【正文】 編號 . YLCCH/ Samp。 會議洽談中 （ 1） 根據(jù)預訂要求，查閱《 會議 /團隊客情一覽表》； （ 2）了解會議的性質(zhì)、名稱、時間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話號碼并準確地記錄其要點。 （ 6）確定場租、設(shè)備租用以及其它娛樂配套設(shè)施的價格。 （ 10）洽談結(jié)束前，重復各項要點最終確定，簽定《會議協(xié)議書》，一式二份，雙方各執(zhí)一份。 （ 3）會前一小時檢查會場布置情況。 （ 2）征求會務和開會者的意見，作好記錄，并填寫《客戶意見反饋表》。 盡量用姓氏稱呼客人。 洽談會議的銷售人員負責全程跟蹤會議的談判、簽定協(xié)議、會議舉行、結(jié)算等全過程。 自動上門的客人由部門文員進行接待，如需簽定協(xié)議，請營銷副總監(jiān)與之洽談。 （ 2） 閱讀訂房傳真、信函，理解正確。 （ 5） 根據(jù)預訂要求，查閱《 會議 /團隊客情一覽表》 。 （ 9） 將預訂填入《 會議 /團隊客情一覽表》，供隨時查閱。 （ 2） 對照原計劃進行比較，仔細找出修改內(nèi)容， 不得遺漏 。 （ 6） 及時將資料歸檔。 （ 4）團隊到店時，到前臺與旅行社陪同及領(lǐng)隊聯(lián)系，互相交換名片，協(xié)助辦理入住手續(xù)。 （ 8）團隊退房后，將 《團隊 預定 確認書》 、 《團隊通知單》 歸檔，由部門文員按每季或每年進統(tǒng)計，登記在《會議 /團隊經(jīng)營情況一覽表》上。 與各相關(guān)部門的溝通必須以書面、簽字確認的形式進行，并要求準確、及時。（整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次） 中國最大的管理資源中心 市場營銷部操作程序及標準 Samp。 協(xié)議文本復印五份，財務部、前廳部、騰湘閣餐廳、譚家菜餐廳、康樂部各執(zhí)一份。 將協(xié)議內(nèi)容錄入電腦，并將協(xié)議文本交部門文員整理存檔。 由協(xié)議簽定人負責該客戶的跟蹤、服務工作。 據(jù)活動主題、內(nèi)容、規(guī)模進行總體構(gòu)思，初步擬定活動形式，環(huán)境布置等內(nèi)容，做好總費用預算，活動安排要在提前量使其逐步完善； 調(diào)查摸底，了解參加人員情況，環(huán)境布置所需飾品供應情況和價格情況等； 將總體構(gòu)思編制成初步計劃，匯同有關(guān)部門討論 提出建議，不斷完善，然后交總經(jīng)理審閱后進行修改； 根據(jù)總經(jīng)理的修改意見，制定最終活動計劃，并交總經(jīng)理審批。 中國最大的管理資源中心 市場營銷部各操作程序及標準 Samp。 準備工作 （ 1）擬定記者名單，發(fā)邀請函并確認。 （ 5）確定會議發(fā)言人，準備會議發(fā)言稿。 （ 4）做好會務協(xié)調(diào)。 跟進工作 （ 1）記錄會議情況。 注意平時與各媒體相關(guān)聯(lián)系人處好關(guān)系，定期聯(lián)系、拜訪。 中國最大的管理資源中心 市場營銷部操作程序及標準 Samp。 （ 3） 與酒店有合作關(guān)系或能為酒店帶來效益及良好聲譽客人 。 （ 7） 酒店邀請的客人 。 （ 4）如屬本部門共公關(guān)客人，由營銷總監(jiān)指定人員接待。 （ 2） 接待公關(guān)客人必須按先 填寫 《 重點賓客 /公關(guān)接待申報單 》 ， 經(jīng) 報批后 按程序辦理 。 與我店 密切的同行酒店 隨行人員； 與酒店關(guān)系密切的非同行客人如新聞媒介、民航 持酒店《名人卡》的客人。 鮮花、二色水果、總經(jīng)理歡迎卡、宣傳冊、晚安卡、晚間點心。 副總經(jīng)理帶領(lǐng)全體中層干部在酒店門口迎候，為主賓獻捧花，副總經(jīng)理送主賓進房間。 全體人員在整個接待活動中，必須注重儀表、舉止、談吐，維護酒店的整體形象。M— 04015 第 1 版 /第 0 次修改 執(zhí)行職位 POSITION RESPONSIBLE 高級公關(guān)經(jīng)理 涉及部門 DEPT. CONCERNED 各部門 政策制定人PREPARED BY 吳潔 審批人APPROVED BY 裘紅萍 執(zhí)行日期EFFECTIE 一、重點賓客 /公關(guān)接待服務操作程序： 接受預訂 （ 1）由高級公關(guān)經(jīng)理將《 重點賓客 /公關(guān)接待申報單》報送總經(jīng)理審批 。 （ 2）與管家部緊密配合，按照接待標準提前布置好房間，高級公關(guān)經(jīng)理于客人提前三小時協(xié)助檢查房間設(shè)施是否完好，鮮花、水果、歡迎卡等是否擺放到位。 （ 2）人力資源部保安人員負責維持好門口秩序，引導車輛的停放。 客人住店期間服務 中國最大的管理資源中心 （ 1）客人在店期間，由高級公關(guān)經(jīng)理負責在店協(xié)調(diào)、及時解決各類問題。 （ 2）至總臺了解客人帳務情況。 （ 6）與客人握手告別，直至目送客人離去。 二、重點賓客 /公關(guān)接待服務工作標準： 所有信息發(fā)布必須準確、及時。 新聞稿必須經(jīng)領(lǐng)導審核后，才可發(fā)稿。 市場營銷部應將所接待的重點賓客客人等級及餐飲、住房安排標準等內(nèi)容及時填寫相關(guān)表單交前廳部客房預訂，由前廳部客房預訂負責通知其他相關(guān)部門。 市場營銷部應將海外訂房中心及網(wǎng)絡(luò)的銷售價格、產(chǎn)品組合、訂房情況和流量報告及進程報告通知前廳部。 涉及在餐飲場所進行的重大促銷活動或經(jīng)營活動，市場營銷部應事先向 中國最大的管理資源中心 餐飲部送達任務通知單，并就任務落實進行協(xié)調(diào)、擬寫備忘錄。 市場營銷部與相關(guān)單位簽定的應收 帳協(xié)議需符合財務部的有關(guān)規(guī)定，應收帳協(xié)議文本應交財務部留存。 （五）市場營銷部與工程部 市場營銷部接到重要團隊或重大接待任務需臨時增加設(shè)備、設(shè)施時，應至少提前三天將有關(guān)計劃和要求 預先通知工程部。 根據(jù)工作需要向人力資源部提出用工申請，參與員工面試并做好新進員工培訓。 由市場營銷部組織的大型活動應事先將活動方案報人力資源部，請其協(xié)助維持治安秩序和現(xiàn)場安全檢查。