【正文】 努力。優(yōu)柔寡斷需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。若無不妥，稍為修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。始終有禮貌地傾聽他們的評(píng)論，尊重他們，而不管你對(duì)他們的想法有何看法。表示不耐煩：身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。右邊的女士是一個(gè)很好的聆聽者，她的身體語言顯示出她對(duì)談話很感興趣。不要在他們?cè)斒鍪虑闀r(shí)中途打斷或催促。l 與會(huì)者在會(huì)上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽發(fā)言的人感到不快。清晰 簡(jiǎn)明 積極在會(huì)議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要——有時(shí)甚至更重要。如果會(huì)議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。小提示51：開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。l 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以要一次成功。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。通過目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書寫紙疊放有序自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過程。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。傾聽別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。談判的對(duì)象可能不是具體有形的物體，而可能是對(duì)特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的幫助。小提示48：會(huì)前向其他與會(huì)者簡(jiǎn)單介紹議題的情況。會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見地且有效的發(fā)言。l 會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題。小提示46：會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。欠缺的計(jì)劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能專注于會(huì)議的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。如果使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙重預(yù)定。4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。小提示43：會(huì)議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。會(huì)議桌周圍的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。小提示40：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽光下?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。但并不一定要這樣排座。自由討論：如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。面對(duì)面就座：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。如果你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的正式程度。與會(huì)者座位的安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。開會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。小提示35：找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。記住你的會(huì)議目標(biāo)。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理?！?洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。小提示33：把有潛在問題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)?！?出席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人 。在某種場(chǎng)合增加幾分的力。需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。● 如果保密是重要的，這類會(huì)議室很有用?！?可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。小提示32：確定電話已被移出會(huì)議室。在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè)舒適的問題，而且要使與會(huì)者感覺到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。⒈決定需要在會(huì)上提出的問題。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的同意。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論?！?議程中關(guān)于會(huì)議的主要目的應(yīng)盡量明確● 全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求● 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序● 時(shí)間。在為類似會(huì)議編寫議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。你會(huì)發(fā)現(xiàn)與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。小提示25：避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會(huì)，例如緊接在午餐之后。● 會(huì)前向全體與會(huì)者提供書面的背景材料。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)?！?他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。若某些與會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)間，并使會(huì)議易于控制。另一些人可以提供專門的技巧或建議。小提示21：考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。 積極的行為 消極的行為會(huì)議開始一次討論議程上的問題獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見果斷而積極地開始與會(huì)者遲到把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會(huì)者有效地提出建議與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見都探討過概括要點(diǎn)并取得一致會(huì)議沒有結(jié)果允許其繼續(xù)爭(zhēng)吵爭(zhēng)吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標(biāo)做出決定結(jié)束會(huì)議第2章 準(zhǔn)備會(huì)議花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以”其他事宜”）開始進(jìn)行時(shí)，與會(huì)者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問題。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。小提示18：會(huì)前爭(zhēng)取來自可能的同盟者的支持。公開的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會(huì)解決問題例如應(yīng)付不滿。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。有多種類型的會(huì)議正式的和非正式的，每一種類型適合于一種特定的目的，因此在你開始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。英語的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語不是英語的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少需要熟練的語言運(yùn)用。小提示12：通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會(huì)議。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)候召開。所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議?！衲陼?huì)允許股東向公司董事提問，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開會(huì)議。●在外部會(huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問題?！癯?wù)委員會(huì)定期召開會(huì)議來履行授權(quán)給它的任務(wù)。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行——這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。會(huì)議類型特點(diǎn)會(huì)議類型特點(diǎn)董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加——董事會(huì)通常由董事組成。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，安排專人記下與會(huì)者提出的想法，這種書面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺不 服，或者要他們?cè)陂_放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。確定會(huì)議目的 決定會(huì)議需要多少時(shí)間 保證有關(guān)人員出席非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會(huì)的形式。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。另一個(gè)需要考慮的問題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)摹⒂斜匾獧?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。要預(yù)先決定所要召開會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明了。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。然而，有許多會(huì)議沒有必要召開，例如小組會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。？大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力。散見于全書的101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。欣德爾（Tim Hindle）是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。目 錄引 言 2第1章 有效利用會(huì)議 2？ 2 3 4 5 6 7 8第2章 準(zhǔn)備會(huì)議 10 10 11 12 15 17第3章 出席會(huì)議 18 18 19 20 21 23評(píng)估與會(huì)技巧 24第4章 主持會(huì)議 24 25 26 27 28 30 32 34 36主持能力自測(cè) 37會(huì)議管理若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面。蒂姆不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。第1章 有效利用會(huì)議開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢，因此只有在必要時(shí)才召開會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會(huì)議。成功的會(huì)議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。另外還需計(jì)算召開會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。Q每個(gè)人都明確開會(huì)的目的嗎？Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？Q是否有比開會(huì)更好的方法不提出問題？Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見？Q使用各種視覺輔助手段是否有利于會(huì)議？無論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問題的討論時(shí)間。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開會(huì)議。只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語言風(fēng)格和輕松的身體語言為特征。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。由一小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。董事會(huì)通常定期召開會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來討論公司事務(wù)。有些大會(huì)對(duì)公眾開放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。常務(wù)委員會(huì)會(huì)議常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)績(jī)的年度評(píng)審。外部會(huì)議一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來訪的行業(yè)工會(huì)談判代表。專門委員會(huì)會(huì)議公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專門委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問題。年會(huì)（AGM）年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過去一年的事務(wù)和未來的計(jì)劃。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來與公眾討論各類事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎?，以討論未來的發(fā)展。臨時(shí)股東大會(huì)（EGM）如果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開臨時(shí)股東大會(huì)。管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。