【正文】 果不是絕對必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來處理這5個(gè)階段將大有收獲。另一些人一時(shí)作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對其結(jié)果的有效管理，從而喪失了思考的價(jià)值所在。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地?！说玫诙?橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。就像萬有引力無時(shí)不在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲器。你沒有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對它情有獨(dú)鐘。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（blackbelt）水準(zhǔn)的管理模式。我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。你也許會對自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件?！叽睦蛭医佑|過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。對于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻?！ＥD諺語在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動?；蛘弋?dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本時(shí)，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。過程：管理你的行動.你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。在一次研論會臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識中浮現(xiàn)出來。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外：*你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；*你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么；*你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒?！毙袆觼碓从谒枷??！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識工作者工作效率的關(guān)鍵性問題?！爸R工作”的本質(zhì)歡迎參與到“知識工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。當(dāng)然，事情還沒有結(jié)束呢。設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動力放大1000倍時(shí)將會是怎樣的一番景象。現(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動是什么?；蛟S你剛剛繼承一筆600萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。任何一件你認(rèn)為沒有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中——必須經(jīng)?；卦L并且清理它。任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是“雇傭一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。即使那些并沒有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀?！R克很可能你當(dāng)時(shí)感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。不能處理好自己的電子郵件、員工、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。蕩秋千就是這樣一種到達(dá)了的境界。而過于用力又會阻礙船速。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。蘭伯特（CraigLambert）曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water，霍頓在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個(gè)人都可能獲得這種狀態(tài)。布朗熱（NadiaBoulanger）讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？這是有可能實(shí)現(xiàn)的。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。關(guān)注價(jià)值觀并不會使你的生活變得簡單。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴(yán)重的干擾作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付一個(gè)普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來。這包括對行動對象和時(shí)機(jī)的判斷。狂風(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔(dān)和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。我們不得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。由于工作職責(zé)很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機(jī)會在相當(dāng)長的一段時(shí)間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。今天，許許多多大公司的運(yùn)作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結(jié)果，我們這個(gè)獨(dú)立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個(gè)專門的委員會轉(zhuǎn)發(fā)來的電子郵件，結(jié)果導(dǎo)致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄精密的工具。德魯克（PeterDrucker）所恰如其分地描述的那種“知識工作”（knowledgework）。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但是同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來越大的壓力。在僅僅一周的時(shí)間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個(gè)領(lǐng)域中去。你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場。（2）訓(xùn)練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變(paradigmshift)。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。在本書中，我自始至終地提及針對這些資料所開展的培訓(xùn)工作和研討會。你早已經(jīng)掌握了如何關(guān)注問題，如何把它們記錄下來，如何判定成果和行為，以及如何回顧各種選擇并作出決定。描述了當(dāng)你把這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產(chǎn)生的形式更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式提出了這些方法論。我在《盡管去做》一書中所討論的簡單性和高效性最好成為你在生活中實(shí)時(shí)的親身體驗(yàn)，因此，本書必須將工作流程管理法的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來。我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這個(gè)信息，同時(shí)在學(xué)校也存在著這種需求。而無數(shù)的商業(yè)人士之所以成功，是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的機(jī)遇，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問題。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。當(dāng)我逐漸地成熟起來，我發(fā)現(xiàn)了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長旅途中，沒有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會、一流的個(gè)人計(jì)劃手冊或者個(gè)人使命的宣言，可以簡化你的工作或者代替你作出選擇。A在第二種情況下，你希望能夠盡快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問題。你完全有可能在快樂地享受生活的同時(shí)，高效地處理工作上的事務(wù)。同時(shí)擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。第三部分 事半功倍的幾個(gè)竅門 171第十一章 竅門1：養(yǎng)成收集和自省的習(xí)慣 172焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導(dǎo)致的后果。第八章 檢查階段：回過頭看看 142只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率 69第四章 確定時(shí)間、空間和工具 70提升個(gè)人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。盡管去做—［美］戴維第三章 縱向管理：巧妙制定工作計(jì)劃 47當(dāng)著手處理平凡瑣事的時(shí)候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。第七章 管理階段：建立好清單 112在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。第十三章 竅門3：關(guān)注結(jié)果 190沒有明確任務(wù)的展望充其量只是一個(gè)夢想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的滋味，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)?！狫根據(jù)20多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我可以斷言，沒有一種萬能的解決方案。不過，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過采取某些措施來提高效率和完善個(gè)人管理。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在工作臺邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經(jīng)過幾個(gè)小時(shí)的苦苦奮斗，還存在著一大堆沒來得及回復(fù)的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他人處理的任務(wù)，會后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個(gè)人工作。我們急需積極而正確的工作標(biāo)準(zhǔn)，來吸引和挽留精英和奇才們。只有這樣，我們才能夠充分地利用機(jī)遇，積極、長久地為這個(gè)世界增添價(jià)值。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。此外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng)建議都是簡單易行的，根本沒有涉及任何的新技能。我希望能夠激勵(lì)你把它們納入一個(gè)令你為之振奮的全新的行為模式中。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。”第一部分 通向從容之道第一章 新情況，新做法可能有這樣一種情況：一個(gè)人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。凱克奇（DavidKekich）我在這里所介紹的方法主要基于兩個(gè)目的：（1）抓住所有一切需要處理的事情（現(xiàn)在的、以后的、將來某時(shí)的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。為推動這一方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門。許多人把“工作”和“個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開來，但我不是這樣：對于我來說，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓(xùn)一名客戶的工作。問題：新的要求，匱乏的資源這些日子以來，幾乎我遇到的每個(gè)人都感嘆自己要處理的事情過于繁多，而且總是缺乏足夠的時(shí)間來一一搞定。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。僅僅在20世紀(jì)的后50年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動轉(zhuǎn)變?yōu)楸说貌祭镞B特（Ashley Brilliant）以前，工作是一件不言而喻的事情。我所認(rèn)識的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。另一個(gè)問題是，工作缺乏明確的邊界導(dǎo)致每一個(gè)人的工作量加大。我經(jīng)常在研討會上提問：“你們當(dāng)中，有誰做的是招聘你的時(shí)候要你做的事情？”很少有人舉手。，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度