【正文】 指每月月底進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)；不定期盤點(diǎn)即指監(jiān)管部門對(duì)庫房進(jìn)行不定期的抽查。 退庫時(shí)，工程項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)到場核對(duì)物資品質(zhì)，確認(rèn)后在庫管 員處辦理退庫手續(xù)。 必須將前一次的剩余備用物品退庫后方可再次領(lǐng)取備用物品。 庫管員接手續(xù)齊全的《領(lǐng)料單》后，應(yīng)按所列項(xiàng)目和數(shù)量準(zhǔn)備貨品，等待發(fā)放。 為防止錯(cuò)發(fā)、重發(fā)和漏發(fā)，要求做到：“三核對(duì)”、“五不發(fā)”，“三核對(duì)”：領(lǐng)料單與實(shí)物相核對(duì) 、領(lǐng)料單與物卡相核對(duì)、物卡與實(shí)物想核對(duì)。 采購員填寫《入庫單》，在庫管員處辦理入庫。 驗(yàn)收時(shí)應(yīng)核對(duì)供方“送貨單”內(nèi)容填寫是否詳細(xì)，是否已填寫了物資的品名、編號(hào)、型號(hào)、規(guī) 格、數(shù)量等內(nèi)容；核對(duì)實(shí)物；物資及包裝上是否貼有標(biāo)簽。 本公司的庫房管理依本辦法執(zhí)行。 八、行政部每十天對(duì)未完成訂單進(jìn)行跟蹤。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員有權(quán)拒絕收貨。 四、所有采購訂單需由行政部發(fā)出，采購訂單應(yīng)由行政部授 權(quán)簽發(fā)。 與信息系統(tǒng)相關(guān)的 軟硬件設(shè)備及服務(wù)。 機(jī)票、酒店代理。 第十二章 非工程采購及收貨管理制度 一、所有部門的非工程采購需經(jīng)過行政部，申請(qǐng)人需在實(shí)際采購前向行政部提交由申請(qǐng)人部門經(jīng)理批準(zhǔn)的非工程采購申請(qǐng)單。 三、如員工使用的通訊工具為公司所有，其產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)由使用該通訊工具的員工負(fù)擔(dān)并按規(guī)定報(bào)銷。 遠(yuǎn)途出差需搭乘飛機(jī)的，需報(bào)經(jīng)主管副總經(jīng)理審批，原則上由公司行政部統(tǒng)一購買機(jī)票。 三、員工出差旅費(fèi)，應(yīng)據(jù)實(shí)提出收據(jù)，不得虛報(bào)。 四、出差的審核決定權(quán)限如下： 員工當(dāng)日出差時(shí)由部門經(jīng)理核準(zhǔn)。 三、出差借款金額：出差人員必須提交出差事由及經(jīng)費(fèi)使用申請(qǐng)報(bào)告，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)主管副總經(jīng)理審批。 第十章 出差管理制度 為了公司員工出差管理有序，嚴(yán)格控制費(fèi)用開支，根據(jù)國家財(cái)政部有關(guān)規(guī)定及公司具體情況，特制定本規(guī)定。 員工在登記考勤時(shí)，不能弄虛作假。曠工半天，扣罰當(dāng)月工資額的 20％；曠工一天，扣罰當(dāng)月工資額的 50％；曠工兩天以上（含兩天），扣罰當(dāng)月工資并視 情節(jié)輕重予以相應(yīng)的行政處罰處理。 三、具體規(guī)定 公司員工考勤分為任務(wù)目標(biāo)考勤和作息時(shí)間考勤兩類 , 業(yè)務(wù)部、工程建設(shè)維護(hù)中心員工將根據(jù)其工作實(shí)際情況化分出任務(wù)目標(biāo)考勤類員工 , 其他員工將同公司其他部門員工納入作息時(shí)間考勤類 . 作息時(shí)間考勤類員工每天上班時(shí)間必須準(zhǔn)時(shí)到公司簽到 . 公出：如因特殊情況第二天需直接外出辦公而不能打考勤者，必須提前填寫外出申請(qǐng)單 ,由部門經(jīng)理簽字同意后交行政部備案。 九、違規(guī)和事故的處理： １、超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完畢需當(dāng)場進(jìn)行驗(yàn)車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費(fèi)用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時(shí)對(duì)帳。 原則上，公司私人性事務(wù)用車應(yīng)由公司指定的專職司機(jī)或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得 駕駛本公司車輛。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機(jī)，司機(jī)必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機(jī)有權(quán)拒絕，如有特殊情 況，應(yīng)及時(shí)通知行政部。 第八章 公司車輛管理規(guī)定 一、 為加強(qiáng)公司車輛的保管及有效運(yùn)用，特制訂本制度。 八、新進(jìn)人員到職時(shí)按“新員工辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)”在行政部部門領(lǐng)用，離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還行政部。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本?！安块T領(lǐng)用”系部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)等。 管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙等。 會(huì)間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟? 以上第一、二、三項(xiàng)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由 行政部 統(tǒng)一安排。 五、以上會(huì)議共同事項(xiàng)： 專題會(huì)議的召開應(yīng)填寫《會(huì)議提案表》。 三、重大事項(xiàng)專題會(huì)議 需由部門經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 專題會(huì)議必須由主管副總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開。 八、 總經(jīng)辦應(yīng) 妥善保管證明函存根。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。 第五章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、 ISP 經(jīng)營許可證等等。若非法使用印 章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。 三、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。 三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。 五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。 第九節(jié) 檔案銷毀 一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。 四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。 四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。 五、公司規(guī)章制度由總經(jīng) 理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。 第五節(jié) 保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： 一、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要； 公司證照； 各級(jí)批文； 印鑒； 公司年 度經(jīng)營計(jì)劃； 公司年度經(jīng)營總結(jié)； 年度財(cái)務(wù)報(bào)表； 技術(shù)資料； 1不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動(dòng)圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的文書。 機(jī)密檔案包括： 財(cái)務(wù)資料； 公司重要會(huì)議紀(jì)要； 公司經(jīng)營情況； 人事 檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同； 技術(shù)資料； 金額在 10 萬 100 萬元的合同。 三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。 第一節(jié) 檔案范圍 公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 急：限８個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。 二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。 十二、文件紙一般使用 A4 型。 八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。（公司其他部門均以“ xxx 發(fā)”的代號(hào)發(fā)文，以②、③代號(hào)發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。 第三節(jié) 文件格式 一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部份組成。 七、函。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。 二、決定、決議。 四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照 規(guī)定的時(shí)限和要求完成。 某某 集團(tuán)公司行政管理制度 匯編 第一章 文件管理制度 第一節(jié) 總則 一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。 三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。 三、通知。 五、請(qǐng)示、報(bào)告。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種：①“ xxx 發(fā)”、②“ xxx 人發(fā)”、③ “ xxx 客發(fā)”。 “ xxx 發(fā)”用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)；“ xxx人發(fā)”、“ xxx 客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號(hào)，總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。 七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。 十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。 第五節(jié) 辦文 一、辦文包 括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。 二、發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章 （簽字）→發(fā)文→備案 對(duì)外發(fā)文 : 擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 第七節(jié) 其他 一、時(shí)限要求： 特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。其中： 二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬元以上的重大合同。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 四、一年保存： 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告； 完結(jié)后無長期保存必要文書。 三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 三、檔 案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表 5）。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表： 序號(hào) 印章 名稱 使用范圍 保管 部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對(duì)外所有正式文件 , 對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 使 用時(shí)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財(cái) 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表人?。ㄖ保? 支票 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授 權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部 章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對(duì)口單位函件往來 8 工程專用印 章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來 工程建設(shè)維護(hù)中心 工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。審批人要按公司 有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。 二、 證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各 類證書、批文等。 五、 證照借用程序： 借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 九、 證照保管人必須做出登 記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速