【正文】 理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。 5． 5從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。 5．不歸檔文件材料的范圍 5． 1重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。 3． 5 新購(gòu)設(shè)備（包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)）在開箱時(shí)必須會(huì)同檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，于竣工后連同試驗(yàn)記錄等文件材料整理立卷歸檔。 3．歸檔時(shí)間 3． 1文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。 2． 4歸檔的文件必須是原件。 2．歸檔要求 2． 1歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。 十六、歸檔制度 為了完整系統(tǒng)地保存本單位在工作活動(dòng)中形成的各種門類和各種載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。（具體時(shí)間由各單位根據(jù)實(shí)際情況自行確定） 檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時(shí)責(zé)令有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 確定保管期限原則 對(duì)本單位有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映本單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。 十五、檔案鑒定和銷毀制度 為了保證庫(kù)藏檔案的質(zhì)量，保護(hù)好有價(jià)值，特別是有重要價(jià)值的檔案，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，特制定本制度。 檔案庫(kù)房要防止陽(yáng)光直射，庫(kù)房照明光源應(yīng)用白熾燈。 定期每半年進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案，要 及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 外單位人員借閱本室檔案須持有所在單位介紹信和本人工作證，并辦理有關(guān)手續(xù)。 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。 本單位人員在檔案室內(nèi)查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。私事少用辦公電話，并且不得影響正常工作。 安全管理員宿舍實(shí)行準(zhǔn)軍事化管理。晚上 12 點(diǎn)鐘以后不準(zhǔn)收看電視、收聽廣播和錄音、 從事娛樂(lè)活動(dòng)（如打麻將、撲克等）。愛護(hù)消防設(shè)備和器材。損壞公物必須照價(jià)賠償。垃圾、臟物等不準(zhǔn)堆放在門外走道上，必須倒入垃圾桶內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)有物品積壓應(yīng)提出處理意見。 2．多次使用的大件物品，由使用部門編制計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，可由使用部門自行購(gòu)置。 2．低值易耗品的采購(gòu)一般由行政人事 部負(fù)責(zé)，特殊用品或大件物品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可由使用部門自行辦理。并做好登記手續(xù)，每月或每季將各部門領(lǐng)用 的辦公用品、用具分類匯總列出清單，報(bào)財(cái)務(wù)部出賬。調(diào)離工作崗位或公司時(shí)，必須在離崗或離職前辦理交接手續(xù)。 九、辦公用品管理制度 為使公司辦公用品的管理合理化、制度化、規(guī)范化，特制訂本制度： 第一條 辦公用品由公司行政人事部統(tǒng)一購(gòu)置、管理發(fā)放。 第六條 員 工上班時(shí)間不準(zhǔn)看報(bào)聊天，不準(zhǔn)用辦公電話或?qū)χv機(jī)閑談工作以外的事，不準(zhǔn)喝功夫茶，辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、吃東西。 第三條 員工工作時(shí)間無(wú)論在任何崗位都必須保持儀態(tài)端莊大方，服裝整潔，不準(zhǔn)著拖鞋、涼鞋上班；不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)盤腿、翹二郎腿、打瞌睡、哼歌曲、吹口哨、打鬧、大聲喧嘩和講污言穢語(yǔ)。上班時(shí)間內(nèi)，如檢查發(fā)現(xiàn)擅自離崗或不到崗者，按未上班處理，扣發(fā)半天工資。 第三條 嚴(yán)格指紋打卡簽到制度。 七、崗位考勤制度 第一條 各部門應(yīng)嚴(yán)格掌握員工的出勤情況，指定專人負(fù)責(zé)考勤，逐日進(jìn)行考勤登記，月末將考勤結(jié)果由部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字后送行政人事部。 請(qǐng)、休假審批權(quán)限 正常調(diào)休由所在部門主管審核，部門經(jīng)理批準(zhǔn)。 因突發(fā)事件或急病未能先行請(qǐng)假者，應(yīng)利用電話或其它方式向所在部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，事后再補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。進(jìn)料、出料與記錄數(shù)量要相符，不足部分由行政助理按價(jià)負(fù)責(zé)賠償。打印出的初稿由擬稿人校對(duì)。凡復(fù)印 30 張以下的由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，30張至 100張的由行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 100張以上的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4．行政助理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電腦設(shè)備、復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)，定期檢查，發(fā) 現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政人事部負(fù)責(zé)人，并提出維修意見及方案，待批示后盡快實(shí)施。有關(guān)設(shè)備及一切用品（含紙、色帶等）由專人保管，其它人員不得擅自使用。 第十一條 公司印章原則上不能帶出，如確因工作需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，二人同行方可帶出。各管理處印章只允許對(duì)內(nèi)和業(yè)主使用（不含有營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理處）。 第五條 一般性公文往來(lái)及一般性證明材料，由行政人事部負(fù)責(zé)人簽名，方可蓋章。 （二）印章的保管 第二條 公司公章、合同專用章由行政人事部主管或指定專人負(fù)責(zé)保管； 部門專用章、管理處專用章由各部門負(fù)責(zé)人、管理處主任保管；銀行留用負(fù)責(zé)人印章由出納保管。 登記： A) 凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文，都要登記； B) 以下文件無(wú)須進(jìn)行登記： —— 各種無(wú)機(jī)密性的出版物 —— 一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料； —— 告之性的廣告； —— 事務(wù)性的便函等。發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要迅速、準(zhǔn)確、安全： —— 發(fā)文登記：由文件管理人員將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)放范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門）填寫《發(fā)放記錄》； —— 采用快捷方式發(fā)放文件，并落實(shí)收到情況； —— 將發(fā)放情況記錄在《發(fā)放記錄》中； —— 次年 2月底將當(dāng)年的《發(fā)放記錄》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管； —— 重要文件接收方需簽收。 簽發(fā)：總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是的擬寫批語(yǔ)。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作： 交擬或擬議：經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員； A) 擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思： —— 深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)； —— 注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料； —— 安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架； —— 如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印 刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容： A) 公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別； B) 公文文尾字體與正文相同，另行頂格； C) 抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： A) 落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； B) 如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無(wú)正文）”字樣； C) 落款字體與正 文相同。 正文是文件的主體部分。 C) 文號(hào)統(tǒng)一使用小 4號(hào)楷體字，放在文件標(biāo)題下一行的居中位置； D) 公司文號(hào)由行政人事部助理統(tǒng)一管理，管理處文號(hào)由管理處服務(wù)助理統(tǒng)一管理； E) 發(fā)文部門 需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。 文件標(biāo)題： A) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則； B) 公司內(nèi)部文件統(tǒng)一使用帶公 司名稱的信箋紙打?。▽?duì)外文件除外）。 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。 第一條 職責(zé)： 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有文件審批。 第七條 下級(jí)接到上級(jí)的批復(fù)后，應(yīng)在三天內(nèi)完成相應(yīng)工作，并報(bào)告結(jié)果（總經(jīng)理審批答復(fù)的文件使用《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》）。 第三條 具有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)報(bào)告： 1．涉及各部門、管理處專項(xiàng)業(yè)務(wù)問(wèn)題； 2．領(lǐng)導(dǎo) 批示處理文件的結(jié)果； 第四條 請(qǐng)示、報(bào)告程序 1．按分工負(fù)責(zé)的原則逐級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告，即下一級(jí)向上一級(jí)直接請(qǐng)示、報(bào)告；非特殊情況不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告； 2．承辦公司領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)時(shí)，直接向批示者請(qǐng)示； 3．如情況緊急或遇重大事項(xiàng)、特殊情況而上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不在，可越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告。 第一條 請(qǐng)示是指向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)單位請(qǐng)求答復(fù)、詢問(wèn)及審核事項(xiàng)。 2．開會(huì)時(shí)，參加人員應(yīng)簽到；員工大會(huì)由各部門、管理處報(bào)告與會(huì)人數(shù)。 2．總結(jié)上一年度（或上半年度）的工作情況，部署下一年度（下半年度）的工作安排。 會(huì)議內(nèi)容： 1．涉及各部門、管理處重大事務(wù)，經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)批示，需要探討研究的。 2．布置下一周主要工作。 5．研究職工福利、人事安排等事宜。 會(huì)議內(nèi)容： 11/a．研究、傳達(dá)、貫徹總公司及上級(jí)主管部門重要會(huì)議精神，總結(jié)上月工作，部署安排當(dāng)月工作。 第一條 公司經(jīng)理會(huì)議 公司經(jīng)理會(huì)議由經(jīng)理主持，實(shí)行經(jīng)理負(fù)責(zé)制。 負(fù)責(zé)公司人事、文檔管理工作 , 收集各類人員信息建立人才庫(kù) , 為推動(dòng)公司物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻(xiàn)策。 完成上級(jí)安排的其他工作。 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的后勤、采購(gòu)及食堂管理工作。 抓好員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平。 協(xié)助行政人事部經(jīng)理接待有關(guān)人事方面的來(lái)訪人員。 辦理員工各類保險(xiǎn)的計(jì)算、調(diào)整、繳報(bào)事宜。 負(fù)責(zé)檢查公司的員工手冊(cè)和有關(guān)人事方面規(guī)章制度的執(zhí)行情況。 及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)指示。 定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 抓好員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平。 向上級(jí)或有關(guān)部門提供政策性建議，受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，按照程序處理。 負(fù)責(zé)協(xié) 調(diào)公司系統(tǒng)間的合作關(guān)系，先期調(diào)解工作中發(fā)生的問(wèn)題，定期組織做好辦公職能檢查。 代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。 掌握行政人事工作情況和運(yùn)作情況，適時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 挖掘人才，選拔人才。 檢查：檢查員工手冊(cè)和規(guī)章制度是否得到執(zhí)行。 監(jiān)督檢查公司規(guī)章制度的執(zhí)行情況，保證建立良好的工作秩序。 管理公司后勤事務(wù)，并使其運(yùn)作規(guī)范化。 第三條 上墻標(biāo)識(shí) （一）公司管理理念； （二）公司質(zhì)量方針； （三）各崗位職責(zé)； （四）各服務(wù)流程； （五）服務(wù)承諾； （六）呼和浩特市物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)目表； （七）有償服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。 第二條 辦公場(chǎng)所上墻標(biāo)識(shí) 上墻標(biāo)識(shí)由公司行政人事部統(tǒng)一制作。 管理公司行政人事業(yè)務(wù)，統(tǒng)籌管理服務(wù)及保密監(jiān)督等工作。 處理公司的法律事務(wù)。 獎(jiǎng)勵(lì)和獎(jiǎng)懲：提出獎(jiǎng)罰協(xié)議，執(zhí)行獎(jiǎng)罰規(guī)定。 考核：績(jī)效考核。 主持制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落 實(shí)情況。 負(fù)責(zé)公司行政人事制度執(zhí)行情況的檢查工作，匯總各部門的反饋意見，整理分析后向總經(jīng)理匯報(bào)。 組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況。 定期向總經(jīng)理述職，及時(shí)對(duì)所屬下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決。 負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備和安排，并負(fù)責(zé)督促、檢查各部門會(huì)議決定執(zhí)行情況。 負(fù)責(zé)或協(xié)助組織、策劃公司的有關(guān)活動(dòng)。 按月制訂人事部預(yù)算和工作計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 定期向行政人事部經(jīng)理述職，參與述職活動(dòng)并做好記錄。 審 查、辦理員工的崗位調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)定、離、退職等事宜的人事、勞資手續(xù)，建立并管理員工人事、勞資檔案。 具體辦理員工投訴、員工與公司勞動(dòng)爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)、解決事宜。 負(fù)責(zé)督促、檢查各部門會(huì)議決定執(zhí)行情況。 負(fù)責(zé)審核、辦理員工請(qǐng)假、銷假手續(xù)。 負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，配合財(cái)務(wù)的成本核算。 負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。 第三章 行政管理規(guī)章制度 一、會(huì)議制度 為發(fā)揮公司領(lǐng)導(dǎo)的整體效能，促進(jìn)工作制度化、民主化、科學(xué)化，特制定如下會(huì)議制度。 參加人員：公司經(jīng)理、副經(jīng)理、經(jīng)理助理，研究處理業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，有關(guān)具體人員列席。 4．研究審議公司年終工作總結(jié)、年度工作計(jì)劃，以及工作任務(wù) 的組織實(shí)施。 會(huì)議內(nèi)容： 1．總結(jié)上一周管理、經(jīng)營(yíng)任務(wù)完成情況。會(huì)議時(shí)間按需要確定。 會(huì)議主要內(nèi)容： 1．傳達(dá)上級(jí)重要會(huì)議精神和公司的重大決策。 第五條 附 則 1．各項(xiàng)會(huì)議開會(huì)時(shí)間、參加人員、 內(nèi)容均由行政人事部提前通知。 二、請(qǐng)示報(bào)告制度 為規(guī)范公司請(qǐng)示、報(bào)告制度，保證公司的正常運(yùn)作，特制定如下規(guī)定。參加學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及辦理有關(guān)事務(wù)的； 5．凡購(gòu)買大件物品，經(jīng)費(fèi)開支超過(guò) 500元。 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示或轉(zhuǎn)呈的請(qǐng)示答復(fù)有困難的，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示其上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作出處理意見