【正文】 九、 系統(tǒng)管理 組織結(jié)構(gòu) 由總公司、分公司、公司內(nèi)部的職能部門、項目、項目內(nèi)部的職能部門，構(gòu)成了一個多級的組織管理結(jié)構(gòu)。 公司的人員在系統(tǒng)的用戶庫中，系統(tǒng)初始化的時候從人事軟件中導(dǎo)出相應(yīng)的基本信息，并由系統(tǒng)管理員分配工作崗位。 十一、 預(yù)留擴(kuò)展模塊與接口 為了系統(tǒng)進(jìn)一步加強(qiáng)功能的需要，以及今后整體信息化建設(shè)整合的需要，系統(tǒng)預(yù)留了一定的擴(kuò)展接口： XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 22 頁 共 25 頁 與營銷軟件整合的接口： 最終實(shí)現(xiàn)“收支一體化”，協(xié)助房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行完整的項目現(xiàn)金流管理和項目利潤中心管理。 但是反過來，總體的規(guī)劃考慮，并不代表著系統(tǒng)的實(shí)施要一步到位，實(shí)際上也不可能一步到位。相對而言，循序漸進(jìn)應(yīng)用深入的方式可以留出足夠的時間和空間，讓管理層和員工在逐步適應(yīng)新工作方式的同時，結(jié)合各自的工作實(shí)際，在應(yīng)用現(xiàn)狀和應(yīng)用目標(biāo)之間，提出切實(shí)可行的改進(jìn)要求，應(yīng)用系統(tǒng)成功的可能性大大提高。一味求全求大，會導(dǎo)致公司的管理層和員工在短期內(nèi)很難適應(yīng)電腦化管理方式，容易在新架構(gòu)下迷失方向，并可能進(jìn)而破壞了現(xiàn)有的成功運(yùn)作模型 。 XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 23 頁 共 25 頁 第四章 XXXX 項目管理系統(tǒng)實(shí)施規(guī)劃建議 一、 實(shí)施原則 總體規(guī)劃、分步實(shí)施 ： 建設(shè)一個 地產(chǎn) 公司 的項目管理系統(tǒng)，是 一個復(fù)雜而長期 的系統(tǒng)工程。 設(shè)定項目管理參數(shù)與字典項 十、 工作流引擎 系統(tǒng)除了提供一個房地產(chǎn)企業(yè)項目管理中的各項重要流程之外，為了更好體現(xiàn)項目管理中流程管理的特點(diǎn)，更方便用戶對這些流程的應(yīng)用，甚至根據(jù)企業(yè)的發(fā)展變化對這些流程進(jìn)行調(diào)整和更新，系統(tǒng)另外可以提供內(nèi)嵌的工作流平臺工具，在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用功能的同時，兼顧作業(yè)流程的要求。 部門中設(shè)置崗位，崗位規(guī)定了員工的管理范圍和管理權(quán)限。 與財務(wù)軟件的接口： 實(shí)現(xiàn)與用友財務(wù)軟件無縫銜接，無需重復(fù)錄入。此外，在 用友房地產(chǎn)專業(yè)版 －項目管理系統(tǒng)中還提供了： 請款管理： 包括合同請款與非合同請款，實(shí)現(xiàn)了請款的申請和審批。 簽證審批 在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)簽證審批的整個流程，能隨時監(jiān)控 流程進(jìn)度，并可回溯審批過程。用戶通過臺帳可以了解到不同狀態(tài)，例如申請中、已生效、變更、結(jié)算等等類型的合同的請款、批款、付款情 況，也可以通過時間段、部門、成本項等綜合條件進(jìn)行檢索與統(tǒng)計。 合同變更： 在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)合同變更審批的 整個流程，能隨時監(jiān)控流程進(jìn)度，并可回溯審批過程，合同變更審批要受到成本額度的控制，變更超過總成本額度一定比例時，系統(tǒng)給予警示。比如，投標(biāo)單位預(yù)審環(huán)節(jié)，我們需要清楚地知道該供應(yīng)商的歷史合作情況，商務(wù)考察情況；合同評審環(huán)節(jié)，我們需要清楚地知道該合同的簽署與否對相關(guān)成本預(yù)算的影響；合同請款環(huán)節(jié)，我們需要清楚地知道該合同已付請款，甚至是合同付款條件所對應(yīng)的項目工作進(jìn)度請款；合同變更環(huán)節(jié)，我們需要知道與之關(guān)聯(lián)的現(xiàn)場簽證、工程指令、設(shè)計變更的內(nèi)容，將合同變更控 XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 19 頁 共 25 頁 制從事后的統(tǒng)計與追認(rèn)，逐步調(diào)整為每一可能引起合同成本變化的事件的 過程管理，乃至事前管理，堵住“變更黑洞” ?? 規(guī)范的流程與強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性才能在系統(tǒng)中保證發(fā)揮合同管理的作用。同時根據(jù)中標(biāo)信息創(chuàng)建合同。發(fā)標(biāo)和回標(biāo)可以 反復(fù)進(jìn)行。 XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 18 頁 共 25 頁 系統(tǒng)支持招投標(biāo)流程 ? 擬定招標(biāo)計劃，招標(biāo)計劃的預(yù)計投入同時反映到動態(tài)成本中，并受到成本額度的控制。 但是這些信息的獲得，來源于成本執(zhí)行過程，對這些成本的控制，還是要落實(shí)到這些成本執(zhí)行過程的控制之中去 ，而這些控制將要通過招投標(biāo)、合同管理、現(xiàn)場簽證、請款付款等實(shí)際管理功能與流程來實(shí)現(xiàn)，所以成本管理不是一個單獨(dú)的模塊， 成本管理與招投標(biāo)與采購管理、合同管理、現(xiàn)場簽證、財務(wù)管理共同組成了成本管理子系統(tǒng)。 ? 目標(biāo)成本的生效與歷史版本的紀(jì)錄：在項目管理的實(shí)際工作中，設(shè)定的目標(biāo)成本和預(yù)算計劃需要通過審核才能生效，并且在執(zhí)行過程中還會對目標(biāo)成本與預(yù)算計劃進(jìn)行調(diào)整以符合實(shí)際情況，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)這些申請與審核 XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 17 頁 共 25 頁 的流程，記錄歷史版本，并能與現(xiàn)行的目標(biāo)成本、預(yù)算計劃與歷次的歷史版本進(jìn)行比較。 ? 項目成本估算、概算：目標(biāo)成本的設(shè)定是一個漸進(jìn)的過程，要隨著項目的設(shè)計、開發(fā)的展開而逐漸細(xì)化，本系統(tǒng)可以對基本的成本項進(jìn)行總的估算。 ? 預(yù)算表有對應(yīng)的責(zé)任部門：將預(yù)算表落實(shí)到部門，體現(xiàn)了“全民預(yù)算”的概念，并將成本的執(zhí)行真正明確了責(zé)任部門，并為今后的精細(xì)化考核奠定基礎(chǔ)。 CBS—— 成本結(jié)構(gòu)分解 由用戶按照企業(yè)的知識和項目的性質(zhì)，以自定義的方式，從諸如土地費(fèi)用、前期費(fèi)用、建安成本、配套費(fèi)用、籌資成本、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用等基本的成本項進(jìn)行層層分解，建立整個項目的成本結(jié)構(gòu)樹，并且可以在項目進(jìn)展的任何時段上，根據(jù)最新的情況對成本項進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分、補(bǔ)充或者調(diào)整。 ? 工作進(jìn)程：按照未開始、進(jìn)行中、已結(jié)束等狀態(tài)對工作進(jìn)行分類與查詢，同時對超期工作提供預(yù)警和提醒。 ? 對工作超期與工作進(jìn)度發(fā)生變化都能自動的進(jìn)行提醒。 ? 工作報告與指示：將原來手工的工作報告與領(lǐng)導(dǎo)指示電子化，信息更加及時，同時便于共享、查詢與存檔。系統(tǒng)生成工作結(jié)構(gòu)樹模版，以供企業(yè)在今后的項目中作為知識加以利用。 產(chǎn)品形象進(jìn)度管理： 企業(yè)的項目管理工作是圍繞項目本身展開的，許多關(guān)鍵工作和資金流的重要節(jié)點(diǎn)往往是和產(chǎn)品的一些形象工程緊密相關(guān)的： ? 工程 形象 進(jìn)度 ： 對項目 的實(shí)際進(jìn)度情況，以甘特圖、橫道圖或?qū)Ρ葓D的多種形式直觀展示， 并用不同顏色來表現(xiàn) 計劃和實(shí)際 完成進(jìn)度 的對比分析 。期間對整個規(guī)劃建設(shè)項目的基礎(chǔ)信息和建設(shè)用途如住宅、公建、人防等進(jìn)行統(tǒng)一描述，通過對項目導(dǎo)圖的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對項目、標(biāo)段、標(biāo)段單元（樓棟）及最小單位的層層透視，體現(xiàn)項目的平面圖、房源、面積等信息。 基本配置： 雙核以上， 2G 內(nèi)存，硬盤 72G 以上的配置 優(yōu)化配置： 4G 以上內(nèi)存， 73G N 雙熱插拔硬盤 ? 操作電腦： 可上網(wǎng)的 PC 機(jī)，建議 256 兆內(nèi)存， 1G 以上剩余硬盤空間。 ? 方案 2：服務(wù)器安放在總公司通過寬帶和動態(tài) IP 技術(shù)解決聯(lián)機(jī)問題，需要注意對服務(wù)器的管理與保護(hù)。（如下圖所示） 采用 通用的微軟平臺 系統(tǒng)運(yùn)用微軟最新發(fā)布的 開發(fā)，采用 微軟 SQL Server 作為后臺數(shù)據(jù)庫。對其中一些企業(yè)經(jīng)常需要調(diào)用和參考的信息，例如成本結(jié)構(gòu)的分解、工作節(jié)點(diǎn)更加合理的組合與分解、產(chǎn)品設(shè)計的信息等等，均能形成知識模版，便于企業(yè)的利用。 ? 通過系統(tǒng)實(shí)時掌握項目動態(tài)成本：系統(tǒng)提供實(shí)時、全面的項目動態(tài)費(fèi)用表，并將項目管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，例如招投標(biāo)、合同審批、合同變更、現(xiàn)場簽證等，與項目動態(tài)費(fèi)用表緊密關(guān)聯(lián)在一起，從而能真正在管理過程中同步的自 動反映項目的動態(tài)成本，并控制住 提前支付、超付、變更“黑洞”等成本管理上的漏洞 。同時系統(tǒng)也提供設(shè)計變更的管理流程，盡量使因此引發(fā)的成本或進(jìn)度偏差在源頭就得到控制。 XXXX— 項目管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃方案 第 8 頁 共 25 頁 1） 產(chǎn)品： ? 明確產(chǎn)品目標(biāo)并監(jiān)控產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度：系統(tǒng)在對產(chǎn)品信息進(jìn)行初始化的基礎(chǔ)上明確產(chǎn)品目標(biāo)，依據(jù)規(guī)劃、設(shè)計中設(shè)定的各項產(chǎn)品指標(biāo)，及時反應(yīng)開發(fā)信息與產(chǎn)品形象進(jìn)度， 同時系統(tǒng)也要為公司提供一個遠(yuǎn)程的監(jiān)控平臺， 協(xié)助公司 可以隨時隨地發(fā)現(xiàn)項目開發(fā)過程中與企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)背離的情況，并立即加以糾正。 二、 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo) 搭建一個實(shí)時、全面、準(zhǔn)確、集中的 項目信息自動 化管理平臺 系統(tǒng)自動采集全面的項目信息，涵蓋每個項目完整的生命周 期，并且利用便捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)這些信息在公司 與項目之間同步共享，搭建起高效的項目信息自動化管理平臺。 —— 我還能不能查到過去項目的情況和經(jīng)驗，用來解決我眼前的問題？ 關(guān)于“開發(fā)商土地限期開發(fā)”、“九十平米以上首付三成以上”的政策紛紛出臺后，許多房地產(chǎn)企業(yè)都在開會研究調(diào)整策略，這個時候領(lǐng)導(dǎo)會需要過去項目開發(fā)的資料作為參考，而他們往往發(fā)現(xiàn)這些信息可能已經(jīng)找不到了！ 在過去的項目管理模式下，領(lǐng)導(dǎo)的這些問題都很難得到一個圓滿的答案。 —— 如果換了一個項目經(jīng)理，項目管理能否保持水準(zhǔn)？ 由于缺乏公司 統(tǒng)一的項目管理標(biāo)準(zhǔn)，在房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng) 常出現(xiàn)這樣的情況：項目經(jīng)理的水平?jīng)Q定了項目的水平。