【正文】 何看法。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。優(yōu)柔寡斷需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對(duì)主席的期望，并讓他有機(jī)會(huì)改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過(guò)程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書(shū)做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書(shū)面記錄。在會(huì)議過(guò)程中做筆記，然后再據(jù)其寫(xiě)出完整的備忘錄。1． 任命主席：SR。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行。協(xié)調(diào)備忘錄是會(huì)議秘書(shū)的工作。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。 1 2 3 47 會(huì)上我仔細(xì)傾聽(tīng)他人說(shuō)些什么。找出你的薄弱方面并參考本書(shū)的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會(huì)議的技巧。他有權(quán)控制會(huì)議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會(huì)議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。l 應(yīng)付不同風(fēng)格和類(lèi)型與會(huì)者的靈活性。主席可對(duì)正式或非正式會(huì)議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會(huì)議中保持中立是極為重要的。2． 允許所有派別對(duì)正在討論的主題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。施壓集團(tuán)可能會(huì)支配公眾會(huì)議，而關(guān)系到某個(gè)有爭(zhēng)議的問(wèn)題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會(huì)議上都有直言不諱的支持者和反對(duì)者。在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會(huì)議之前，關(guān)鍵與會(huì)者會(huì)籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。與會(huì)者的策略主席的對(duì)策各個(gè)擊破這種手段是會(huì)前在與會(huì)者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對(duì)抗。準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。45分鐘的開(kāi)會(huì)時(shí)間較理想，可使思想不集中的時(shí)間最少。主席應(yīng)當(dāng)使每個(gè)與會(huì)者清楚地了解會(huì)議的目的，這很重要。避免凌亂的小吃，不提倡會(huì)議上吃東西。表示不感興趣：與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。如果你自己能敏銳覺(jué)察到這些信號(hào)，就能利用這些積極的身體語(yǔ)言來(lái)估計(jì)一個(gè)或多個(gè)與會(huì)者何時(shí)已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時(shí)機(jī)。例如在中東。若你感覺(jué)到那些害羞的與會(huì)者不會(huì)通過(guò)他們的發(fā)言來(lái)促進(jìn)討論，就不要強(qiáng)迫他們發(fā)言。若必要，建議進(jìn)行一次最后的表決。小提示76：點(diǎn)到個(gè)人，并直接向他們提問(wèn)題，以激起辯論。估計(jì)會(huì)議的氣氛，如果你看到與會(huì)者對(duì)某一特定行動(dòng)都一致贊同，可不需投票而做出決定。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議秩序發(fā)生問(wèn)題。不按照次序講話是一種常見(jiàn)的混亂。）當(dāng)辯論趨于白熱化時(shí)，不加思考的或者針對(duì)個(gè)人的評(píng)論往往成為火藥庫(kù)，導(dǎo)致摩擦和爭(zhēng)論進(jìn)一步加劇。l 若與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，則休會(huì)。l 要求該與會(huì)者離開(kāi)，或趕他出去。l 會(huì)議的規(guī)章會(huì)隨會(huì)議的地點(diǎn)和參加者不同而變化。如果一場(chǎng)激烈的爭(zhēng)辯將會(huì)失控，你可以堅(jiān)持通過(guò)投票解決問(wèn)題。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來(lái)鬧事者停止無(wú)禮行為鬧事者自愿退出會(huì)場(chǎng)鬧事者被住處后平靜地離開(kāi)鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開(kāi)并引起混亂鬧事者進(jìn)一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會(huì)場(chǎng)強(qiáng)制鬧事者離開(kāi)小提示81：通過(guò)改變會(huì)議的主題來(lái)改變會(huì)議的氣氛。當(dāng)議程上的全部事項(xiàng)均已討論過(guò)，并一致同意采取必要的行動(dòng)時(shí)，主席該履行其結(jié)束會(huì)議的職責(zé)了。與會(huì)者有時(shí)策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會(huì)議提出有爭(zhēng)議的問(wèn)題，或引入驚人的或未曾預(yù)料到的項(xiàng)目。4． 所有重要的事項(xiàng)都被記下并列入下次會(huì)議中。對(duì)于更加嚴(yán)重的混亂情形，會(huì)議可無(wú)限期延期。然而在美國(guó)，與會(huì)者希望主席用個(gè)人魅力和領(lǐng)導(dǎo)才能加與會(huì)以來(lái)取得一致意見(jiàn)。會(huì)前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會(huì)議?；謴?fù)大型會(huì)議的秩序，是困難的，尤其當(dāng)破壞是有預(yù)謀的時(shí)候。嚴(yán)重混亂與會(huì)者開(kāi)始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。設(shè)伏與會(huì)者試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。使用一種平靜的有分寸的語(yǔ)調(diào)。公眾會(huì)議每個(gè)人開(kāi)放，會(huì)議在公共場(chǎng)所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會(huì)地點(diǎn)進(jìn)行，則受組織者定下的規(guī)則約束。確保你的評(píng)論特別過(guò)分，而不僅僅是做表面文章。若你要達(dá)到一致通過(guò)，則可進(jìn)行多次投票。主席的責(zé)任是保證各個(gè)與會(huì)者以整個(gè)團(tuán)體的利益為重，必要時(shí)個(gè)人利益放在一邊，會(huì)上的每個(gè)人為著同一個(gè)目的工作。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動(dòng)，改善狀況。采取行動(dòng)抑制破壞性的信號(hào)，例如，企圖主宰討論的與會(huì)者發(fā)出的信號(hào)。密切注意的姿勢(shì)。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵(lì)參與。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興。中間不休息的會(huì)議要獲得最佳效果，開(kāi)會(huì)時(shí)間不要超過(guò)90分鐘。l 不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)招致與會(huì)者反感。就完成會(huì)議所有議程來(lái)講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來(lái)再開(kāi)始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。發(fā)怒有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。4． 了解各種個(gè)性類(lèi)型。害羞的與會(huì)者需要鼓勵(lì)參與會(huì)議，而盛氣凌人的與會(huì)者要加以限制。小提示67： 開(kāi)會(huì)前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。若不能滿足這些條件，所作的決定會(huì)沒(méi)有約束力。然而，主席仍可通過(guò)允許詳細(xì)討論某些問(wèn)題，限制討論另外一些問(wèn)題，來(lái)影響會(huì)議的結(jié)果。l 堅(jiān)持正點(diǎn)開(kāi)會(huì)及處理問(wèn)題時(shí)的堅(jiān)定性。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會(huì)議順利進(jìn)行，并成功完成。 1 2 3 4分析現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來(lái)，查閱相應(yīng)的分析來(lái)檢查你的能力。 1 2 3 45 我的身體語(yǔ)言顯示自信。評(píng)估與會(huì)技巧根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)表現(xiàn)得有多好。4． 利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。舉例：7月6日會(huì)議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。l 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類(lèi)的解決辦法，而收集信息可能需同與會(huì)者合作。主席公然表露的發(fā)怒很容易識(shí)別，但是壓抑著的怒火卻只能從語(yǔ)調(diào)和姿勢(shì)中被微妙地識(shí)別出來(lái)。類(lèi)型如何識(shí)別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。小會(huì)上出現(xiàn)的問(wèn)題通過(guò)坦誠(chéng)的方法可以得到最好的解決。小提示54：用不同的詞匯使同一個(gè)觀點(diǎn)顯得更有趣味。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會(huì)顯得很愚蠢。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——讓他們把話講完。一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。l 第一印象很重要。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見(jiàn)。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。小提示47：會(huì)議開(kāi)始前擬定你的發(fā)言。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書(shū)寫(xiě)物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽(tīng)設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。站在離你的聽(tīng)眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。如果你是主席，盡力勸說(shuō)聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。主席坐的位置決定了其他座位的意義。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。小提示37：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。小提示36：考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問(wèn)題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要?？照{(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱；一扇門(mén)開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入?！?房間最好有窗，可以打開(kāi)或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。會(huì)議中心一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。● 你的全部參考資料在手邊。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無(wú)法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。對(duì)于你本部門(mén)的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問(wèn)題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。小提示29：早些討論最重要的問(wèn)題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。要點(diǎn)● 必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的。提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。通過(guò)良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見(jiàn)，但是這些成員可能會(huì)分成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。有效的聯(lián)系視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見(jiàn)面時(shí)。 跨文化商務(wù)交流中的常見(jiàn)障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同?，F(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開(kāi)會(huì)方法。小提示8：注意正式會(huì)議中的一切法律要求。公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。●許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi)一次以上的會(huì)議，而專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以定期召開(kāi)會(huì)議，而且只涉及必要的人員。●常務(wù)委員會(huì)要先向公司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)。董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來(lái)的大會(huì)在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。小提示1：從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的小提示2：如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。如果你能不斷地應(yīng)用本書(shū)所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979年以來(lái)一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，19941996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。可是究竟有多少會(huì)議能真正解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。開(kāi)始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢(qián)？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。● 透露住處信息或提供意見(jiàn)；● 發(fā)布指示；● 提出申訴和仲裁；● 做出決定或貫徹決定● 激發(fā)創(chuàng)意；● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。這類(lèi)會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上披露?！穸聜兝眠@個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來(lái)的計(jì)劃和策略?！駪?yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。小提示9：在會(huì)議前，打電話給與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。小提示11：組織和舉行電話會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。電子郵件（）可使你以很快的速度與頻率通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)送和接收書(shū)面信息。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會(huì)議的類(lèi)型。這樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見(jiàn)能引起他與會(huì)者的注意。會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。如果