【正文】 t l o o k軟件或者個(gè)人掌上電腦 （P D A ），都無(wú)法全面地幫助我們應(yīng)付我們所面對(duì)的各種新要求，如果你已經(jīng)試過(guò)使用上述任何一種處理器或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無(wú)法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復(fù)雜要求。 —愛(ài)德華而當(dāng)“時(shí)間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時(shí)，個(gè)人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作管理工具?！? 2 3”優(yōu)先順序代碼和每日開(kāi)列的事務(wù)清單，就是人們?cè)谶^(guò)去的實(shí)踐中逐漸發(fā)展起來(lái)的重要手段。越來(lái)越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個(gè)邀請(qǐng)、投訴或訂單。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。3. 一旦闡明了更高一級(jí)的水準(zhǔn)和價(jià)值觀，我們?cè)械臉?biāo)準(zhǔn)尺度也隨之提升，這使我們認(rèn)識(shí)到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而且?guī)?lái)更多復(fù)雜的情況。例如，對(duì)一位人力資源部的經(jīng)理來(lái)說(shuō)，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來(lái)吸引并留住人才，這并不能使事情變得簡(jiǎn)單化。 承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”. 缺乏洞察力，生活就會(huì)拒絕你。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個(gè)角落的所有的事情，同時(shí)保持隨意而放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。要想積極有效地應(yīng)付2 1世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們對(duì)這種狀態(tài)的需求日益增強(qiáng)。米夫林公司1998年出版）一書(shū)中這樣描述這種感受： 劃船手們用這樣一個(gè)詞語(yǔ)來(lái)描述這種無(wú)摩擦的狀態(tài)：搖蕩。與其說(shuō)我們蕩秋千，還不如說(shuō)我們被蕩了起來(lái)。努力變成了為努力而努力，其結(jié)果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。 “心靜如水”的比喻 空手道中用“心靜如水”來(lái)形容一切就緒的狀態(tài)。 —Shunryu Suzuki 空手道中的擊拳動(dòng)作，其力量來(lái)自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。很多人對(duì)于一些事情，要么給予過(guò)分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o(wú)法做到“心靜如水”般地行事。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了，（怎么已經(jīng)到了午餐的時(shí)間了？）你明顯地感受到工作上取得的進(jìn)展。范 恐怕你已經(jīng)與自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議 （這一點(diǎn)多半連你自己也尚未認(rèn)識(shí)到）。 現(xiàn)在，你內(nèi)心很有可能已經(jīng)承擔(dān)了比你自己所意識(shí)到的還多得多的工作。 為了能夠高效地應(yīng)付這一切問(wèn)題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計(jì)劃如何一一地解決掉。 第二，你必須明白你的工作到底是什么。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個(gè)問(wèn)題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問(wèn)題需要解決，而且越早處理越好。明白了嗎？好，請(qǐng)用簡(jiǎn)單的一句話來(lái)描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。如果你目前除了要馬上結(jié)束這件事，再無(wú)其他的事情要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動(dòng)步驟呢？ 你會(huì)不會(huì)打一個(gè)電話？會(huì)不會(huì)走到計(jì)算機(jī)前敲一封電子郵件？會(huì)不會(huì)坐下來(lái)，取出紙和筆，心血來(lái)潮地寫上幾筆呢？有沒(méi)有可能與你的配偶、秘書(shū)、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？還是去五金商店買一些釘子呢？是什么？ 你找到答案了嗎？好極了。 像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)?？峙拢l(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。原則是：你對(duì)工作投入的思考必須比你認(rèn)識(shí)到的多得多，但是又比你所擔(dān)心的工作量少得多。這個(gè)問(wèn)題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。 —拉爾夫?qū)嶋H上，我們從來(lái)沒(méi)有學(xué)過(guò)在開(kāi)始行動(dòng)之前進(jìn)行周密的思考。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。如果你沒(méi)有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。 持續(xù)不斷且毫無(wú)成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對(duì)時(shí)間和精力的最大浪費(fèi)。 從你今天早晨醒來(lái)到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無(wú)進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。 控制你的頭腦，要么由它來(lái)操縱你。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、殘缺不全的任務(wù)清單。你可以更加積極有效地思考問(wèn)題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過(guò)管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。 * 你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。 這似乎是顯而易見(jiàn)的。之所以有這種感覺(jué)，是因?yàn)槟愀緵](méi)有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個(gè)步驟。問(wèn)題的關(guān)鍵在于，他們無(wú)法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。它們陷入困境往往是由于未能判定行動(dòng)而造成的。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效。 當(dāng)你用于對(duì)付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個(gè)組成部分時(shí)，這也就是說(shuō)，你為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)作好了更加充分的準(zhǔn)備。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結(jié)果。哈維爾 （Vaclav Havel） 橫向和縱向的行動(dòng)管理 你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度出發(fā)來(lái)控制各種任務(wù)、工作和行動(dòng)。 相比之下，“縱向的”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題和工作所進(jìn)行的思考。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領(lǐng)域之中。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實(shí)實(shí)在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，并且利用這些工具進(jìn)行處理。如果是這樣的話，對(duì)于我所說(shuō)的一切你就獲取了一個(gè)參照點(diǎn)。 注視著我面前的幾種選擇，我盡量依賴于直覺(jué)作出判斷，而不是為這些選擇絞盡腦汁、苦苦思索。 你無(wú)法逃避這種思考。你的意識(shí)就仿佛是計(jì)算機(jī)的顯示器，只是一個(gè)用于聚集的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場(chǎng)所。很多人終日里忙忙碌碌，而隨機(jī)存儲(chǔ)器的接縫處早已漲裂四溢了。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來(lái)，放在一個(gè)可靠的籃子里，這樣你知道你將很快再次回顧這個(gè)問(wèn)題，否則，它很可能對(duì)你糾纏不休。也就是說(shuō)，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機(jī)處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認(rèn)定，你應(yīng)該自始至終努力完成那件事情。 同一個(gè)在你的大腦中沒(méi)有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務(wù)。只有 當(dāng)人們徹底地?cái)[脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗(yàn) 時(shí)，他們才可能認(rèn)識(shí)到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力啊。無(wú)論在什么情況下，我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)都將經(jīng)歷這5個(gè)階段：（1）收集一切引起我們注意力的事情；（2 ）加工處理后，確定它們的實(shí)質(zhì)以及解決方法；（3）組織整理得出的結(jié)論；（4 ）把它們列為我們行動(dòng)的選擇方案；（5）行動(dòng)，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時(shí)添加新事務(wù)。F 我們工作流程的管理包括了5個(gè)環(huán)節(jié)，因此，除非所有的連接點(diǎn)都緊密地結(jié)合起來(lái)，并且由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)加以維護(hù)，否則，其管理質(zhì)量難以保障。還有一些人建立起了良好的系統(tǒng)，但是沒(méi)能堅(jiān)持回顧和檢查，結(jié)果導(dǎo)致它們無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的功能。有些時(shí)候，我只想網(wǎng)羅各種信息，不打算立刻決定行動(dòng)計(jì)劃。顯而易見(jiàn)，我把大部分時(shí)間花在了我應(yīng)該做的事情上。它將時(shí)時(shí)刻刻地消磨你的精力，阻礙你富有成效地思考那些真正重要的事情。因?yàn)橹挥羞@樣，你才能夠開(kāi)始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過(guò)程。 在你翻閱這本書(shū)時(shí)，許多你必須處理的事情正在處于收集之中。如：在你書(shū)柜里的記事簿上，某些決策思路遲遲不能付諸實(shí)施；在你書(shū)桌的抽屜里，某些壞了的小電器需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過(guò)期的雜志—這些全都屬于這類“材料”的范疇。當(dāng)然，它還包括所有正在處理的事情，以及那些你已經(jīng)竭盡全力，但只差宣布大功告成的事情了。如果沒(méi)有一個(gè)可靠的外在體系對(duì)它們進(jìn)行直接的管理，那么， 這些事情必定會(huì)藏匿于你腦中的某個(gè)角落里。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料： * 實(shí)實(shí)在在的工作籃 * 紙制的記事簿 * 電子記事簿 * 錄音設(shè)備 * 電子郵件 具體的工作籃 標(biāo)準(zhǔn)的塑料框、木制或金屬編織框都是最常見(jiàn)的、用于存放紙制資料的工具。 電子記事簿 計(jì)算機(jī)可以用于存儲(chǔ)簡(jiǎn)短信息，以便日后再處理。 電子郵件 如果你是通過(guò)電子郵件與世界的各個(gè)角落保持聯(lián)系的，那么，你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時(shí)區(qū)域，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。（同時(shí)，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進(jìn)行處理的情況也將隨之膨脹?。? “計(jì)算機(jī)！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包。 無(wú)論是高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件： 中，而不是在你的大腦里。大多數(shù)人并不把這些用于存儲(chǔ)信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄冎?，無(wú)論如何，這些工具并不能代表一個(gè)獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。 這些收集工具應(yīng)該成為你生活方式的一部分。然而，如果收集的區(qū)域過(guò)于廣泛，你很可能無(wú)法做到輕松而連貫地處理這些信息。 隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)的工具和手段來(lái)捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。 —達(dá)不要把它再次放回到工作籃中。在通常情況下，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來(lái)是一個(gè)簡(jiǎn)單易行的解決辦法。 當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段的技巧，學(xué)會(huì)如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時(shí)，“工作籃”就可以恢復(fù)其最初的功能了。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過(guò)程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè)工作表，或者拿出一摞資料，對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書(shū)桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來(lái)搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。 2 .目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。這如同在地上樹(shù)起一個(gè)樹(shù)樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問(wèn)題的存在。“下一步行動(dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢(shì)朝著既定目標(biāo)前行。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動(dòng)方案出臺(tái)，緊接著，你面臨三種選擇： 1. 處理這件事。3. 延遲處理。這個(gè)系統(tǒng)可以處理你分內(nèi)的工作，或者接納隨時(shí)可能增添進(jìn)來(lái)的新內(nèi)容。 所有這些資料都應(yīng)該分門別類地存放在一些棱角分明的器皿中。孵化器提示信息（如“3月1日后，與我的會(huì)計(jì)師聯(lián)系，約定一次會(huì)面。而在一般的情況下，你根本不會(huì)將它們稱為工作。 “工作”清單的部分范例 安排新的董事會(huì)成員 研發(fā)合資生產(chǎn)錄像機(jī)的項(xiàng)目 8月份的度假安排 制作一個(gè)新的培訓(xùn)光盤 為非現(xiàn)場(chǎng)聆訊會(huì)安排人員 確定明年學(xué)術(shù)研究會(huì)的日程安排 出版書(shū)籍 組織一個(gè)小時(shí)左右的重要講話 完成計(jì)算機(jī)升級(jí) 演講 更新遺囑 熟悉視頻會(huì)議的操作 決定預(yù)算規(guī)程 敲定一個(gè)新產(chǎn)品生產(chǎn)線 簽署一個(gè)雇傭協(xié)議 了解新的聯(lián)絡(luò)管理軟件 在后院安裝新的照明燈 找到《財(cái)富》雜志的再版文章 與南美的代表正式建立合作關(guān)系 尋找一位公關(guān)人員 制定雇員政策和工作程序 在新果園里種一些植物 為起居室添置一把新的靠椅 這些工作不需要按照某一種特殊的順序進(jìn)行排列。當(dāng)你經(jīng)歷了足夠多的正確步驟以后，也就順理成章地創(chuàng)造出了某些局面。 工作的輔助性資料 在工作中，你會(huì)積累大量的相關(guān)資料，希望按照主題、話題或者工作名稱分別進(jìn)行歸納管理，“工作”清單僅僅是一個(gè)索引。 通常，我建議人們?cè)谧约旱囊暰€之外保存他們的輔助性資料。在這種情況下，把這類“懸而未決”的文書(shū)資料存放在伸手可及的、鋼絲編制的文件筐里，或者一摞疊起堆放的抽屜中，不失為一種實(shí)用的選擇。需要緊追不放的是那些將在某一個(gè)特定時(shí)間或日期里將要發(fā)生的事情 （把它們記入你的日程表中）；那些處理得越快越好的事情（把它們添加到你的 “下一步行動(dòng)”的清單中）；以及所有你等待其他人去辦理的事情（把這些填入“等候”目錄中去）。 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng) 這其實(shí)是給約會(huì)起了一個(gè)花里胡哨