【正文】 凡是寫(xiě)給“通洲集團(tuán)公司”且沒(méi)有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書(shū)拆閱。 第十一條 情況要確實(shí)，觀 點(diǎn)要明確，文字要簡(jiǎn)練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡(jiǎn)短。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等一般不要用簡(jiǎn)稱(chēng)。分送要填寫(xiě)文件收發(fā)登記表。 第十八條 重大決策、規(guī)章制度、 人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、以及其他重要公文，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。 第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來(lái)形成的文書(shū)，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類(lèi)、組卷歸檔，并確定保存期限。 第二十四條 各處室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政 府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號(hào)： 以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律晉通焦（年 )號(hào)；公司黨委發(fā)文，用晉通黨 (年 )號(hào)。 公司檔案還包括聲像資料： 照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成； 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明； 錄音檔案：唱片、錄音帶； 錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。 四、檔案管理工作 (一 )、檔案材料的收集： 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。 整理案卷，使之厚度適宜，控制在 1cm 至 2cm 之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。 確定各類(lèi)檔案的保存期限表。 (五 )、檔案的銷(xiāo)毀： 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方 能銷(xiāo)毀； 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。 接待管理制度 為加強(qiáng)公司對(duì)外接待工作的管理，促進(jìn)對(duì)外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。包括各級(jí)、上級(jí)部門(mén)來(lái)我公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)、聯(lián)系工作。由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作陪。 因工作需安排住宿的，請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室具體負(fù)責(zé)安排客房。 因工作接待需送禮品的，由公司領(lǐng)導(dǎo)安排，公司辦公室核實(shí)人數(shù)、按程序領(lǐng)取、發(fā)放。由公司名義通知公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專(zhuān)業(yè)會(huì)議，辦公室協(xié)同其他專(zhuān)門(mén)部門(mén)組織安排。大型會(huì)議需要保衛(wèi)處協(xié)助做好會(huì)議安保工作。特殊問(wèn)題、難點(diǎn)問(wèn)題可適當(dāng)擱置下次會(huì)議或會(huì)后商討解決。重要會(huì)議要制作音頻或視頻文件存檔備查。會(huì)議由辦公室主任記錄。 第十六條 中層干部議會(huì)后視實(shí)際情況，需要形成文件下發(fā)的由辦公室整理，起草、印發(fā)，并負(fù)責(zé)檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況及時(shí)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人。主要是指印 鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司章、法人私章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等具有法律效力的印章；部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名稱(chēng)的印章，不具備對(duì)外法律效力。每個(gè)印章的起印、廢止、使用部門(mén)與管理者等詳細(xì)情況均 應(yīng)登記入臺(tái)帳，并將此臺(tái)帳永久保存； 第八條 每次蓋章（公章）必須有主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦公室根據(jù)情況填寫(xiě)印章使用登記表，每次用印必須都有登記，寫(xiě)明文件名、使用時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍，并仔細(xì)核實(shí)印章使用是否獲準(zhǔn)。 第十一條 用印必須遵循正確的方法：公司印章應(yīng)蓋在文件正面； 蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫?。挥≌乱话闵w于公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)的中部，并能騎年蓋月半遮日；蓋印除特殊規(guī)定之外，一律用朱紅印泥；部門(mén)文件份數(shù)較多，可蓋只須保留原件的份數(shù)，其他可采用復(fù)印方式。 第二條：車(chē)輛由行政辦公室統(tǒng)一管理。用車(chē)人要提前申請(qǐng)用車(chē)，每天 8： 20 以前必需把申請(qǐng)單送到辦公室， 8： 30 以后不在派車(chē)，特殊情況逐情處理。行駛途徑，加油、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等。 第八條：車(chē)輛返回公司后，司機(jī)持派車(chē)單到公司門(mén)衛(wèi)登記返回時(shí)里程和時(shí)間，門(mén)衛(wèi)值班員簽字、蓋章（車(chē)輛返回章）確認(rèn)返回后把派車(chē)單交回辦公室。 第十二條：隨車(chē)手續(xù)由司機(jī)保管，登記證、保單由辦公室保管。 第十四條：司機(jī)要堅(jiān)守崗位，隨時(shí)待命出車(chē)，需要請(qǐng)假應(yīng)提前申請(qǐng)，杜絕突發(fā)請(qǐng)假而不能出車(chē)延誤工作。 第十八條：嚴(yán)格執(zhí)行《車(chē)輛轉(zhuǎn)讓合同》和《車(chē)輛租用合同》。如有違章要及時(shí)處理，必須在三個(gè)月以?xún)?nèi)處理完畢，隨后并要進(jìn)行查詢(xún)，是否注銷(xiāo)違章記錄，避免給以后車(chē)輛手續(xù)辦理造成麻煩。 第二十三條：保險(xiǎn)費(fèi)、二保費(fèi)、運(yùn)管費(fèi)、過(guò)路費(fèi)為正常開(kāi)支，由公司支付。 第二十六條：由集團(tuán)行政辦公室（留神峪公司辦公室）負(fù)責(zé)考核統(tǒng)計(jì)匯總，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)核準(zhǔn)結(jié)算。 第二十九條：油料消耗實(shí)行包干制，依據(jù)公司 2020 年核定各車(chē)的油料消耗標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算，節(jié)約歸自、浪費(fèi)自補(bǔ)；過(guò)路費(fèi)依據(jù)派車(chē)單記錄考核報(bào)支；車(chē)輛保養(yǎng)維修按照行業(yè)規(guī)定行駛里程定期定點(diǎn)保 養(yǎng)維修，準(zhǔn)備保養(yǎng)維修時(shí)司機(jī)填寫(xiě)保養(yǎng)維修申請(qǐng)單，經(jīng)行政辦公室審核，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到售后服務(wù)站保養(yǎng)維修，費(fèi)用憑發(fā)票報(bào)支（發(fā)票要填寫(xiě)清楚時(shí)間、蓋章、并附詳細(xì)明細(xì)），維修更換零件后要照像存檔廢舊配件要交回辦公室。 第三十一條：司機(jī)確保全年行車(chē)無(wú)事故，公司給予安全獎(jiǎng)勵(lì)的以每公里 元標(biāo)準(zhǔn)，按實(shí)際行駛里程計(jì)算獎(jiǎng)金數(shù)額。 附：①山西通洲煤焦集團(tuán)派車(chē)單；②車(chē)輛逐日行駛情況登記表；③各車(chē)輛的費(fèi)用周轉(zhuǎn)金明細(xì)表；④各車(chē)輛費(fèi)用指標(biāo)明細(xì)表；⑤集團(tuán)公司（留神峪公司）派車(chē)記錄匯總表；⑥車(chē)輛折舊匯總統(tǒng)計(jì)表；⑦車(chē)輛費(fèi)用結(jié)算匯總表。 出差人員在指定的時(shí)間出發(fā)，在預(yù)定的時(shí)間到達(dá)目的地，不得借出差之機(jī)游山玩水或故意繞道延長(zhǎng)出差天數(shù)。 出差人員返回后必須提交出差報(bào)告或考察報(bào)告、 會(huì)議記錄、經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單。 常務(wù)副總經(jīng)理、總經(jīng)理每天補(bǔ)助