【正文】 板附件：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務(wù)會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時(shí)將信息提供給總經(jīng)理l 確定需參加的人員、時(shí)間、地點(diǎn)。以供總經(jīng)理和參會人員參考）l 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時(shí)向總經(jīng)理通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會開始向參會人員進(jìn)行通報(bào)。216。216。216。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對的穩(wěn)定性。第四部分 文字支持秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示， 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。表情中最主要的因素是眼神和微笑。要忠誠老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。1． 語言形象 總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語言標(biāo)識。 參與實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經(jīng)理； 在總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。（二）外部會面安排l 總經(jīng)理主持的外部會面接受會面請求 NO 婉拒或該請他人 注意：講明原因，以 免對方誤解 注意：在收到會面請求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定， 同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會議通知，并落實(shí)參會人員會前準(zhǔn)備工作 會中服務(wù) 會中達(dá)成共識的跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對方確切的會面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；l 會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；l 在會前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。保證會議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）216。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：216。根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION （中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。216。根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。（一）國內(nèi)出差J 出差前： 216。根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；216。（一）總體原則：216。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細(xì)說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。 B、由秘書本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時(shí)查看，需電話說明。l 如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。l 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話?！眑 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對象不同,各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。 Contribution)G 認(rèn)同與分享 (Sharing)G 雙贏與相互依存(Winwin amp?！眑 判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。l 需請對方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 必要文件進(jìn)行存檔。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216?？刂萍s會時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。（見范例）J 出差中 216。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216。每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排；216。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；216。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開始征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請 N Y回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時(shí)提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經(jīng)理參會結(jié)束注意事項(xiàng)：l 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時(shí)間；l 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會面會議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。注意事項(xiàng)：第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。 明確行文要求。216。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此報(bào)告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準(zhǔn)”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時(shí)間216。 文內(nèi)使用簡稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱