【正文】 期限的，保管期限從長。 (四 )、檔案的鑒定： 從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和卷內目錄。 分類。 根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結。有領導指示的，還應附批復件。 第二十三條 需要銷毀的公文，應登記造冊，寫明發(fā)文單位或部門、標題、文號、份數(shù)，報主管領導批準后，方可銷毀。公文發(fā)送的范圍、份數(shù)根據(jù)其內容確定，需要的發(fā)夠，無關的不發(fā)。 第十七條 專業(yè)性公文由相關部門起草，分管副總審批后按原程序進行。 第十五條 公文由辦公室秘書和文書根據(jù)相關會議或精神起草，由辦公室主 任核稿，送主管副總審批，然后安排打印，辦公室蓋章、發(fā)送。 第十三條 在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。如提出新的政策規(guī)定應盡量與原來的有關政策銜接，并加以說明。 第八條 業(yè)務往來的文件由辦公室主任和文書根據(jù)文件內容要求經公司領導批示后，交有關部門處理。 第五條 上級來文、函件、傳真，均由辦公室文書登記編號，并附“公文閱辦卡”，由辦公室主任提出分送或擬辦意見，及時送有關領導批閱處理。 公文管理規(guī)定 第一條 為了規(guī)范公司各類公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。 一般信件，要及時通知收件人領取。 九、郵件收發(fā)管理制度 為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據(jù)需要，特制定本制度。未經管理人員同意，嚴禁私自改動設備線路的連接。 會議室音響設備管理人員應本著認真負責的態(tài)度去做好音響設備的日常維護和管理工作。 音響設備管理人員應熟練掌握 會議室內各種設備的使用操作方法，保持其經常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時報告處理。 八、會議室管理制度 會議室音響設備、器材等由行政辦公室宣傳科負責管理。 1臨時需要購買的材料，急時 向公司申請，領導批準后方可購買。 雷雨季節(jié)，強雷天氣需關閉系統(tǒng)所有電源，待雷雨過后重新啟動設備。 如遇特殊情況須立即進行安裝維護工作的，則事后要補填安裝登記表。 辦公室將在 2日內做安排，技術人員將進行系統(tǒng)安裝維護。 使用設備應嚴格遵守操作規(guī)程，及時作好使用情況記錄，使用中發(fā)生異常情況或事故，應立即停機、斷電并迅速報告，由辦公室指定專人查明原因，進行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當事人責任，并按學校有關規(guī)定處理。 各類設備及器材均應有專人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經電視臺領導批準方可動用。 查無收件人的信件，要注明情況退 回。 辦公室內勤每天負責收取分發(fā)信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。 四、例會制度 每天召開班前會和班后會，每月召開一次工作總結會。 行政科值班員下班后負責清理辦公室衛(wèi)生，走后關好門窗和樓道電燈。 值班科長負責主持辦公室班前會和班后會，落實辦公室當日工作完成情況后向辦公室主任匯報，以便按計劃安排第二天工作。如有涉及公司機密，不可告知的內容要委婉的拒絕。不準圍成一團、嬉戲、打鬧、閑聊。 各辦公室的設備禁止外人操作，保證設備完好。 請假每個月不能超過 3天（婚喪、分娩、大病等除外）。假期結束按時上班并要提前找辦公室主任銷假。如果假期結束還不能上班，必須按規(guī)定續(xù)假，否則視為曠工。 班前會和當日總結會前簽到簽退，凡遲到早退半小時扣除半天考勤，遲到超過一小時，視為曠工。 行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動時必須統(tǒng)一穿工作服，女員工把頭發(fā)盤起。 上班時間禁止吃東西。 三、值班制度 為進一步加強和規(guī)范公司行政辦公室值班管理制度，結合實際情況，制定本規(guī)定： 行政辦公室所屬行政科長、宣傳科長、檔案科長及行政科人員。 行政科值班人員必須堅 守辦公室，負責值班時段的電話接聽、客房和會議室安排、會議通知、領導臨時交辦的事務等。 值班人員要做好值班記錄。 班前會上午 8： 00 召開，班后會下午 5： 50 召開。 屬于掛號信、包裹單、匯款單等由辦公室內勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領取。 凡是只寫明“山西通洲煤焦集團收”的信件，由辦公室文書負責拆閱，視情況處理；寫明董事長收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。 保管人不得私自出借、互換或拆御設備。 新到設備開機前必須熟讀說明書，掌握使用方法和操作規(guī)程，否則不可使用，驗收設備的技術人員有責任向使用人員介紹新設備的性能及使用方法。 安裝維護完成后，將在 5個工作日內派人對安裝維護情況回訪。 維護人員需熟悉閉路電視系統(tǒng)的工作原理、線路分布、連接。 1設備擺放科學、合理、整齊，做到防漏電、防雷擊，防靜電、方便操作使用，保證設備安全正常運行。 1設備出現(xiàn)故障時，應及時排除，個人不能解決的應急時向有關部門反映。 會議室衛(wèi)生、供水、會標等實際會務工作由行政科負責。 會議室音響由專人管理，任何無關人員未經許可不得進入，更不可隨意操作相關設備（包括投影議）。每季度應對音響設備 進行清點和檢查，平時應不定期做好日常檢查和維護工作，確保設備有較高的完好率。音響設備使用完畢后，要關閉音響，切斷電源，做到人走電斷。 辦公室內勤每天負責收取分發(fā)信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。 查無收件人的信件，要注明情況退回。 第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。 第六條 對于急件、急電，或是無法及時請示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接 送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報。 第九條