【正文】 ： 1. 會議召集人原則上應提前一天通知與會人員，并告知會議議題、會議進行的秩序及時間分配。如因確實有事的，應提前 10 分鐘向相關人員請假。 第八條 會議室、接待室使用制度： 1. 會議室、接待室是公司舉行會議、接待客戶、培訓員工的場所，公司所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入和占用接待室和會議室。 4. 會議結束，與會人員要復原桌椅，帶走個人物品，雜物放入指定地方，保持會場清潔。 第二條 辦公物品的分類 本辦法將辦公用品分為文具耗材類、事務類用品兩類。分為以下兩類： 低值易耗品：是指使用年限在一年以下，價值在 500 元以下的用品。 二、 供應部購買或由行政人事部在指定供應商處購買。 四、 根據進、出倉單行政人事部人事專員建立辦公管制品臺帳，行政專員建立事務性用品臺賬，并按部門編號。 八、 行政人事部按財務部要求定期進行固定資產的清理。每月 10 日各部門文員上報計劃時，將上月文具領用登記表交行政人事部人事專員審核，確認本月領用數量。 五、銷售分公 司和辦事處只能領取信紙、信封、名片、硬皮本等辦公用品，其它辦公用品到當地采購，費用自理。 二、行政人事部行政專員按部門建立事務性用品臺帳，對各部門的事務性用品的購買、配置、分發(fā) 領用、修繕與保管進行實物管理。 四、各部主管對其部門所配置的事務性用品，負有使用與保管的責任，防止事務性用品的被盜、被挪用以及污染與破損。如有遺失或損毀，按情況照價或折價賠償。 20xx元以上的需由總經理審批。行政人事部根據公司規(guī)定拿出具體處理意見，交總經理審批。印刷制品的形 式，須由各部門以文書形式提出正式申請，寫明格式、大致規(guī)格、紙張質地與數量，由部門主管簽字后報行政人事部人事專員。必要時由總經理審核。對領用及庫存的數量行政人事部人事專員 應隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。 三、 工作時間接聽與業(yè)務無關電話或私人電話時要簡短扼要，最大限度的保持電話通暢。 六、 不允許員工在公司內撥打私人長途電話，或以公事為由撥打私人長途電話，發(fā)現有上述行為的將按實際通話費用的三倍給予處罰。 十、涉及公司商業(yè)信息的文件、材料、制度等不得隨意打印、復印和帶出公 司。 第三條 各部門如因工作需要或業(yè)務往來需要刻制印章的，需請示總經理，經總經理同意 后開具公司證明，方可刻制印章，刻制印章由行政人事部統(tǒng)一辦理。 第五條 公司印章由總經理秘書負責保管，財務部印章由財務部部長負責保管，其他部門印章由各部門指定專人保管，未經批準不得任意委托他人代行職權。 第九條 嚴禁在空白紙張、票據、介紹信等地方用印，如確有工作需要，須經總經理批準。公司的所有印章由行政人事部檔案管理員建立印鑒簿，將印章留下印模后存檔保管。 第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。行政人事部負責指導和監(jiān)督各部門的檔案工作。 3. 公司制定的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結。 7. 其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。 3. 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期 (五年以上 )、短期 (五年以下 )三種。 2. 屬部門保管的檔案：各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交行政人事部。 第十四條 借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確 因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經行政人事部核準后，方可帶出，用畢即歸還。 第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。 第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司行政人事部，第一責任人為各部門指定的文秘；第二責任人為資料員所在部門的部門經理。 2. 右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。 3. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。 3. 每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件 歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 第六條 檔號編定 1. 新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。 第七條 檔案整理 1. 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“風出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 3. 5 年保存：（ 1）期滿解除之合約； (2)客戶資料等；（ 3）其他經核定保存 5 年的文書。每年更換時，依規(guī)定清理一次，己到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄表附注欄內注明銷毀日期?！皺n案調閱單”則按歸還日期先后整理，以備催還。 ，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。 第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 第五條 收集要求 、錄像帶、攝像帶、照片 (含底片 )和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。 第八條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案員協助。格式為 (檔案形態(tài) )檔號 /(檔案形態(tài) )檔號。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明； (3)文字簡潔、語言通順； (4)時間用阿拉伯數字表示。 第十三條 案卷要求 ，集中編放； ： 照片、底片以 自然張為單元填寫卷內目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。 第十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、 18 保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。 第六章 附則 第二十條 本規(guī)定由 行政人事 部制訂經呈總經理核準后公布實施，修改亦同。 三、全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有，公司嚴格貫徹文書保密機制。 七、如果與各部門有關聯的事項或者涉及公司改革的制度性文書，要經過相關部門部長級會議或全公司部長級會議商討方可予以處理。 十一、須請示審批的事項如下： 重要人事的安排、變動 各種制度性規(guī)定的定制和變更 重要契約的締結、解除與變更 與官方機構有關的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等 饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的支 出 財務預算和決算事宜 20 須請示審批的重要或高額物品的采購 有關公司經營的重要計劃與企劃 其他上述未涉及的重要事項 十二、提請請示的文書提案必須進行認真斟酌，以便能節(jié)省審批時間和順利的予以實施。 十六、對于一些需要郵寄或專人 遞交的文書，文書封面要明確發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“郵寄”“面呈”或“轉交”字樣。 二十、如果職務或部門職責劃分發(fā)生變更，文書存檔 歸并作出調整，則必須在有關登記簿上做好變更與調整的理由，以及變更與調整后的結果。 第三條 本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定辦理。 第七條 有關人員在購回圖書后，應及時送至檔案室驗收歸檔，并由檔案員在單據上簽字后，方可按正常審批程序到財務部報銷。 第四章 圖書借閱 第十一條 員工借書分為個人借書與部門借書兩種，部門借書系指屬部門專用圖書，由部門主管簽名借用。 第十四條 專業(yè)性強的工具書經研究可以長期借用。 第十七條 公司員工在解雇、辭職時，須將所借圖書歸還。 第二十一條 部門借書期間與冊數不受前二條的限制，但遇調 (離 )職應將借用圖書全部歸還。 第二十五條 員工借書期限屆滿，經通知仍 不還書者，或遇清點期而仍不還書者，除停止其借書權外，必要時報其直接上級論處。員工個人一般性業(yè)務往來、查找資料、收發(fā)郵件、聯系客戶等均可使用公司計算機網絡，但必須隨時注意網絡信息安全，妥善處理公司保密性文件。 計算機設備要保持清潔，任何人不得在計算機前吸煙、吃東西、喝飲料、扔雜物。 對于利用網絡散布淫穢、破壞社會秩序和宣傳政治性反動評論的員工作辭退處理，對情節(jié)嚴重 者將移交司法機關處理。 二、 責任人：人員、車輛、物品出入廠時，應遵守本規(guī)則規(guī)定，由保安部管理。公司員工因加班需延長在工作時間的，需由部門領導提前書面或口頭通知保安部。 非正常上班時間，除有公司相關人員陪同接待外，不接待任何來訪人員或外來車輛。 來訪人員或外來車輛進入 廠區(qū)一律由公司前大門進入。隨車有公司陪同人員，即可在入廠證被訪問人欄簽名后，并由隨車陪同人員陪同參觀。有陪同業(yè)務員的，業(yè)務員在被入廠證訪問欄簽名確認，憑入廠證進入辦公樓， 26 需進入生產車間、底盤存放區(qū)、售后服務部必須由業(yè)務員陪同方可，否則，對業(yè)務員每次罰款 30 元。否則對當事人罰款 30 元 /次。 送貨車輛，應由保安告之送到相關地方，卸完貨后由倉管員或收貨人開具出門放行條并要求盡快離開，不得在廠區(qū)或生產作業(yè)區(qū)逗留，違者罰相關人員 30元 /次。如經保安告知相關部門后 10 分鐘內仍不派人陪同的，追加責任人罰款 30 元，并以此類推。特殊情況需經所屬部門同意后通知保安方可進入廠區(qū)。 1 因故在上班時間請假出廠者，應按規(guī)定辦理請假手續(xù)后出廠。 27 四、 車輛出入廠管理 公司車輛入廠時，無需辦理手續(xù)。 外來車輛需停放在客人停車區(qū)域。 外來物品。 六、 獎勵 公司鼓勵所有員工監(jiān)督、舉報，除公司辦公樓外，如發(fā)現無相關部門人員陪同的外來人員，舉報核實后給予舉報者或保安罰金 50%的獎勵。 三、 定義： 違規(guī)肇事：本辦法所講肇事，是指由本公司車輛所引起的交通事故。不得以任何理由故意刁難用車人。違者罰款 10 元 /次； 司機證件年審需提前一周寫請假單，交部門主管審批，每次年審珠海市內限一天，廣東省內限三天，省外限五天。公司非配車人員使用寶馬、奔馳、現代也必須填寫《用車申請單》。 六、 行車規(guī)定： 司機在開車前，應詳細檢查車況，即檢查外觀有無損傷，檢查機油、剎車、水箱、電瓶、發(fā)動機等，若檢查結果有損壞，應立即報告車隊長，沒有檢查造成 30 的經濟損失由當次司機負責； 司機應填寫《行車記錄表》記錄各段行程、起至里程數等，車隊長應隨時核對各車里程表與記錄表是否相符，并核算油料使用是否合理及正常。 ⑦ 檢查車內衛(wèi)生，并打掃擦洗玻璃。 十、 違規(guī)肇事處理規(guī)定 各項違規(guī)肇事責任歸屬按交警部門判定為準。 如相關部門判定為我方責任或雙方都有責任時，扣除保險理賠金額后的差額承擔比例見《經濟處罰制度》。為有效推行本制度，每個住宿設負責人一名，自治管理，出現問題負責人首負其責。 為宿舍安全和衛(wèi)生，特 規(guī)定下列各項，入住員工必須認真遵守： （ 1）保護建筑物，愛惜附屬水電及各種家具等公共設施，不得隨意在墻壁上亂涂亂劃和裝訂釘子物品，門窗、風扇等室內一切設施除自然損壞外，維修所需費用均由該宿舍人員分攤。 （ 3）宿舍內的清潔由負責人統(tǒng)一安排，保持干凈和整潔，禁止將垃圾等廢棄物從宿舍房間內拋出，禁止從窗口處洗刷和潑水，發(fā)現一律重罰，找不到直接責任人的，所罰款項由該宿舍內 員工共同承擔。 （ 7）宿舍走廊、樓梯等公共場所的衛(wèi)生需要所有入住人員共同保持，不得隨意在走廊、樓梯內亂扔亂倒，保安人員每晚 12 點將走廊燈熄滅，清潔人員隨時注意走廊和樓梯的衛(wèi)生情況。否則不予提供食宿。財務部將從押金中扣除。 34 食堂餐飲管理制度 QZ行政 204A 一、公司食堂由行政人事部統(tǒng)一管理，公司就餐員工和食堂工作人員必須具有合格的健康體檢證明。 五、員工食堂內不準吸煙，不準隨地吐痰，不準大聲喧嘩，文明就餐，就餐人員必須服從食堂管理和監(jiān)督，愛護公共設施和餐具。食堂根據名單準備飯菜，無名者不能就餐。 （ 4）一般情況下，已報不開餐的員工不允許到食堂用餐，如遇出差、外派等人員臨時回到公司的特殊情況，各部門應及時通知行政人事部準備伙食。 八、就餐時間： 中餐時間 12： 00―― 13： 00 晚餐時間 18： 00―― 19： 00 九、餐具 由食堂發(fā)放、清洗、消毒。當月費用包括菜金、煤氣在內，不得超過 5%。 第三條 衛(wèi)生管理的范圍為公司各部門、 廠房 、 食堂、 會議室、廁所、花壇、綠地及走廊、門窗等辦公場所及其設施的衛(wèi)生。責任區(qū)衛(wèi)生清理每周集中進行一次， 各部門和各班組根據自身具體情況自行劃分衛(wèi)生負責區(qū)域，行政人事部定期和不定期進行檢查和評比 。不得在食物或食器的附近抽煙、咳嗽、吐痰、打噴嚏，保持雙手清潔。 一、依據公司現行情況，成立消防安全工作領導小組，領導小組成員全部為本公司各部門主管，小組組長由公司保安隊長擔任，要求每位成員必 須認真對待消防安全工作。 四、消防設備應當小心愛護，公司消防栓由消防管理員加封封條，非管理員檢查和火災發(fā)生不得開啟，否則對當事人處以 50 元的處罰，找不到當事人的，處罰消防設備屬地部門或班組負責人。 七、任何員工嚴禁在生產車間、倉庫、易燃、易爆區(qū)吸煙，違者罰款 50 元。 十一、全體員工應牢固樹立消防及安全用電等意識，減少安全事發(fā)生。