【正文】 人員崗位職責(zé) 》 ? 《 整理（立卷）制度 》 ? 《 檔案利用制度 》 ? 《 檔案保管制度 》 ? 《 檔案保密制度 》 ? 《 檔案銷毀制度 》 14 檔案管理制度建設(shè) 編寫制度時(shí)，以下因素不能少：文件名稱、版次、編制時(shí)間、制作部門、頁碼 /頁次、文件歸檔的范圍、文件歸檔的時(shí)間、文件歸檔的份數(shù)、文件歸檔的要求與手續(xù)。比如，紙張大小、格式、字體、編碼裝訂位置等。 17 文件材料的形成與歸檔 ?歸檔時(shí)間 科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔。 業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)以 1 20mm三種厚度。 卷內(nèi)目錄用紙，下白邊（地腳）寬 15177。 活頁文件存放時(shí)，多于 2頁的文件須標(biāo)明頁數(shù)，以防丟失。 21 檔案如何分類管理 A、時(shí)間分類法： 年度分類法 時(shí)期分類法。 界定原則： A、反映單位主要活動，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。 ? 編號： 歸檔規(guī)格及填寫要求；修整與裝訂。 備考表填寫。 類目名稱：全宗內(nèi)第一級類目，機(jī)構(gòu)或問題。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。 案卷排列時(shí)，一般先按保管期限，再按機(jī)構(gòu)或問題，具體根據(jù)分類方案。 2℃ ；相對濕度應(yīng)控制在 4560%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過 177。庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。 ? 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于 10cm，柜側(cè)間距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。 ? 檔案庫房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。 ? 檔案室除塵時(shí)需注意：晝量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的濕拖布拖地和用太濕的抹布擦拭文件柜，以便防潮。 ? 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。 ? 每年定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽檢檢查，比例 20%以內(nèi)即可，掌握檔案保管情況，為科學(xué)地管理積累資料。 32 科技文件歸檔整理 ? 科技文件組卷的原則及要求 原則：組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。不能有熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的的字跡。詳見 《 會計(jì)檔案管理辦法 》 ? 聲像檔案 按載體 問題分類，以盒、張為整理單位。 多道程序、分時(shí)系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲器。也可以理解成，在所有 TransactSQL （存貯過程）語句中引用文件時(shí)所使用的名稱。 ? 通常，文件名字由文件名和展名組成，中間用“ .”分隔。 ? 文件名中一般不要加特殊符號，因?yàn)榭赡軙刮募優(yōu)閬y碼。 40 分件的分類 ? 按用途 系統(tǒng)文件、庫文件、用戶文件等 ? 按保護(hù)級別 只讀文件、讀寫文件、不保護(hù)文件等 ? 按信息流向 輸入文件、輸出文件、輸入 /輸出文件 ? 按存放時(shí)限 臨時(shí)文件、永久文件、檔案文件 ? 按存放設(shè)備類型 磁盤文件、磁帶文件、軟盤文件 41 文件的屬性 ? 用于文件的管理控制和安全保護(hù) ? 分為： 基本屬性：文件名、所有者、授權(quán)者、長度等 類型屬性：普通文件、目錄文件、系統(tǒng)文件、隱式文件、設(shè)備文件等 保護(hù)屬性：讀、寫、可執(zhí)行、可更新、可刪除、可改變保護(hù)、歸檔等 管理屬性：創(chuàng)建時(shí)間、最后存取時(shí)間、最后修改時(shí)間等 42 文件的存取方法和使用 一、文件的存取方法 ? 順序存?。喊从涗涰樞蜻M(jìn)行讀 /寫操作的存取方法。） 二、文件的使用 ? 兩類接口 操作或控制臺命令，如 dos命令、 dir、 cd等 系統(tǒng)調(diào)用（ API），如 open、 write等，功能包括：建立文件、打開文件、讀 /寫文件、文件控制、關(guān)閉文件、撤消文件等。其結(jié)構(gòu)最好同紙檔案架構(gòu)一致。 45 文件目錄結(jié)構(gòu) 一級目錄：一級目錄為主文件目錄，用于管理所有用戶文件。所以又稱樹形目錄結(jié)構(gòu)。 塊：存儲介質(zhì)上連續(xù)信息所組成的一個(gè)區(qū)域，也叫物理記錄，是主存儲器與輔助存儲器 進(jìn)行信息交換的單位。文件管理程序處理的單位。（無結(jié)構(gòu)） 2）、記錄式文件：是一種有結(jié)構(gòu)的文件，包含若干邏輯記錄。 * 指針法：設(shè)置專門的指針，指明相應(yīng)記錄的物理地址，或表達(dá)各記錄 間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。 特點(diǎn)：邏輯記錄順序獨(dú)立于物理記錄順序，增、刪、改方便，但性能較低。 索引文件： 系統(tǒng)為每個(gè)文件建立一張索引表，每個(gè)表目標(biāo)包含一個(gè)記錄鍵（或邏輯記錄號）及其對應(yīng)的存儲地址。（硬盤的一個(gè)分區(qū)為一個(gè)卷） Windows/Dos系統(tǒng)中，不需用戶顯示地進(jìn)行文件卷安裝操作。 文件共享還可以節(jié)省大量的外存空間，有效減少文件復(fù)制而增加的訪問外存次數(shù)。 文件存儲空間管理方法：位示圖、空閑區(qū)表、空閑塊鏈、成組空閑塊鏈。避免擦、劃及觸摸記錄涂層。 磁性載體每滿 2年，光盤每滿 4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率 不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。如麂皮。 ? 底片冊、照片冊：所有封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其pH值應(yīng)在 ，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。儲存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對儲存的底片、照片無有害影響。 ? 長期儲存的磁性載體檔案的信息要經(jīng)過清潔的設(shè)備錄制。在此范圍內(nèi)選定一組值，選定后，在 24小時(shí)內(nèi)溫度變不得超過 +/3 ℃ ；相對濕度變化不得超過 +/5%。 ? 庫房地面不應(yīng)打蠟和鋪地毯。 ? 庫房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫房內(nèi)及附近不得有易燃物品。 ? 重要檔案應(yīng)專柜存放。 ? 使用無屏蔽的容器運(yùn)輸時(shí)，磁性載體檔案距容器外壁至少 76mm。 56 工作間要求 ? 工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控。 ? 定期對工作間的磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器的機(jī)械、電氣部分進(jìn)行系