【正文】 7. 負責(zé)接聽營業(yè)大廳的電話。14:0011. 對本班的營業(yè)收入做帳，點清備用款和營業(yè)款，將賬目的數(shù)據(jù)輸入營業(yè)報表。2. 檢查由前臺收款代輸入電腦的費用金額和房號等是否正確。09:306. 把臟毛巾拿到洗滌部更換，與洗滌部交接，并做好登記，領(lǐng)回干凈的毛巾備用。會議結(jié)束10. 清洗杯具，對杯具進行高溫消毒，煮沸后把杯具抹干凈放回原處，把會后的備餐間收拾干凈。14:0013. 負責(zé)到復(fù)印室檢查機器的運行情況、加紙；打印傳真報表并核對；打掃衛(wèi)生，倒垃圾，擦干凈復(fù)印機外殼。3. 檢查當班員工及實習(xí)生的儀表（詳見早班主管的第3點）。15:456. 檢查當天會議室出租，檢查會議室出租的各項準備工作（詳見早班主管工作的第9點）。17:0010. 檢查各種境內(nèi)外報紙的接收情況，未到齊的及時通知行李組詢問原因。18:0019:3014. 檢查女員工的飯后補妝情況。下班前18. 檢查商務(wù)中心所有電器已關(guān)及商務(wù)中心大門已關(guān)好（交易會除外）。主班職員（15:1523:15）時 間內(nèi) 容15:15填寫簽到表。15:30負責(zé)對商務(wù)中心大廳的照明、空調(diào)進行調(diào)節(jié)，需要更換維修的要向動力部報修。任何時候負責(zé)接聽營業(yè)大廳的電話。20:00與副班一起完成第二天的會議的準備工作。22:45負責(zé)把當班未輸?shù)馁~單交給前臺收款員（交易會除外）。15:45完成副班衛(wèi)生工作及周期衛(wèi)生工作。會議期間負責(zé)會議席間服務(wù)，和清潔工作。無法排除的掛上故障牌，盡快聯(lián)系保養(yǎng)公司來維修。22:45負責(zé)傳真的跳線、測試及與總機夜班的交接工作（交易會除外）。23:453. 點清上班交下的單據(jù)、備用款和營業(yè)款，補充收據(jù)（柜臺至少要有兩本）。任何時候5. 負責(zé)接聽營業(yè)大廳的電話和接待凌晨來商務(wù)中心的客人。任何時候8. 負責(zé)處理凌晨收到的傳真。1. 發(fā)送傳真服務(wù)規(guī)程程序要點1) 向客人問好。稿件要求如下：a) 在發(fā)送之前把稿件上的夾子，釘子或其它類似的物件拿掉。i. 有皺紋或折縫較大稿件。v. 炭紙或背面有炭的稿件。（非住客無需此做法）向客人解釋：我們可在發(fā)完傳真后將其送回房間，以節(jié)省客人等候時間；遇到要發(fā)送頁數(shù)多的傳真時更應(yīng)該建議客人如此。監(jiān)視發(fā)送的過程，隨時處理如卡紙、漏發(fā)稿件等故障，特別是發(fā)頁數(shù)多的傳真。詢問客人是否要把報告釘在傳真上。13) 客人的傳真如發(fā)不通或收件人號碼已更改時作相應(yīng)處理。2. 了解客人的復(fù)印要求。5. 如是照片，確定圖像濃度是多少。多張復(fù)印時，要先復(fù)印一張，讓客人確認復(fù)印效果，客人認為效果可以再大量復(fù)印。須向客人指明哪些是原稿，哪些是復(fù)印件。1. 會議室出租服務(wù)規(guī)程i. (1) 日常工作程序要點職員上班后要翻閱交班本及會議室出租記錄本（包括會議室出租控制表），了解當天會議情況。如預(yù)訂的開會人數(shù)超過會議室的容量，則介紹客人給宴會部，推銷賓館其他的設(shè)施。務(wù)必解釋清楚，每小時為一計費單位，以第一位客人進場為計費開始，按實際使用時間計算總費用，超時15分鐘以上按1小時計算。轉(zhuǎn)下頁(2) 會議預(yù)訂工作程序要點征詢客人是否參觀所租下的會場以及問清費用如何支付，會議是否需要什么特殊的擺位形式（包括名牌）等等。具體做法如要點：a) 非住客用房1. 必須先付現(xiàn)金訂金或預(yù)取有效信用卡的授權(quán)（或把信用卡雙面的復(fù)印件及號碼、客人有效證件的復(fù)印件和簽名發(fā)傳真來讓本組取授權(quán)），才預(yù)留房。b) 館內(nèi)住客(含將入住的客人)用房10. 客人須簽單把訂金入房賬或交現(xiàn)金訂會議室。13. 如費用可入房賬則在賬單上寫“會議訂金”，和訂金金額，并請客人在賬單上簽名確認（會后可畫去訂金字樣）。方法如以上A和B點。5) 請主管或主班職員復(fù)核。23. 應(yīng)與代辦人明確，如代辦人一直未能下達文字資料，而有其他客人在同一天要訂該會議室，商務(wù)中心職員又無法聯(lián)系代辦人確認預(yù)訂的情況下，則取消代辦人的預(yù)訂而出租給客人。13. 內(nèi)部用房原則上只提供茶水服務(wù)，不上咖啡。b) 預(yù)定資料給送餐簽收后與會議預(yù)訂資料釘在一起，對方留一份復(fù)印件。填寫一張《預(yù)訂綠化部鮮花單》交花房留底，最遲在會前12小時準備好。c) 負責(zé)取回指示牌和橫額的員工須確保其內(nèi)容與《美工申請表》一致。或由客人自行處理。14) 如會議各項內(nèi)容有變更，通知相應(yīng)的各部進行對應(yīng)的更改，在最新的書面資料上寫“以此為準”和當天日期，在會議出租單上做好登記。主管或主班指揮和督導(dǎo)員工按要求布置會場，并進行復(fù)查。準備文件夾：每個文件夾內(nèi)放3張白紙(放在右面)和一支白天鵝筆(插在放筆的紙孔中)，筆的館徽向上。角擺放。角擺放。檢查會議室電話記錄紙，備齊白板筆和白板刷。ii. (5) 會議期間的服務(wù)要求及注意的問題程序要點4). 如客人直接來租用，馬上準備好所有的會議用品和飲料，讓客人盡快可以使用。7). 客人落座后5分鐘內(nèi)，詢問客人需要喝什么飲料并開始上茶水。b) 添茶水時從每位客人右側(cè)服務(wù)。e) 上茶水服務(wù)次序：先女后男，先上級后下級，先客人后主人，最后才是工作人員和陪同。i) 在添加茶水時應(yīng)對臺面巡視一下，該換煙灰盅時，要用干凈煙灰盅底蓋著要換下的煙灰盅，然后再將干凈的放回會議桌上。10). 洗手間在沒有人使用時，門要保持敞開，客人用后副班員工要進去收拾一下（如紙巾、手巾等），如垃圾筒的雜物裝滿時要倒干凈。12). 如客人租用會議室8小時以上，中間離開小休時（如用餐），要更換杯具。如事先未征得會議付賬者同意，不得將產(chǎn)生的雜項費用算入會議費用中，可建議消費的客人付現(xiàn)金或直接向負責(zé)人詢問。如入客人的房賬，可請機務(wù)把長途線轉(zhuǎn)入客人房賬，在雜費表的“其他”費用中的相應(yīng)項目請客人簽名確認；如用現(xiàn)金支付或信用卡支付，可請總機開長途線，把話費轉(zhuǎn)入電腦終端“Billing”的“9501”，由商務(wù)中心職員開賬單請客人付款。a) 當班人員檢查電腦，確認費用可入房賬后，馬上將其輸入房賬。當客人離場時，主管或員工應(yīng)迅速檢查會議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施。f) 對會議室設(shè)施和租用設(shè)備使用后出現(xiàn)異常情況的處理：如發(fā)現(xiàn)有異常情況出現(xiàn)，主管應(yīng)立即向在場客人了解情況，如情況屬實應(yīng)馬上作出處理決定；確定設(shè)備損壞程度后，向前臺部經(jīng)理報告事情經(jīng)過，請示處理意見，并記下客人的有關(guān)資料；向客人追討賠償事宜；寫出事情經(jīng)過及處理意見；安排有關(guān)部門維修。i) 清潔會議桌面并打蠟，把椅子擺放整齊；j) 斷開會議室的咖啡爐電源，撤出咖啡壺；k) 關(guān)掉音響照明系統(tǒng)；l) 擦干凈白板，清洗并烘干白板刷，清理用過的揭圖紙，補充新揭圖紙；m) 拾起地面紙碎、雜物，清空會議室的垃圾籮；n) 通知音響組回收租用的設(shè)備；o) 斷開操作間的咖啡爐電源，倒咖啡渣并清潔；p) 洗凈杯具、咖啡壺并進行高溫消毒，擦干水后放回貯藏柜；通知送餐取回餐車和餐具（如果會議有預(yù)訂會間小食）。完成清潔后，負責(zé)的員工要交主班或主管進行檢查，各自在登記表上簽名和做好記錄。B. 須檢查各頁的打印質(zhì)量是否清晰。3. 如同時收到兩份以上的傳真或電子郵件還須確認每份傳真各頁都屬于同一份，不要互相混亂；同一份的馬上裝釘在一起。4) 蓋上流水號，一些傳真還須按要求作必要的注明，具體按要求處理。6) 如是一份傳真或電子郵件給多位住客或內(nèi)部不同的部門按要點處理。B. 如是加急、即送、接收不清、試投送等情況，也要在備注欄里注明。詳見表格《住客傳真、電子郵件的處理程序》轉(zhuǎn)下頁10) 試投送的傳真和電子郵件的處理如要點。13) 通知行李員來簽收投送，并記下對方工號及時間。G. 如接收部門已下班或是公共假期時收到的文件的做相應(yīng)處理。轉(zhuǎn)下頁傳真內(nèi)容要求1) 關(guān)于訂房的傳真和電子郵件送預(yù)訂的傳真和電子郵件：A. 預(yù)訂的文件每天早上08:00后投送；B. LEADING HOTELS OF THE WORLD及UTELL的預(yù)訂；C. 沒有注明給公關(guān)部、銷售部及其人員的預(yù)訂。2) 其它：3) 如題目為“南沙XX例會”，下有出席人名單，請即送