企業(yè)行政管理之檔案管理-全文預(yù)覽
【正文】 長期 185 1－ 185 短期 250 1－ 250 …… ….. ……. ?在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。 全宗號 類別號 期 限 年 度 機(jī) 構(gòu) 件 號 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 全宗號 ：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫） 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 類別號 ：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為 A 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 年度 ：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。 文件排列 ? 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。 文件裝訂 ?裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。 ? 跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 ? 計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 ?對不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。 企業(yè)檔案的含義 企業(yè)檔案的分類 序號 內(nèi) 容 代號 1 企業(yè)管理性 檔案 A 2 基建檔案 B 3 科研檔案 C 4 產(chǎn)品檔案 D 企業(yè)檔案的分類 5 設(shè)備檔案 E 6 會計(jì)檔案 F 7 合同檔案 G 8 員工檔案 H 9 特殊載體檔案 J A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。主要包括文字、圖表、音像等。 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個步驟： 1 收集文件 7 文件著錄 2 區(qū)分年度 8 填備考表 3 劃分期限 9 文件裝盒 4 文件裝訂 10 打印目錄 5 文件排列 11 入庫裝箱柜 6 文件編號 收集文件 ?把反映本單位主要活動的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。具體如下： 區(qū)分年度 具體如下： ? 一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 ? 跨年度的會議，放在閉幕年。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊 ? 組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。 ? 盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。 文件編號 ?歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。件號應(yīng)做到不重號，不空號。 ?必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。如文件沒有題名或有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實(shí)際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重?cái)M，附于原題之后，外加“ [ ]”
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