【正文】 何看法。一個堅定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。優(yōu)柔寡斷需要做出決定時，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會議。最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對主席的期望，并讓他有機(jī)會改進(jìn)當(dāng)時狀況。會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。在會議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。1． 任命主席：SR。備忘錄應(yīng)清楚指出每個項目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行。協(xié)調(diào)備忘錄是會議秘書的工作。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。 1 2 3 47 會上我仔細(xì)傾聽他人說些什么。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會找到實用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會議的技巧。他有權(quán)控制會議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項事務(wù)。l 應(yīng)付不同風(fēng)格和類型與會者的靈活性。主席可對正式或非正式會議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會議中保持中立是極為重要的。2． 允許所有派別對正在討論的主題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。施壓集團(tuán)可能會支配公眾會議，而關(guān)系到某個有爭議的問題，如工資時，幾乎每一個會議上都有直言不諱的支持者和反對者。在一個具有重要戰(zhàn)略意義的會議之前，關(guān)鍵與會者會籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。與會者的策略主席的對策各個擊破這種手段是會前在與會者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對抗。準(zhǔn)確掌握會議的節(jié)奏是主席的一個重要任務(wù)。不要浪費(fèi)時間去為遲到者作扼要重述，而讓他們在會議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。45分鐘的開會時間較理想，可使思想不集中的時間最少。主席應(yīng)當(dāng)使每個與會者清楚地了解會議的目的，這很重要。避免凌亂的小吃，不提倡會議上吃東西。表示不感興趣：與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。如果你自己能敏銳覺察到這些信號，就能利用這些積極的身體語言來估計一個或多個與會者何時已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時機(jī)。例如在中東。若你感覺到那些害羞的與會者不會通過他們的發(fā)言來促進(jìn)討論，就不要強(qiáng)迫他們發(fā)言。若必要，建議進(jìn)行一次最后的表決。小提示76：點(diǎn)到個人，并直接向他們提問題，以激起辯論。估計會議的氣氛，如果你看到與會者對某一特定行動都一致贊同，可不需投票而做出決定。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會導(dǎo)致會議秩序發(fā)生問題。不按照次序講話是一種常見的混亂。）當(dāng)辯論趨于白熱化時，不加思考的或者針對個人的評論往往成為火藥庫，導(dǎo)致摩擦和爭論進(jìn)一步加劇。l 若與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，則休會。l 要求該與會者離開，或趕他出去。l 會議的規(guī)章會隨會議的地點(diǎn)和參加者不同而變化。如果一場激烈的爭辯將會失控，你可以堅持通過投票解決問題。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來鬧事者停止無禮行為鬧事者自愿退出會場鬧事者被住處后平靜地離開鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開并引起混亂鬧事者進(jìn)一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會場強(qiáng)制鬧事者離開小提示81：通過改變會議的主題來改變會議的氣氛。當(dāng)議程上的全部事項均已討論過，并一致同意采取必要的行動時，主席該履行其結(jié)束會議的職責(zé)了。與會者有時策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會議提出有爭議的問題，或引入驚人的或未曾預(yù)料到的項目。4． 所有重要的事項都被記下并列入下次會議中。對于更加嚴(yán)重的混亂情形，會議可無限期延期。然而在美國，與會者希望主席用個人魅力和領(lǐng)導(dǎo)才能加與會以來取得一致意見。會前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會議?；謴?fù)大型會議的秩序，是困難的，尤其當(dāng)破壞是有預(yù)謀的時候。嚴(yán)重混亂與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。設(shè)伏與會者試圖暗中破壞會議，所以會議沒有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。使用一種平靜的有分寸的語調(diào)。公眾會議每個人開放，會議在公共場所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會地點(diǎn)進(jìn)行，則受組織者定下的規(guī)則約束。確保你的評論特別過分，而不僅僅是做表面文章。若你要達(dá)到一致通過，則可進(jìn)行多次投票。主席的責(zé)任是保證各個與會者以整個團(tuán)體的利益為重，必要時個人利益放在一邊，會上的每個人為著同一個目的工作。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動，改善狀況。采取行動抑制破壞性的信號，例如，企圖主宰討論的與會者發(fā)出的信號。密切注意的姿勢。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵參與。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。中間不休息的會議要獲得最佳效果，開會時間不要超過90分鐘。l 不能準(zhǔn)時結(jié)束會議會招致與會者反感。就完成會議所有議程來講，對總的時間進(jìn)行分配是很重要的。然而若一個關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會議。發(fā)怒有些人在會上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會議延期。4． 了解各種個性類型。害羞的與會者需要鼓勵參與會議，而盛氣凌人的與會者要加以限制。小提示67： 開會前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。若不能滿足這些條件，所作的決定會沒有約束力。然而，主席仍可通過允許詳細(xì)討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會議的結(jié)果。l 堅持正點(diǎn)開會及處理問題時的堅定性。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會議順利進(jìn)行，并成功完成。 1 2 3 4分析現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析來檢查你的能力。 1 2 3 45 我的身體語言顯示自信。評估與會技巧根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項，評估你出席會議時表現(xiàn)得有多好。4． 利用備忘錄就一個正在進(jìn)行的事項編一個情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。舉例：7月6日會議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。l 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。主席可獨(dú)自迅速實施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會者合作。主席公然表露的發(fā)怒很容易識別，但是壓抑著的怒火卻只能從語調(diào)和姿勢中被微妙地識別出來。類型如何識別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。小會上出現(xiàn)的問題通過坦誠的方法可以得到最好的解決。小提示54：用不同的詞匯使同一個觀點(diǎn)顯得更有趣味。避免打斷發(fā)言者，因為如果你的觀點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會顯得很愚蠢。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——讓他們把話講完。一個會議中你的參與程度在很大程度上決定于會議的規(guī)模。l 第一印象很重要。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。為確保你的信息傳遞到其他與會者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。這種交流會幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。你的會前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對其他與會者作些研究。小提示47：會議開始前擬定你的發(fā)言。利用休息，讓與會者在復(fù)會前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。若有必要，爭取技術(shù)支持。在會議場所，你可能只有有限的一點(diǎn)時間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。站在離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺上或坐在桌子后邊，會提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評估他們的態(tài)度。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對面。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。主席坐的位置決定了其他座位的意義。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。小提示37：在非正式的會議上用圓形會議桌。小提示36：考慮多個安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€。會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。即使在一個小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。● 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 有幾個原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。會議中心一個大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。● 你的全部參考資料在手邊。給年會設(shè)定一個使股東無法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。對于你本部門的會議，仍有一個選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個最適合你的需要。⒊將建議匯總到下一個草案中。小提示29：早些討論最重要的問題，此時與會者最有精神。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡短。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然。要點(diǎn)● 必須明確通知與會者關(guān)于會議的日期、時間、地點(diǎn)和會議的目的。提供意見：某些人因為正在參與某一特定事件，或者因為有經(jīng)驗，因而有資格向其他成員提供有用的意見。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h可以決定會議是否能達(dá)到目的。通過良好的準(zhǔn)備和全體與會者的參與，會議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。事先商定會議目標(biāo)有助于實現(xiàn)這些目標(biāo)。大會或小會都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會分成派系；小群人一起行動可能會更有效，但是思路比較狹窄。有效的聯(lián)系視頻會議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時。 跨文化商務(wù)交流中的常見障礙包括語言的不同、時區(qū)差異和國與國之間旅行時間的不同，以及文化期望的不同?，F(xiàn)在，利用實時音頻和視頻連接的視頻會議是一種被廣泛應(yīng)用的、對用戶友好程度正在提高的開會方法。小提示8：注意正式會議中的一切法律要求。公眾會議的議程通常只有一項供討論的主要議題。●許多公司董事會發(fā)現(xiàn)難以在一個月內(nèi)召開一次以上的會議，而專門委員會可以定期召開會議，而且只涉及必要的人員?！癯?wù)委員會要先向公司董事會報告，然后采取必要的行動。董事會會議由董事會主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的大會在大會上，通常就一個主題作幾個報告。一些會議，如年度全休會議，必須依法召開；其他的會議則是自定的，是為了做出一個特殊的決定或討論一個問題而召開。如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵性的目光接觸，來幫助你保持對會議的控制。另外，可以利用臨界時會議發(fā)布緊急通告。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場可能會妨礙討論。如果你主持會議，在會議開始時做飯就要概述這個會議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會者在整個會議期間都能牢記不忘。對于例行會議，應(yīng)每隔一段時間檢查一下這些會議是否仍符合一個實用目的而不是浪費(fèi)時間。小提示1：從一開始就要明確會議目的小提示2：如果不開會也能解決問題，就取消會議。要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。典型的會議有一個明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會者中傳閱。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會議。生動有力的提示幫助你處理實際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會議管理技巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊》、1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯?？墒蔷烤褂卸嗌贂h能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。開始時小組會議曾有一個明確的目標(biāo)，然而后來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機(jī)會。會議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果?！?透露住處信息或提供意見；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個會議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。如果你不需要參加整個會議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會議主席。小提示4：考慮一下，如果一個例行會議沒有如期舉行，會有什么后果。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。注意面部表情：因為與會者可能走神，他們的面部表情會真實地告訴做你這一點(diǎn)。利用非正式的頭腦風(fēng)暴會議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。有些國家的法律規(guī)定董事會必須共同行使權(quán)力。這類會議適用于大量人員在短時期內(nèi)交流信息與會者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會上披露?！穸聜兝眠@個機(jī)會尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計師，并討論未來的計劃和策略?！駪?yīng)提前一些時間向股東們發(fā)出臨時股東大會的通知，提前多少時間則隨國家而異。小提示9：在會議前，打電話給與會者，讓他集中到議題上來。小提示11：組織和舉行電話會議時，考慮世界各地的時差。電子郵件（）可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會議的類型。這樣規(guī)模的會議能鼓勵人們出席會議，因為與會者知道他們的意見能引起他與會者的注意。會議之前，考慮周到并詳細(xì)計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進(jìn)行。如果