(duì)性和指示性等特點(diǎn)：權(quán)威性。指示性。（2）關(guān)于事由。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)針對(duì)性要強(qiáng)，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達(dá)要準(zhǔn)確無誤。會(huì)議紀(jì)要一、概念和特點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。(二)指導(dǎo)性。（三）備考性。辦公會(huì)議紀(jì)要一般有例行型辦公會(huì)議紀(jì)要，即記述例行辦公會(huì)議情況及其議決事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，以及現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場(chǎng)研究、議決或協(xié)商的辦公會(huì)議紀(jì)要。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況，包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對(duì)全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。二、函的種類函可分為公函與便函兩種。正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請(qǐng)大力支持為盼”等。提高記錄的效率的根本途徑，是平時(shí)最好多做聽寫練習(xí)。但掌握一些輔助方法，對(duì)提高記錄效率也是十分必要的，這里介紹幾種輔助方法：一、記錄時(shí)來不及寫的字，可以用一些符號(hào)或者簡稱來代替。如問題可以寫成“門”字里邊加個(gè)“T”字，資產(chǎn)階級(jí)寫成“次”字下面加個(gè)“及”字，階級(jí)可以寫成“階”等等。六、如果有些字一時(shí)寫不出，可以空些地位跳過去，事后再借別人的筆記來校對(duì)補(bǔ)充。要寫明計(jì)劃將達(dá)到的總的目標(biāo)、要求，計(jì)劃的指導(dǎo)思想，提示計(jì)劃的輪廓和最核心的內(nèi)容，有時(shí)還要說明制定計(jì)劃的背景情況，概述前?時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。要圍繞計(jì)劃目標(biāo)，展開說明各個(gè)方面工作的要求、任務(wù)，責(zé)任部門、單位和人員，時(shí)間、步驟、措施、方法以及時(shí)、物的保證?？筛鶕?jù)計(jì)劃寫作的發(fā)展情況，或?qū)懨饕笙录?jí)如何具體執(zhí)行，或?qū)⒐ぷ魇马?xiàng)中屑于思想性、政策性、傾向性的問題集中加以論述，或者照應(yīng)目標(biāo)提出切實(shí)的號(hào)召收束全文。