【正文】 淺談中小企業(yè)采購管理 伍玉東 [本文背景 ] 某公司 , 深圳注冊之外資企業(yè) , 發(fā)展中中小規(guī)模 , 通過了 ISO9001 認(rèn)證 , 財(cái)務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購工作 . [關(guān)鍵詞 ] 采購管理 。 中國最大的管理資源中心 第 3 頁 共 10 頁 另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴(yán)格很規(guī)范，要?dú)w檔備查。 兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業(yè)強(qiáng)調(diào)集體決策，弱化了管理者的個(gè)人作用，也更易避免決策中的個(gè)人行為。 國外企業(yè)規(guī)定：采購部門應(yīng)該根據(jù)市場情況和以往的業(yè)務(wù)往來，建立供應(yīng)商資信情況信息庫，或通過中介機(jī)構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購物資的價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo)，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價(jià)格最合理的供應(yīng)商。如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購計(jì)劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會(huì)積極主動(dòng)地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲(chǔ)部門保管人員參與采購計(jì)劃審核，對物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任，因而會(huì)積極主動(dòng)地去處理積壓物資。 另外，參與部門不同，對控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲(chǔ)部門、采購部門、資金預(yù)算部門負(fù)責(zé)，而我們企業(yè)對物資用料申情計(jì)劃僅由物資管理一個(gè)部門審核，其控制效果必然要弱。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請計(jì)劃的審核，國外企業(yè)增加了倉儲(chǔ)部門和資金預(yù)算管理部門的參與，而倉儲(chǔ)部門與采購部門是完全獨(dú)立的兩個(gè)部門；而我們企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，倉儲(chǔ)部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個(gè)部門內(nèi)的兩 個(gè)相對獨(dú)立部門，倉儲(chǔ)部門一般不直接參與計(jì)劃的審核，明顯處于次要地位。 相對而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制用料申請表，報(bào)送采購部門；其次，采購部門審 查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量；最后，編制正式采購計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 這里所要分析的物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作的核心部分，即物資需求計(jì)劃的提 出與確認(rèn)，物資供貨渠道、采購價(jià)格的選擇與確認(rèn)這兩點(diǎn)，其余如簽訂采購合同、驗(yàn)收、付款等業(yè)務(wù)暫不涉及。目前，物資采購中存在的諸多問題急需解決，本文試就國外企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制和我們企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制進(jìn)行對比分析，找出二者的優(yōu)缺點(diǎn)，以便能夠揚(yáng)長避短，更好地借鑒國外企業(yè)物資采購管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立一套具有中國特色的、科學(xué)合理的物資采購管理制度。 國外企業(yè)物資采購管理制度規(guī)定：首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲(chǔ)部門保管人員審核，保管人員根據(jù)庫存情況核定采購 數(shù)量，并經(jīng)倉儲(chǔ)部門主管簽字后，傳遞到采購部門；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否重復(fù)采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場價(jià)格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和資金預(yù)算審核請購物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購部門，采購部門方可根據(jù)各部門審核過的請購單編制正式采購計(jì)劃。其次，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不同。因而，在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進(jìn)行分離，將一項(xiàng)業(yè)務(wù)分由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門控制。這一點(diǎn)在實(shí)際工作中已經(jīng)非常明了。由倉儲(chǔ)部門保管人員直接負(fù)責(zé)和由采購人員間接負(fù)責(zé)，最終效果差別很大。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因而無論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。而我們企業(yè)在采購渠道及價(jià)格確定方面，雖然一般也要求進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)，一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負(fù)責(zé)監(jiān)督，但實(shí)際上還是主要由采購人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價(jià)或招標(biāo)對多數(shù)單位來說還只是一種形式。當(dāng)然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規(guī)范，依賴采購人員和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)較多等。希望能將其與我們的實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合，建立一套具有中國特色的物資采購內(nèi)部控制體系。（ 20xx 年10 月 深圳） 工作程序： 合格供方的選擇和評定： ，物資公司應(yīng)廣泛搜集供方資料，了解其綜合狀況，提供可供選擇的供方。 ，質(zhì)量保證及主要供應(yīng)商。 初選供方必須提供下列資料： ； 《計(jì)量合格證》； 《檢驗(yàn)報(bào)告》（ A 類物資廠家必須）； 各部門根據(jù)以上內(nèi)容對初選供方進(jìn)行評審，填寫《供方評審表》，根據(jù)評審情況確定是否通過初評。 ， A、 B 類物資要由技術(shù)中心、檢測中心及生產(chǎn)部組織小批量試用，經(jīng)驗(yàn)證合格后，可與 C 類物資相同，由物資公司填寫《新合格供方審批表》，連同《樣品檢測報(bào)告》經(jīng)技術(shù)中心認(rèn)可后進(jìn)行審批。 物資公司將《新合格供方審批表》歸入合格供方檔案，根據(jù)審批后的《新合格供方審批表》編制《年度合格供方清單》。 ，反饋至供方，限期整改；品管部、物資公司及檢 測中心根據(jù)下一批材料或樣品的驗(yàn)收情況來評價(jià)更改的有效性。 e 材料驗(yàn)收合格入庫后，如檢測中心或生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)其對質(zhì)量有影響的問題，應(yīng)限期整改后重新執(zhí)行（ ）程序。 3)《年度供方供貨質(zhì)量綜合分析報(bào)告》。 1)基本無質(zhì)量問題或產(chǎn)品合格率達(dá) 92%以上的供方可評為 A 類廠家。評為 C 類的供方可立即終止其供貨。如經(jīng)驗(yàn)證仍達(dá)不到要求者，可停止其供貨，并取消其合 中國最大的管理資源中心 第 10 頁 共 10 頁 格供方的資格。 ： A 類物資一年， B 類物資二年， C 類物資三年。