民營企業(yè)檔案管理(1)-預覽頁
【正文】 端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關欄目的內容。 29 ?由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機構分開，在將同一機構的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內按時間先后排列。操作是要盡量減少折疊次數，文件頁數較多時，宜整份折疊 23 ?去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。 ?跨年度的會議，放在閉幕年。 ?計劃、預決算、總結、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內容針對的年度。（歸檔范圍見書 P1718） 15 ?對不需歸檔的文件要進行剔除。 企業(yè)檔案的含義 5 民營企業(yè)檔案的分類 序號 內 容 代號 1 企業(yè)管理性 檔案 A 2 基建檔案 B 3 科研檔案 C 4 產品檔案 D 6 5 設備檔案 E 6 會計檔案 F 7 合同檔案 G 8 員工檔案 H 9 特殊載體檔案 J 7 ?企業(yè)檔案分類原則： ?以全部檔案為對象 ?依據企業(yè)管理職能 ? 結合檔案內容和形成特點 8 ?保持檔案材料的內部有機聯系 ?方便管理與利用 ?協(xié)調統(tǒng)一、不隨便改動 9 A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。主要包括文字、圖表、音像等。 13 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個步驟： 1 收集文件 7 文件著錄 2 區(qū)分年度 8 填備考表 3 劃分期限 9 文件裝盒 4 文件裝訂 10 打印目錄 5 文件排列 11 入庫裝箱柜 6 文件編號 14 收集文件 ?把反映本單位主要活動的，應該歸檔的文件材料收集齊全、完整。 17 ?一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 19 ?跨年度的案件，放在結案的一年。 22 ?超大紙張折疊 對報表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。 26 不銹鋼釘 27 三點一線裝訂 28 文件排列 ?由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機構－時間”或時間先后排列。 31 ?同一保管期限文件的排列順序應保持相對穩(wěn)定。 38 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機 構 件 號 15 件號 ：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個流水號。 ?著錄項目必須準確、詳細，以提高利用文件的查準率、查全率。 46 全宗號 類別號 年度 保管期限 機構 A 2022 短 期 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 從化市人民政府 從府[2022]X號 關于 的通知 20220602 5 文號： 文件的發(fā)文字號，如“從府[2022]X號” 47 全宗號 類別號 年度 保管期限 機構 A 2022 短 期 歸檔文件目錄 件號 責任者 文號 題 名 日期 歸檔頁數 文件格式 備注 1 從化市人民政府 從府[2022]X號 關于 的通知 20220602 5 題名： 即文件的標題，一般應照實抄錄，不做隨意改動。 51 填寫備考表 盒內文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。 53 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 64 ?具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序將若干年的“歸檔說明”排在前面，在按順序接排相應年度的歸檔文件目錄。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。 69 合同材料的分類整理 1．可按合同形成的地區(qū)排列。 75 （ 16－ 50年）和短期（ 1－ 15年）。 91 （四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。2 財務報告 3 3 110 每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應及時建立有關的員工檔案。 124 （二）實物檔案，包括： 1 獎旗 ， 2 獎杯 ， 3 獎狀 ， 4 牌匾， 5 證書等。 137 ?錄音帶、錄像帶檔案的整理以自然盒（盤）為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽，注明內容、主要任務、形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容。 143 二、建立各種規(guī)章制度 （見書 110－ 115頁） ?包括：借閱、管理、保密、保管、鑒定銷毀、檔案員崗位責任制 144 謝 謝
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