【正文】 liant） 以前，工作是一件不言而喻的事情。僅僅在2 0世紀的后5 0年中，在這個工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動轉(zhuǎn)變?yōu)楸说盟业毓ぷ髦?，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活?問題：新的要求，匱乏的資源. 這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的事情過于繁多，而且總是缺乏足夠的時間來一一搞定。許多人把 “工作”和 “個人生活”嚴格區(qū)分開來，但我不是這樣：對于我來說，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓一名客戶的工作。為推動這一方法的實施，還列舉了一些實用的手段、技巧及竅門。凱克奇 （David Kekich） 我在這里所介紹的方法主要基于兩個目的：（1）抓住所有一切需要處理的事情 （現(xiàn)在的、以后的、將來某時的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化?！钡谝徊糠滞?向 從 容 之 道 第 1章 新情況，新做法 可能有這樣一種情況：一個人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。我（和我的同事們）已經(jīng)指導了一千多人，訓練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。我希望能夠激勵你把它們納入一個令你為之振 奮的全新的行為模式中。此外，我還希望你了解，我提出的每一項 建議都是簡單易行的，根本沒有涉及任何的新技能。第三部分進入更加深刻的討論。第一部分扼要地介紹了這個系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨特性和時效性。只有這樣，我們才能夠充分地利用機遇，積極、長久地為這個世界增添價值。我們急需積極而正確的工作標 準，來吸引和挽留精英和奇才們。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經(jīng)過幾個小時的苦苦奮斗，還存在著 一大堆沒來得及回復的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他 人處理的任務(wù)，會后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個人工作。我曾經(jīng)耗費幾千個小時，在工作臺邊實地培訓，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。不過，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過采取某些措施來提高效率和完善個人管理。根據(jù)2 0多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實踐，我可以斷言，沒有一種萬能的解決方案。 —J 在第一種情況下，你希望所投入的時間 和精力收獲盡可能豐厚的回報。 如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的 滋味，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。第13章 竅門3：關(guān)注結(jié)果沒有明確任務(wù)的展望充其量只是一個夢想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。然后，你就把大多數(shù)人遠遠地拋在后面了。第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個主要的運作手段。第3章 第3章 縱向管理：巧妙制定工作計劃當著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。339 / 339盡管去做 —無壓工作的藝術(shù) ［美］戴維 第二部分 遠離壓力，提高效率 第4章 確定時間、空間和工具提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。第8章 檢查階段：回過頭看看只要你保證在適當?shù)臅r間查閱適當?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。 第三部分 事半功倍的幾個竅門 第11章 竅門1：養(yǎng)成收集和自省的習慣焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導致的后果。同時擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。你完全有可能 做到在快樂地享受生活的同時，高效地處理工作上的事務(wù)。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時不遺留任何令你念念不忘的問題。A 當你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長旅途中，沒有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會、一流的個人計劃手冊或者個人使命的宣言，可以簡化你的工作或者代替你作出選擇。當我逐漸地成熟起來，我發(fā)現(xiàn)了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。而無數(shù)的商業(yè)人士之所以成功，是因為他們解決的危機和把握的 機遇，遠遠多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問題。 我們知道各種企業(yè)機構(gòu)迫切地需要這個信息，同時在學校也 存在著這種需求。 我在 《盡管去做》一書中所討論的簡單性和高效性最好成為 你在生活中實時的親身體驗，因此，本書必須將工作流程管理法 的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式 提出了這些方法論。描述了當你把 這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產(chǎn)生的形式 更加微妙、意義更加深遠的眾多成果。你早已經(jīng)掌 握了如何關(guān)注問題，如何把它們記錄下來，如何判定成果和行為， 以及如何回顧各種選擇并作出決定。 在本書中，我自始至終地提及針對這些資料所開展的培訓工作和研討會。這就是我提取經(jīng)驗和總結(jié)實例的背景情況。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 （paradigm shift ）。 （2 ）訓練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無論是在你的個人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場。本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個領(lǐng)域中去。在僅僅一周的時間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但是同時又承擔著自己力所不能及的工作，結(jié)果導致他們承受了越來越大的壓力。德魯克（P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識工作”（k n o w l e d g e work ）。人們耕田種地，用機器加工工具，裝箱搬運，擠牛奶，擺弄精密的工具。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。今天，許許多多大公司的運作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結(jié)果，我們這個獨立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個專門的委員會轉(zhuǎn)發(fā)來的電子郵件，結(jié)果導致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。由于工作職責很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機會在相當長的一段時間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連4 0多歲和5 0多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。我們不 得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨 一次危機：我們經(jīng)受著考驗，我們不得不證明自己。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。 狂風和巨浪永遠站在最精明強干的航海家一邊。這包括對行動對象和時機的判斷。）有了自由支配的時間，選擇做什么事的要求也接踵而來。而且，已為人們所證實的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠遠不足以應(yīng)付一個普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復雜的日常事務(wù)。認清主要的目標和價值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。結(jié)果導致了更加嚴重的干擾作用，進一步強化了壓力。 關(guān)注價值觀并不會使你的生活變得簡單。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。它必須能夠管理多個層面；必須能夠堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時間和精力；必須化繁為簡。布朗熱 （Nadia Boulanger） 讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠1 0 0 %地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？ 這是有可能實現(xiàn)的。 在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個人都可能獲得這種狀態(tài)。蘭伯特 （Craig Lambert ）曾在 《碧波上的心境》（M i n d Over Water，霍頓我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。而過于用力又會阻礙船速。蕩秋千就是這樣一種到達了的境界。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。不能處理好自己的電子郵件、員工、項目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關(guān)系，都可能導致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。很可能你當時感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。 —馬克即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是 “雇傭一個新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。 任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。任何一件你認為沒有完成的事情，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經(jīng)?；卦L并且清理它。 檢驗這種模式的一個重要訓練 我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情?；蛟S你剛剛繼承一筆6 0 0萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。 現(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動力放大1 000倍時將會是怎樣的一番景象。當然，事情還沒有結(jié)束呢。 “知識工作”的本質(zhì) 歡迎參與到“知識工作”的真實經(jīng)驗以及意義深遠的運作原則中來?！@項工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個提高知識工作者工作效率的關(guān)鍵性問題。” 行動來源于思想。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因為你希望它們當前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當?shù)臅r候在你的意識中浮現(xiàn)出來。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時及時地提醒你。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當你在商店里看到電池時給你通風報信了，而且提醒你選擇正確的型號。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個實體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。 在一次研論會臨近結(jié)束時，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個人管理系統(tǒng)中所謂的計劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。 過程：管理你的行動. 你幾乎可以像訓練運動員那樣來訓練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。 然而，在你未達到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個習慣：在大腦中不留任何事情?；蛘弋斈愕谝淮芜B接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本 時，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。真正的問題是，在某一時間，如何恰當?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動。常常聽到有人抱怨“我沒有時間去……”，這完全是可以理解的，因為許多工作似乎都難以控制。 —希臘諺語 在培訓成千上萬名專業(yè)人士的實踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時間（盡管他們自己這樣認為）。 事情極少由于時間匱乏而受阻。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。對于那些參與具體運作實施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生。 我接觸過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。 —瓦茨拉夫你也許會對自己在僅僅一天的時間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時及時地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。 橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你精神上的負擔，并把事情做好。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨立的行為正是目前你正在按部就班進行的事情。 我相信，當你的工作或者生活達到某一個階段時，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運行模式中的一種常