【正文】 345 567809 FAX 01345 789098 Our Ref RL/VP 信頭 編號 收信人 地址姓名 稱謂 主題 內(nèi)容 結(jié)束語 簽名 附件 信頭 編號 15 3 September 1997 M J Marks 30 Arlington Court CAMBRIDGE Cambs CA29 5Rt Dear Ms. Marks Re: 500 dozen Tshirts Thank you for you inquiry in your letter of April 5 for our Tshirts. We are [… ] Hope to serve you soon. Yours sincerely Rebecca Johnson Rebecca Johnson Manager Enc 半齊頭式（ 縮行式）的例子 3 October 30,20xx Messers Samson Ghadban Co., Ltd. 15 Horns Avenue, TRIPOLI Lebanon. Dear Mr. Smith: Thank you for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also for your offer to arrange a demonstration. Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton would write or phone to say what time we may expect him. Yours faithfully, John Black John Black Assistant Manager 例子 4 簡化式 縮行式每段開頭縮進(jìn)若干字符，也就是中文中所說的空格。這種格式平整見方，外觀漂亮。 iii. 半齊頭式 (semiblocked)：這種格式與齊頭式雷同。 i. 全齊頭式（ Fullblocked）：這種格式的信函各部分內(nèi)容都從左邊空白處寫起，用起來方便省事，是現(xiàn)今常用的格式之一。 傳真格式 傳真的首頁一般都印有現(xiàn)成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數(shù)和日期等內(nèi)容即可。 信 封 信封顯然只適用于商業(yè)信件。 附 筆 商業(yè)信函或傳真中的“附筆”（縮寫為“ PS”）用于補(bǔ)充本人的說明。 2 Enc./Enclosuree 2 口述員 打字員 姓名縮寫 Sim Loo Lee sll Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL 13 附 件 如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。 信末簽名 寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。 信 尾 傳真的信尾一般都很簡短（通常只有結(jié)尾敬辭和署名），而書信的信尾內(nèi)容則相對較長。 稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。 Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別 )； 指定收信人姓名 在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。 發(fā)信日期 日期的書寫有以下兩種模式：“ 12 June 1998” [日 月 年 ]或“ June 12, 1998” [月 日 年 ] 日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。信尾 信 頭 在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。 2．就開頭的內(nèi)容方面來講，書信的開頭可以涉及： ⑴ 書信去函的開頭 ? 詢問 ? 索價 ? 求購 ? 投訴 ? 訊息 ? 報憂 ? 道歉 ? 推薦 ⑵復(fù)函的開頭可以包括 ? 函悉 ? 歉意 ? 謝絕 ? 服務(wù) （二）書信結(jié)尾的措辭和語氣 1．結(jié)尾： 寫結(jié)尾句需注意以下幾個地方： ④ 結(jié)尾句需具體，不要使用含糊、繁瑣的詞語或句式。 10 (1)商務(wù)英語中常用的幾種縮寫形式： ① 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等 ② 表示商業(yè)企業(yè)名稱 ③ 表示時間 ④ 表示組織名稱，一般由首字母組成 ⑤合成方位詞 ⑥常用的拉丁詞 (2)商務(wù)英語中不應(yīng)使用縮寫的地方： ① 某些頭銜 ② 星期、月、季節(jié) ③ 街道地址 ④ 國名、城市名 （六）開頭與結(jié)尾 （一） .開頭的寫法和一些技巧 ： 1． 開頭 ： 大多數(shù)商務(wù)英語寫作的內(nèi)容也由開頭、中間、結(jié)尾三部分組成。 （四 ）數(shù)字的用法 (1) 數(shù)字在句首要被拼寫出來。 (4) 職務(wù)，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。 ② 此外，冒號還用在“ as follows”或“ the following的后面。 （ 2）句號 (period) 句號一般有兩種用法 ① 句號是放在句尾的符號，表示一句話結(jié)束。 b. 在子句之前。 例句： 以我為先 以您為先 We shall be able to install Cable TV shortly. You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV. I am afraid we cannot deliver at the weekend. You can have your goods delivered any weekday. I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week. I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods 9 within a week. （二）標(biāo)點符號 (Punctuation) ? 標(biāo)點符號的作用及重要性 標(biāo)點符號是商務(wù)英語寫作中不可缺少的輔助工具，其作用在于幫助讀者分清句子結(jié)構(gòu)，正確理解文字含義。推卸自己的責(zé)任 積極的語氣 下面左邊的三個句子采用提“中性”的語氣，而右邊相應(yīng)的句子語氣則顯得積極?？墒褂玫姆椒ㄓ校? 1. 變化文法結(jié)構(gòu) 變換句子的文法結(jié)構(gòu)也可提高信文的可讀性。 Will not be ready by June 4. We will not be able to deliver them until June 8. 參考答案 練習(xí)一： b, a, b, b, b, b, b, b 練習(xí)二： （ 1） Please find out the reason. （ 2） We are sorry we cannot meet your present order. （ 3） Johnsons will pay their accounts next week. （ 4） The meeting will be held on 30 June. 6 （ 5） We are returning all the defective merchandise. （ 6） If Model 404 is not available, please substitute Model 606. 練習(xí)三： （ 1） You will get your order as soon as you give us the information. （ 2） Unfortunately, we can not accept your proposal. （ 3） You mentioned that there were 3 witnesses to the accident. May we have their names and addresses? （ 4） Thank you for all the help you will give me. （ 5） If I understand your letter correctly… （ 6） Could you send us the statement by the end of next week? （ 7） Please send payment by 8 June. （ 8） We are sorry, but, it will be at least June 8 before we can deliver the goods to you. 第二講 商務(wù)英語寫作的文體風(fēng)格 （一）商務(wù)書信的文體風(fēng)格 一封好的商業(yè)書信應(yīng)該體現(xiàn)出語言自然精練、行文流暢、可讀性高的文體風(fēng)格。 t give us the information. （ 2） We must tell you that we can39。 第六條原則：禮貌 (Courtesy) 商務(wù)英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度 以下是幾條有助于禮 貌的寫作方法： ? 使用禮貌友好的詞匯 ? 體諒對方的寫作態(tài)度 (YouAttitude) ? 措辭得體 (Appropriate Wording) ? 避免使用有性別歧視之嫌的詞語 ? 及時答復(fù) (Timely Response) 課后練習(xí) 練習(xí)一： Compare the following pairs of sentences, choose the better one and state your reason: （ 1） A. I have pleasure in informing you. B. I m pleased to tell you. 5 （ 2） A. Please tell (or, inform) us. B. Please be good enough to advise us. （ 3） A. Please do not anticipate any increase in prices. B. We do not expect prices to rise. （ 4） A. Will you kindly send us a reply before the end of the month for which a stamped envelope is enclosed. B. Will you please send us a reply in the enclosed envelope before the end of the month. （ 5） A. I was informed that you had a typewriter for sale and would like to know if it is still on sale。 (5)多使用主動語態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思 請比較下面兩個句子 : Payment of their accounts will be made by Johnsons next week． Johnsons will pay their accounts next week． 第四條原則