【正文】 出一筆現(xiàn)金，秘書須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上做好記錄。核對(duì)后，將發(fā)票等票據(jù)附在“零用現(xiàn)金憑單”后面。收據(jù)要保存在零用現(xiàn)金存放處，現(xiàn)金的總額加上收據(jù)的總額應(yīng)當(dāng)總是與最初的款項(xiàng)相當(dāng)。吳總要總公司秘書尹曉雯給朱玲好好講講該如何管理零用現(xiàn)金。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 某公司零用金管理細(xì)則 (一 )零用金設(shè)置 （ 1 （ 2）工地總務(wù)組負(fù)責(zé)設(shè)置零用金管理人員，盡可能由原 (二 ) 零用金金額暫定工地每月經(jīng)常保持五萬元，將來視實(shí)際狀況再行減增。庫管員對(duì) 《 辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 》 和領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng) ⑤文具倉庫每年、季度分別統(tǒng)計(jì)各單位實(shí)際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費(fèi)用總額，列表報(bào)秘書室，供考核 ⑥秘書室每年對(duì)各單位文具費(fèi)用進(jìn)行考核，對(duì)超標(biāo)單位進(jìn)行減發(fā)。 ④秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的 《 辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表 》 、各單位 《 辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 》 一式一份，交文具倉庫；一份 《 辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 》 退回各部門（廠）作領(lǐng)用文具的依據(jù)；另一份 《 辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表 》 及一份 《 辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 》 由秘書室留存。 （ 5）辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按設(shè)備工程部 《 非生產(chǎn)設(shè)備的管理 》 等有關(guān)規(guī)定辦理。一次性領(lǐng)用總額超過800元或單價(jià)在 400元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 3）股份公司設(shè)立文具倉庫，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建賬及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建賬、保管。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011辦公用品入庫清單 物 項(xiàng)目 品 數(shù)量 規(guī)格 單價(jià) 金額 紙張 裝訂機(jī) 文件夾 總計(jì)： 制表人 : 制表時(shí)間 : 入庫時(shí)間： 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011要學(xué)會(huì)填寫庫存記錄卡（一） 庫存記錄卡 庫存參考號(hào) B4 紙最大庫存量 100令 項(xiàng)目： A4白文件紙 最小庫存量 （安全庫存） 15令 單位數(shù)量：令（ 1令 =500頁） 再定貨量 25令 日期 接 收 發(fā) 放 數(shù)量 發(fā)票號(hào) 供應(yīng)商 數(shù)量 領(lǐng)用人 領(lǐng)用部門 余額 11 30 S193 3 初萌 行政部 10 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011? 自 2月 18日發(fā)放物品后，庫存控制卡上的剩余庫存是多少包？ ? A， 12 B， 56 C， 30 D， 40 ? 當(dāng) 2月 18日需要重新訂購 C6信封時(shí)，訂購員應(yīng)該訂購多少包？ ? A： 30 B： 12 C： 40 D： 28 實(shí)戰(zhàn)演練（接上頁） 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011領(lǐng)用流程 ? 填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表 發(fā)放用品 更新庫存記錄 辦公用品的領(lǐng)用 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011? 領(lǐng)用辦公用品時(shí)，要填寫 《 辦公用品領(lǐng)用登記表 》 ，由領(lǐng)用人詳細(xì)填寫領(lǐng)用物品的名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時(shí)間等項(xiàng)目，并在領(lǐng)用人一欄中簽字，做到 “ 誰領(lǐng)用、誰簽字、誰負(fù)責(zé) ” ? 專人發(fā)放 ? 規(guī)定發(fā)放時(shí)間。 ? 將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好 ? 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011部門：序號(hào) 名稱 規(guī)格 品名 數(shù)量 單價(jià) 總計(jì)1234567制表人：　 審核： 核準(zhǔn)：辦公用品采購申請(qǐng)單425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011辦公用品訂購單 風(fēng)光旅游公司 序號(hào) 名稱 規(guī)格 品牌 數(shù)量 單價(jià) 總計(jì) 1 2 3 4 5 6 7 合計(jì) 制表人： 審核： 核準(zhǔn)： 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011? 當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂貨單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送財(cái)務(wù)部 ? 采購人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務(wù)一 華榮公司上海銷售分公司剛剛成立，辦公室需要一批新的辦公用品。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011實(shí)踐訓(xùn)練 張秘書正在辦公室工作，人事部經(jīng)理進(jìn)來，要求為一份文件蓋章。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 介紹信的管理 ⑴ 介紹信一般和公章由同一人（秘書）保管并使用，與公章須同等重視，不得缺頁或丟失； ⑵ 發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)。 年 月 日 (有效期 天 ) No． 公司 介紹信 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯(lián)系 事宜，請(qǐng)予接洽。 介紹信的種類 從文面格式來看，介紹信有兩種： ⑴ 書信式 是用一般公文用紙（或印有單位名稱的信箋）書寫的介紹信 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011介紹信的管理和使用 例文 1 介紹信 公司： 今介紹我公司 、 兩位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān) 產(chǎn)品銷售的具體事宜，請(qǐng)予接洽為盼。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來不得半點(diǎn)馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。 ? 單位公章可根據(jù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)的意見上交、保存或銷毀； ? 領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的簽名章、私章等可退還給本人，可辦理交接手續(xù)。 ⑵ 做好印章保養(yǎng)工作，蓋印下面要襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙等，防止印泥在堅(jiān)硬的物體上使用造成碰損，印章應(yīng)及時(shí)清洗，確保印跡清晰。但為了方便工作，對(duì)于一些一般性事務(wù)的用印，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也可授權(quán)部門負(fù)責(zé)人或印章管理人員審簽； ⑵ 秘書用印前，必須認(rèn)真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印的手續(xù)后，在用印登記簿上逐項(xiàng)登記，方可用印 。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)鏈接 國(guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院 駐外使館的公章的中心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有 黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。 我國(guó)機(jī)關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方 形之分。在古代，帝 王所用的稱為 “ 璽 ” ，官吏所用的才稱為 “ 印 ” ，而私人使用的則稱為“ 私 印 ” 。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。它是根據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)知識(shí) 任務(wù)一：印章的使用和管理 （一）印章的概念 印章是印和章的合稱，指刻在固定質(zhì)料上的，代表機(jī)關(guān)、組織、單位和個(gè)人權(quán)力的圖章。但李強(qiáng)還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。 禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個(gè)部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強(qiáng)忙著有事外出，也沒催他們還。直到后來，李強(qiáng)才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。某天，負(fù)責(zé)項(xiàng)目談判的經(jīng)理跑來找李強(qiáng)蓋章，那是一份 “ 補(bǔ)充協(xié)議 ” ，李強(qiáng)每天接觸的蓋章文件實(shí)在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個(gè)經(jīng)理解釋說不用簽字，李強(qiáng)猶豫了片刻，還是蓋上去了。425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項(xiàng)目二 辦公室日常事務(wù)管理 子項(xiàng)目四 印信管理 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 案例 1： 李強(qiáng)是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個(gè)公章 ，平時(shí)就堆放在辦公室的抽屜里，因?yàn)檫@個(gè)企業(yè)的注冊(cè)公司有 N家，有的是業(yè)務(wù)需要形式上注冊(cè)的，有的是性質(zhì)不一樣，實(shí)實(shí)在在的。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問了情況，然后老總說，這個(gè)我不簽，你們自行解決 …… 事情到這里，李強(qiáng)還沒有警覺，任他們 2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。公司后來做了相應(yīng)的處罰，李強(qiáng)挨了個(gè)不大不小的處分，損失了一個(gè)月的工資。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個(gè)沒少。 認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強(qiáng)在以后的工作中，應(yīng)不斷強(qiáng)化這個(gè)職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯(cuò)。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011印章的管理和使用 名稱 釋義 適用范圍 公章 是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力 多用于正式文件和介紹信、證明信等 專用章 是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應(yīng)刊有專門的用途，如 “ 財(cái)務(wù)專用章 ” 、 “ 合同專用章 ” 等 這類印章不代表整個(gè)企業(yè)，只代表企