會(huì)議管理指引手冊(cè)-在線瀏覽
2025-08-09 03:21本頁(yè)面
【正文】 備例會(huì)進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要表時(shí)間管理：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，PS技巧，控制跑題引導(dǎo)討論技巧：IG和KP技巧現(xiàn)地現(xiàn)物，當(dāng)場(chǎng)決策，明確執(zhí)行人充分發(fā)表意見(jiàn)，會(huì)上不開(kāi)口，會(huì)后免再提對(duì)事不對(duì)人例會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議評(píng)價(jià)表2日內(nèi)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要表監(jiān)督執(zhí)行情況對(duì)執(zhí)行不力現(xiàn)象態(tài)度鮮明堅(jiān)決執(zhí)行三、例會(huì)前的準(zhǔn)備（一）制定部門例會(huì)制度各部門可以根據(jù)自身實(shí)際情況，制定出本部門的例會(huì)制度。例會(huì)主要內(nèi)容：1． 跟蹤上次例會(huì)的執(zhí)行情況：（1）對(duì)執(zhí)行到位的人員、團(tuán)隊(duì)、事件要給予明確肯定；（2）對(duì)沒(méi)有按期限達(dá)成目標(biāo)的人、事件要鮮明的指出，輔助/督促完成補(bǔ)救的時(shí)間和方案。3． 討論擬定議題：注意不同的議題可以使用不同的方法，注重引導(dǎo)技巧（Facilitation Skill）的應(yīng)用，以提高討論溝通效率，在過(guò)程中注重“例會(huì)管理八要素”，成功運(yùn)用“發(fā)言技巧”、“形成決策的方法”，同時(shí)注意“例外情況的處理”。（上述議題可根據(jù)具體的安排、方便來(lái)調(diào)整順序執(zhí)行。部門例會(huì)通知會(huì)議日期和時(shí)間：會(huì)議主持人：參會(huì)人員：記錄人：會(huì)議議題發(fā)言人討論時(shí)間1. 追蹤上次例會(huì)的執(zhí)行情況分鐘2. 分享：公司最新動(dòng)態(tài)信息（例如：戰(zhàn)略、政策和活動(dòng)）；個(gè)人工作進(jìn)展分鐘3. 討論擬定議題（請(qǐng)明確每個(gè)議題的目的，例如：是通報(bào)？是分享討論？還是有決策結(jié)果？） 1) 2) 3)分鐘分鐘分鐘4. 達(dá)成行動(dòng)結(jié)論分鐘分鐘四、例會(huì)中的過(guò)程管理（一）例會(huì)管理八要素一、會(huì)議主持人的首選是經(jīng)理本人，待例會(huì)的形式逐步理順下來(lái)后，可以考慮讓部門同事?lián)屋喼抵飨?；二、例?huì)通知通常由主持人發(fā)放；三、例會(huì)開(kāi)始前，記錄人員先將此次會(huì)議應(yīng)出席人數(shù)、實(shí)到人數(shù)，及議程標(biāo)示在白板上，一目了然；四、例會(huì)進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)程序是：1．上次例會(huì)中承諾事項(xiàng)的追蹤；2．分享最新信息；3．議題呈現(xiàn)和討論；4．臨時(shí)議題討論；5．宣讀行動(dòng)結(jié)論。（二）會(huì)議紀(jì)要表年月份部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要人參會(huì)人員遲到人員本次會(huì)議主要內(nèi)容本次會(huì)議主要結(jié)論后續(xù)需要推進(jìn)落實(shí)的工作工作執(zhí)行人完成時(shí)間下一次例會(huì)的時(shí)間、主題年月日會(huì)議結(jié)束后需在一天內(nèi)，有記錄人員按固定格式撰寫會(huì)議紀(jì)要，讓經(jīng)理先行過(guò)目確認(rèn)，兩天內(nèi)通知相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)人和參會(huì)成員。那么，如何有效發(fā)表自己的看法，并且得到對(duì)方認(rèn)可和幫助呢？有一個(gè)有效的辦法：把問(wèn)題擺在我們的對(duì)面，而不是我們之間（多用KP技巧）；我否定的是你的部分觀點(diǎn)，而不是你整個(gè)人。它的好處是。；（不要講“不過(guò)、但是”）講你自己的想法。 維護(hù)自尊（KP1）善意回應(yīng)（KP2）參與（KP3）分享（KP4）支持（KP5）開(kāi)展討論（Open）●“我認(rèn)為你能在討論中發(fā)揮很大作用。我們需要借助你的專業(yè)知識(shí)。”●“上次會(huì)議以后，我們?nèi)〉昧撕艽筮M(jìn)展（事實(shí)），這可真令人高興（感受）?！薄瘛澳銓?duì)議程有什么問(wèn)題嗎？”●“我想，我們必須記住的最重要一點(diǎn)是我們?cè)谶@里討論是為了…（觀點(diǎn)）”●“我想我們之所以開(kāi)會(huì)是因?yàn)椤ɡ碛桑薄瘛拔业娜蝿?wù)是引導(dǎo)會(huì)議討論，但解決方案必須由你們自己決定。至于如何履行這些責(zé)任，我想聽(tīng)聽(tīng)你們的意見(jiàn)”澄清資料（Clarify）●“這里倒用不上這些信息，不過(guò)我們要找的正是這種類型的資料（維護(hù)自尊）。你辛苦了（加強(qiáng)自信）。我們正在處理的問(wèn)題確實(shí)非常棘手（事實(shí)）?！薄瘛澳阍趺礃?，（姓名）？這對(duì)你們團(tuán)隊(duì)有什么影響？”●“（姓名）？，你有什么情況要補(bǔ)充嗎？”●“我擔(dān)心我們?nèi)耘f沒(méi)有了解整個(gè)情況（感受）。它似乎與我們收集的其它數(shù)據(jù)不太符合（理由）?！薄瘛拔抑?，要記起發(fā)生的每一件事很難。”發(fā)展（Develope）●“我想，在你提的建議中，部分內(nèi)容對(duì)我們還是有用的（維護(hù)自尊）”●“這個(gè)想法真不錯(cuò)（加強(qiáng)自信）?！薄瘛拔伊私饽銥槭裁磿?huì)感到有壓力（感受）?！薄瘛拔覀冏罱K總算想出了一些建議（事實(shí)），這讓人感覺(jué)真不錯(cuò)（感受）。我以前曾提出過(guò)那個(gè)建議，不過(guò)我的建議被否決了（理由）。不過(guò)這確實(shí)管用（感受）。不過(guò)還是你最了解自己的工作。我們?cè)儆懻撚懻摽础！薄瘛澳銦o(wú)疑是實(shí)施這項(xiàng)建議的最佳人選（加強(qiáng)自信）?！薄瘛拔夷芾斫饽銥槭裁磿?huì)有點(diǎn)擔(dān)心（感受）。”●“（姓名），這是你提出來(lái)的建議。”●“我有信心，我們一定能實(shí)現(xiàn)這個(gè)計(jì)劃（感受）。不過(guò)，你為制定計(jì)劃付出了那么多努力，應(yīng)該由你來(lái)進(jìn)行匯報(bào)?！薄瘛叭绻麤](méi)有你們，我們不可能解決這個(gè)問(wèn)題（加強(qiáng)自信）?！薄瘛叭绻蚁氲?jīng)]有人能幫我（事實(shí)），我一定會(huì)著急的（感受）。”●“我想等等看。”●“先試試吧，我們?cè)谙麓闻e行會(huì)議時(shí)再討論討論它的效果?！保ㄋ模┤绾涡?
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