《秘書工作交流》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 工作 、 責(zé)任及其他的附屬工作 。先做 緊迫而重要 的事，再做 不緊迫而重要 的事，其次才是 緊迫而不重要 的事， 不緊迫而不重要 的事擺在最后。對(duì)于普通的會(huì)議，應(yīng)提前 3060分鐘給予提醒； ? 控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響后面的日程； ? 記住近期需要回避的人物，妥善應(yīng)對(duì)。在會(huì)議前一天特別通知重要人員，以確保他們到會(huì)（可請(qǐng)相關(guān)人員的秘書協(xié)助） ? 會(huì)務(wù)人員分工 ? 會(huì)前踩點(diǎn) ? 會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)務(wù)任務(wù)進(jìn)度跟蹤（參考 《 會(huì)務(wù)執(zhí)行表 》 ） 食 詢價(jià) / 確認(rèn)菜單 / 餐前落實(shí) / 押金退回 住 詢價(jià) / 預(yù)訂 / 房間分配 / 房間登記 / 消費(fèi)結(jié)算 行 確認(rèn)需求 / 距離 / 預(yù)訂 / 交通圖 / 車輛分配 / 車輛調(diào)度 / 消費(fèi)結(jié)算 會(huì)議組織（外部） ? 會(huì)議前（當(dāng)日） ? 檢查你的計(jì)劃 ? 確保早到，有足夠時(shí)間處理現(xiàn)場(chǎng) ? 提供會(huì)議流程手冊(cè) ? 實(shí)時(shí)跟蹤程序 ? 不輕易改變計(jì)劃 ? 隨時(shí)可以取用必要的工具 ? 了解設(shè)施在何處 ? 有所有人員的通訊錄 ? 與后勤支持人員保持即時(shí)聯(lián)絡(luò) 會(huì)議組織（外部） ? 會(huì)議中 ? 簽到登記 ? 強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律 ? 明確會(huì)議議程 ? 明確會(huì)務(wù)人員 ? 會(huì)議記錄 ? 有效利用會(huì)議場(chǎng)所附帶的資源 ? 協(xié)助演示 ppt ? 控制會(huì)議進(jìn)度 ? 警惕意外事件 ? 會(huì)議后 ? 滿意度調(diào)查 ? 清理會(huì)場(chǎng)，回收保密會(huì)議資料 ? 會(huì)議費(fèi)用結(jié)算 ? 發(fā)布會(huì)議紀(jì)要 ? 會(huì)務(wù)總結(jié) ? 跟蹤決議的執(zhí)行結(jié)果 完美的計(jì)劃能夠防止粗劣的效果 組織外部會(huì)議常用表單 ? 會(huì)議需求表 ? 會(huì)議預(yù)算表 ? 與會(huì)人員聯(lián)絡(luò)信息表 ? 會(huì)務(wù)工作物品清單 ? 住房登記表 * ? 會(huì)議簽到表 ? 車輛調(diào)度表 * ? 會(huì)務(wù)執(zhí)行表 ? 會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表（結(jié)合預(yù)算表） 組織會(huì)議必須掌握的知識(shí) ? 公司對(duì)于差旅、會(huì)議的相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定 ? 會(huì)議議程的擬定方法 ? 會(huì)議設(shè)備的使用 ? 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 ? 會(huì)議準(zhǔn)備不充分的后果 ? 會(huì)議資源的安全與保密措施 ? 會(huì)議記錄的技巧 ? 食宿、交通的安排技巧 ? 費(fèi)用借支、結(jié)算的流程 ? 會(huì)議文件歸檔的方法 避免失敗的會(huì)務(wù)組織 ? 會(huì)前頭腦風(fēng)暴，充分假想 ? 會(huì)中察覺隱患，迅速行動(dòng) ? 會(huì)后自我檢討，吸取經(jīng)驗(yàn) Say sorry! 練習(xí) 頭腦風(fēng)暴： 外部會(huì)議可能出現(xiàn)的意外有哪些 ? 日程安排技巧（ 1） ? 了解上司的作息習(xí)慣和身體狀況，適應(yīng)其工作節(jié)拍安排日程； ? 了解上司日常工作習(xí)慣、近期工作的重點(diǎn)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，觀察他們的工作重心與興奮點(diǎn)； ? 多與上司溝通交流，第一時(shí)間掌握他們的新安排，保證自己記錄的日程表與上司的實(shí)際日程一致； ? 日程安排有張有弛，不應(yīng)太緊，也不宜太松； ? 計(jì)劃好的事情立即寫入上司日程，更新日程表，以免安排沖突； ? 明確日程的優(yōu)先級(jí)，在協(xié)調(diào)時(shí)
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