【正文】 喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會(huì)務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒(méi)有進(jìn)門之前先嗅到了味道，你說(shuō)會(huì)有什么感覺(jué)。 會(huì)務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開(kāi)一間到兩間，費(fèi)用這個(gè)時(shí)候不能省。 如來(lái)賓需要特殊的服務(wù)如：長(zhǎng)話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺(tái)說(shuō)明，來(lái)賓自己結(jié)算，會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字就更好。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間，方式，語(yǔ)氣等。第三笈：外練金鐘罩——流程籌備用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會(huì)人員的往返接送等；若人員充足可在會(huì)務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組； A總指揮：一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會(huì)議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)； 分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要，千萬(wàn)不可發(fā)生自己的活沒(méi)有干完，卻忙這去干不屬于自己的工作，結(jié)果出現(xiàn)了即沒(méi)有耕好別人的責(zé)任田，也沒(méi)有種好自己家的自留地。 B會(huì)務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來(lái)賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；因?yàn)橛械目蛻魠⒓訒?huì)議時(shí)候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說(shuō)，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時(shí)會(huì)議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴(kuò)大宣傳，我們沒(méi)有帶來(lái)，結(jié)果回到總部后想發(fā)過(guò)去的時(shí)候，對(duì)方也可能就沒(méi)有會(huì)議那份激情了，因?yàn)槲覀兊恼猩虝?huì)大都是在外地開(kāi)的，在公司本地開(kāi)的機(jī)會(huì)比較少。 一、會(huì)議物資的準(zhǔn)備 招商會(huì)的第一步是解決客戶的來(lái)源問(wèn)題，第二步就是為招商會(huì)的召開(kāi)準(zhǔn)備資料和審核課程，有人可能疑問(wèn)我們?yōu)槭裁窗哑綍r(shí)認(rèn)為很簡(jiǎn)單的資料準(zhǔn)備和課程單獨(dú)提出來(lái)自成一章，這個(gè)疑問(wèn)有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說(shuō)過(guò)，招商會(huì)的過(guò)程就好像一個(gè)拼裝極品賽車的過(guò)程，任何一個(gè)小細(xì)節(jié)都不能失誤，例如招商會(huì)的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因?yàn)楹芏嘤幸庀蚩蛻艋厝ゾ鸵_(kāi)展工作，資料結(jié)果沒(méi)有帶夠，等回到公司在發(fā)過(guò)去，日子估計(jì)也過(guò)去半個(gè)月了，半個(gè)月有很多意外可以發(fā)生的。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點(diǎn)，所以最好安排站內(nèi)接站人員長(zhǎng)時(shí)間等候；詳細(xì)游覽接站組工作職責(zé)。 C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴； 五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放 接聽(tīng)交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來(lái)解答，解釋不清楚的就記下來(lái)，等得到準(zhǔn)確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。比如說(shuō)別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。 在接聽(tīng)招商電話時(shí)，首先是聆聽(tīng)，聽(tīng)清楚對(duì)方要問(wèn)什么，關(guān)心什么，再能對(duì)癥解答，不要搶話，語(yǔ)言要言簡(jiǎn)意賅，突出重點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。等等，千萬(wàn)不可說(shuō)他不在或者沒(méi)有人接聽(tīng)就掛斷?！保▍^(qū)域招商會(huì)也必須安排專人負(fù)責(zé)接聽(tīng)招商電話） 四、 接聽(tīng)電話的技巧： 三、 會(huì)前費(fèi)用預(yù)算：把各個(gè)能想到的提前預(yù)支，尤其是當(dāng)著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺(jué)公司很斤斤計(jì)較，招商會(huì)有時(shí)候需要打腫臉充胖子。 會(huì)場(chǎng)的費(fèi)用的結(jié)算：又專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個(gè)參會(huì)的客人一定要交押金給會(huì)務(wù)組，便于管理，同時(shí)房間的長(zhǎng)話一定說(shuō)清楚只有會(huì)務(wù)方的總指揮才有資格給開(kāi)長(zhǎng)話，這個(gè)有時(shí)候很重要，有的客人不自覺(jué)，冒充會(huì)務(wù)組人員要求總臺(tái)開(kāi)長(zhǎng)途，結(jié)果有一次一個(gè)企業(yè)搞會(huì)議，光電話費(fèi)就多付了2000多元，悔之不及呀。 類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。 “禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿打電話和走動(dòng)”等警示語(yǔ)分別貼在會(huì)場(chǎng)明顯處。引導(dǎo)牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。會(huì)場(chǎng)的選擇與布置應(yīng)同時(shí)考慮會(huì)場(chǎng)色調(diào)對(duì)來(lái)賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會(huì)場(chǎng)，在那個(gè)環(huán)境里呆長(zhǎng)了會(huì)使人煩躁，一般以藍(lán)色何淺灰色為主。 B在當(dāng)?shù)乇容^知名：會(huì)場(chǎng)不一定要有特別高的檔次，但一定要在當(dāng)?shù)匦∮忻麣?；有時(shí)候特別高的檔次反而會(huì)起到反作用，因?yàn)橥顿Y者越來(lái)越明白羊毛出在羊身上的道理，過(guò)渡的檔次會(huì)使他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務(wù)承諾嗎？ 發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間不能與會(huì)議時(shí)間相距太久，也不能太近。 五、 會(huì)后總結(jié) 一、 招商會(huì)結(jié)束來(lái)賓的撤離與返程安排 十一、 用餐時(shí)注意事項(xiàng) 七、 溝通組的工作流程 三、 接站組的工作流程（需要配合完成） 五、 工作人員提前進(jìn)駐會(huì)場(chǎng) 一、 資料的準(zhǔn)備 三、 會(huì)前費(fèi)用預(yù)算（需要各個(gè)部門配合完成）招商會(huì)是一門集公關(guān)、宣傳、造勢(shì)為一體的綜合學(xué)科，設(shè)計(jì)到公司的很多部門，招商會(huì)流程確定關(guān)系到前期籌備期的職責(zé)劃分， 職責(zé)和分工的細(xì)化是招商會(huì)成功的基礎(chǔ)。 招商會(huì)運(yùn)籌期： 四、 接聽(tīng)電話的技巧 二、 人員分組與協(xié)調(diào) 招商會(huì)運(yùn)作期： 四、 會(huì)場(chǎng)組的工作流程 八、 主持人的工作流程 十二、 員工如何合理休息 二、 會(huì)務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng)（需要配合完成） 六、 宣傳材料編輯與制作現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)招商信息的發(fā)布也是一條方便快捷的途徑。 發(fā)布注意事項(xiàng)：內(nèi)文一定要反復(fù)校對(duì)，以免出錯(cuò)；發(fā)布版面一定要選擇效果好的版面，另外版面設(shè)計(jì)一定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的分辨出廣告的位置；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話到少留兩部以上，確保每個(gè)咨詢者能充分了解招商內(nèi)容。 二、 會(huì)場(chǎng)的選定及布置 C具備同時(shí)開(kāi)會(huì)、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會(huì)議規(guī)模選擇不同的會(huì)議地點(diǎn)。（如不具備投影儀的會(huì)場(chǎng)則要提前與投影儀設(shè)備公司租用，一般一天的使用費(fèi)在500元左右，壓金可以爭(zhēng)取不交）就餐按當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是中、晚餐按10人臺(tái)計(jì)算，暈素搭配每桌不超過(guò)十二個(gè)菜，主食以當(dāng)?shù)亓?xí)慣搭配，上菜速度要合理，不能過(guò)長(zhǎng)；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以爭(zhēng)取免費(fèi)）；招商會(huì)后如安排聚餐，菜可適當(dāng)增加，酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒容易喝醉，使會(huì)議結(jié)束后的溝通不能順利進(jìn)行，所以會(huì)議后的聚餐通俗的講是喝好不能喝倒，尤其是自己?jiǎn)T工不能喝倒。 D會(huì)場(chǎng)的布置：為了增加會(huì)場(chǎng)內(nèi)的氣氛，條幅、海報(bào)、招帖是必不可少的。 從一進(jìn)會(huì)場(chǎng)開(kāi)始首先要有導(dǎo)引牌，如會(huì)場(chǎng)門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)大廳要有登記處，（區(qū)域招商會(huì)或小型會(huì)議為了減少人員分流可將登記處安排在會(huì)務(wù)組），有本次會(huì)議的主題導(dǎo)引牌、會(huì)務(wù)組導(dǎo)引牌、會(huì)場(chǎng)導(dǎo)引牌、會(huì)場(chǎng)至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、飲水區(qū)導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等，并由酒店專人負(fù)責(zé)前廳會(huì)議接待。 話接聽(tīng)程序：每一個(gè)接聽(tīng)招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽(tīng)表，詳細(xì)填寫各個(gè)項(xiàng)目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。 前臺(tái)接聽(tīng)電話的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。 對(duì)方如果詢問(wèn)招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個(gè)內(nèi)線沒(méi)有人接聽(tīng)，行政助理要詢問(wèn)對(duì)方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來(lái)后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電話給您”。比如說(shuō)：我下午查完后馬上給你回話，后來(lái)下午一忙就忘了，過(guò)來(lái)兩天再想起來(lái)打電話過(guò)去，對(duì)方說(shuō)不想作了，一個(gè)小小的失誤就有可能造成很大的損失，因?yàn)閷?duì)方會(huì)想你連這點(diǎn)的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營(yíng)銷服務(wù)承諾呢。 超過(guò)自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級(jí)有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對(duì)