【正文】 及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**。”l 判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。不重要且不緊密問清概要，酌情處理l 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。l 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。l 需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人。 必要文件進(jìn)行存檔。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216。在兩個約會間留出機(jī)動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；216?？刂萍s會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價值的一個體現(xiàn)。與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。216。（見范例）J 出差中 216。配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：216。注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216?；貒笙蜓埛街轮x。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216。攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；216。對會中達(dá)成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；l 總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) N Y與對方確認(rèn)后 另行安排 時間沖突 請示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會議地點(diǎn)出發(fā)時間的安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開始征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請 N Y回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經(jīng)理參會結(jié)束注意事項(xiàng)：l 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；l 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進(jìn)并反饋；外部會面會議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。注意事項(xiàng)：六、突發(fā)來訪接待 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；l 對于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：l 作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。第三， 主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：（1） 要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。 忠誠守信。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 表情。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。要寫得及時，否則會延誤時機(jī)，嚴(yán)重時會造成公司的損失。 明確行文要求。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。216。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準(zhǔn)”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間216。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。 文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱。l 做詳細(xì)的會議紀(jì)錄、l 整理會議紀(jì)要（例會和業(yè)務(wù)會議一般是有針對性的解決問題，會議紀(jì)要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計劃