會議管理指引手冊-全文預(yù)覽
【正文】 互相總結(jié)對方的觀點(diǎn)，以更好了解彼此的意見，并發(fā)現(xiàn)雙方一致同意的方面?！窆膭钶喠靼l(fā)言?！褚蛞庖姴灰恢露l(fā)生爭論。評價項(xiàng)目評分低高1．我是以客觀角度評價本次例會1 2 3 4 52．我在會前就清楚本次例會的目的和議程1 2 3 4 53．本次例會對上次例會承諾進(jìn)行跟蹤，并有鮮明的獎懲管理動作1 2 3 4 54．本次例會嚴(yán)格按照事先明確的開始時間執(zhí)行1 2 3 4 55．本次例會嚴(yán)格按照事先明確的結(jié)束時間執(zhí)行1 2 3 4 56．我能在例會中自由發(fā)表我的看法1 2 3 4 57．會議過程中，有清晰的決策產(chǎn)生1 2 3 4 58．我在會議結(jié)束后，很清楚我要做什么1 2 3 4 59．我在會議結(jié)束后，很清楚我的同事要做什么，以及他/她需要我支持什么1 2 3 4 510．我認(rèn)為本次例會很有效。（五）讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作會議主席要利用參會者都能看到的工具（筆記本+投影機(jī)、白板或大白紙），引導(dǎo)成員完成下面行動表單。事情可能發(fā)生變化（理由）。”●“我們最終還是作出了決定（事實(shí)），這真讓人舒了一口氣（感受）。”●“我可以負(fù)責(zé)匯報這個計(jì)劃。這是個大膽的計(jì)劃（事實(shí)）?！边_(dá)成共識（Agree）●“即使你以前遇到過麻煩，但我相信這次你一定能妥善處理（維護(hù)自尊）?！薄瘛爱?dāng)然，我有一些建議?！薄瘛澳阌惺裁唇ㄗh？”●“針對這一問題，你會首先采取哪些步驟？”●“我們來看看有沒有其它方案。讓我們把它記下來?！薄瘛笆紫茸屛衣犅犇愕目捶?，然后我再告訴你我的意見?！薄瘛帮@然這一變動（事實(shí)）使你們大家都感到泄氣（感受）。”●“謝謝你收集了所有這些資料。”●“我們今天沒有太多時間，所以我希望大家都能把注意力放在實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)上?！保ňS護(hù)自尊）●“我很高興你能參加會議?！薄澳氵@個點(diǎn)子讓我想到。（三）例會中發(fā)言技巧 在部分公司的例會中，我們發(fā)現(xiàn)部分參會者在表達(dá)不同看法時，要么言辭激烈，要么沉默對抗。）（二）發(fā)例會通知 會議通知一定要具體，良好的通知體現(xiàn)出會議方案人精心的設(shè)計(jì)和組織，有利于讓每一位參會者提前了解要結(jié)論的議題、時間分布及有關(guān)人員。2． 分享公司/系統(tǒng)會議中最新的戰(zhàn)略方向、政策及行動要求：（1）傳達(dá)公司/系統(tǒng)有關(guān)文件、要求，并布置相關(guān)安排；（2）需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)正式發(fā)文中制度傳達(dá)、促進(jìn)彼此討論、學(xué)習(xí)，督促落實(shí)和執(zhí)行；（3）對近期公司/系統(tǒng)/部門內(nèi)發(fā)生的事件和涉及人員，明確管理人員的態(tài)度和觀點(diǎn)，說明什么是公司提倡的行為，什么是不提倡的行為，以便于員工明確確認(rèn)價值觀。參會者應(yīng)自行記錄與自己有關(guān)的決議事項(xiàng)，以便盡早開展工作；l 對于會議通過的決議，責(zé)任人應(yīng)落實(shí)執(zhí)行；l 參與者有義務(wù)就會議內(nèi)容與系統(tǒng)、部門內(nèi)同事進(jìn)行溝通分享；l 下一次會議之前，檢查和回顧上一次會議成果，對于時間和質(zhì)量未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)說明原因。3．不遲到，不早退，不開小差l 參會者遲到，需接受懲罰處理。（二）會議守則守則的目的在于降低工作中的會議成本，提高會議效率。大家似乎也都下意識地認(rèn)為：大多數(shù)會議是在浪費(fèi)時間、效果欠佳、勞而無功。會議管理指引手冊目 錄說明 1一、會議管理的重要意義 2（一）會議管理成為公司快速發(fā)展的屏障 2（二）公司會議守則 2二、例會工具總表和角色建議 3三、例會前的準(zhǔn)備 3（一）制定部門例會制度 3（二）發(fā)例會通知 4四、例會中的過程管理 5（一）例會管理八要素 5（二）會議紀(jì)要表 6（三）例會中發(fā)言技巧 6（四）如何形成決策 8（五）讓每個人都很清楚自己在會后要做的工作 8（六）參會人員會議評價表 8（七）主持人例外情況處理 9五、例會后的跟蹤管理 12說明：本手冊的直接使用者是公司的各級管理人員，其他從事項(xiàng)目管理和協(xié)調(diào)的同事均可以參考使用；本手冊將首先在各部門層面例會進(jìn)行試行，如收效良好將考慮在全部會議中推廣使用；在您閱讀本守則后，為鼓勵形成工作習(xí)慣，人力資源系統(tǒng)將在一個月后對例會效果進(jìn)行跟蹤，并聽取各方意見和反饋，以便對手冊進(jìn)行改進(jìn)：跟蹤對象：各級部門經(jīng)理，各項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤內(nèi)容：部門例會制度，例會通知，會議紀(jì)要，參會人員評價本手冊中所提到和運(yùn)用的工具只是希望能夠培養(yǎng)參會人員良好的會議習(xí)慣，不具有獨(dú)占性和排他性。有人說所謂開會就是人們大聲說話卻又說不出什么來，會議結(jié)束后，多數(shù)人并不十分明確自己的行動目標(biāo)、資源及時間期限；也有人說開會沒有完全理解或者認(rèn)同結(jié)論，自己的想法和建議沒有機(jī)會充分表達(dá)。本手冊對于那些關(guān)心提高會議效率的組織者及團(tuán)隊(duì)來說尤其有用
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