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辦公行政管理制度(文件)

2025-10-17 23:06 上一頁面

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【正文】 案并留好印章樣圖。四、各種印信由監(jiān)印人負責保管,如有遺失或誤用情事,由監(jiān)印人全權(quán)負責。六、監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件,不得擅自用印,違者受處。如:營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、經(jīng)營許可證等等。六、證照復(fù)印程序:借用人申請→部門負責人復(fù)核→行政管理部核準→辦理復(fù)印手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用,應(yīng)立即退還證照保管人。二、公司證明函由行政管理部指定專人統(tǒng)一管理。六、證明函開出后,使用人應(yīng)妥善保管。2)對尚在保密期的文件事項,因工作需要或環(huán)境變化,需公開但不損害公司利益的,由原產(chǎn)生部門或行政部門主管提出申請,交公司領(lǐng)導批準解密,或由公司領(lǐng)導直 接解密。3)按劃定的傳閱/接觸保密材料(包括物資)范圍保管和應(yīng)用保密資料,不得自行擴大。打印/試制 過程中形成的廢頁、廢件應(yīng)及時銷毀或破壞,重要文件必須使用碎紙機。13)部門泄密部門經(jīng)理為責任人。3)大小寫填寫完整,不許涂改,如不相符,從低報支。特殊情況需要超過標準,由上一級主管批準 此標準的執(zhí)行按以下方式進行:1)一般出差前,由文秘進行目的地的房間預(yù)訂,出差人員按文秘預(yù)訂的酒店入住,并按文秘談妥的價格支付房費,開具住宿費,費用報銷時,文秘出具酒店預(yù)訂價格表給財務(wù),進行申核確認。差旅補貼1)辦事處和分公司之間的調(diào)配不算出差。2)部門經(jīng)理級出差,跨省可選擇飛機出行,但事先應(yīng)獲上級主管批準。若兩位以上員工到同一地點出差,交通補貼不允許直接按人數(shù)累計,如確實分頭辦事的應(yīng)附清單加以說明。特殊的重要客戶如可能超標,應(yīng)事先將原因說明清楚。借款出差借款人回公司后在當期報銷日內(nèi)完成報銷,當月的借款在當月內(nèi)報銷。一、員工激勵條例 遵紀守規(guī),模范帶頭。在培訓考核中成績突出,需要保送學習,考察或培訓。②行為過失:直接/上級經(jīng)理向員工發(fā)出書面警告,在給予這種處分的同時或其后,還可以考慮這樣幾種措施:不予加薪/罰款/減薪/降級,直接主管經(jīng)理有權(quán)作出這類處分。④一次嚴重觸犯法紀 :員工應(yīng)被立即罰款、解雇,其勞動合同同時解除,如有經(jīng)濟損失需賠償。降級處分為:調(diào)離工作崗位、降低職位級別并降薪 停止出勤處分,最長不超過90天,停止出勤期間停薪。3)安全,衛(wèi)生和辦公室管理方面的輕微過失,如: 自己的辦公區(qū)域凌亂; 上班時大聲喧嘩、爭論、聊天;在工作區(qū)內(nèi)非特別劃為吸煙區(qū)的地帶吸煙;偶爾因私人原因,如接聽私人電話過長或頻繁地中斷工作,或利用公司電話打私人長途;偶爾上班時間使用電腦從事非公務(wù)事項; 偶爾未經(jīng)同意接見私人訪客; 工作現(xiàn)場臟、亂、差;其它方面的輕微行為過失等(上述描述中未包括但可參照判斷)。缺勤一天不上班且無事先通知直接經(jīng)理或部門經(jīng)理或辦公室事后補辦無正當理由的;遲到30分鐘兩次以上; 在上班時間打瞌睡,睡覺;其它方面的行為過失等(上述描述中未包括但可參照其他過失判斷); 重大行為過失,如: 1)日常行為方面的重大行為過失,如: 嚴重違反有關(guān)日常行為的守則,指示或一般標準、辦公室規(guī)章等;當主管提出任何與公司、公司經(jīng)營或調(diào)查工作出勤等有關(guān)的正當問題時,作出虛假,不完整或誤導的說明,或提供不真實的材料;試圖掩飾其他員工所犯的過失或過錯,對其他員工所犯的過失或過錯提供不真實的情況;歪曲捏造事實,并進行惡意傳播;偽造個人履歷或隱瞞、欺詐公司,采取不正當?shù)氖侄伪讳浻茫?未經(jīng)公司的許可,同時在其他公司就職;未經(jīng)許可動用或挪用公司的金錢或資金用于個人目的; 泄露公司秘密級以上機密級以下的信息、資料、數(shù)據(jù)、實物; 越權(quán)獲知公司秘密級以上機密級以下的信息、資料、數(shù)據(jù)、實物; 惡意辱罵及威脅上級。會議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持(2)部門會議:系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會,每周一召開。(5)定期匯報:公司各部門和各所屬企業(yè)負責人,每月以書面形式向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理匯報一次工作。(2)會議主持會前做好充分的準備,了解本次會議各部門需要匯報或討論的重要問題,形成書面的主持提綱。(4)就會議討論整理出的結(jié)論交全體與會人員確認,需表決的應(yīng)通過表決確認。(3)行政管理部根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作。(7)會議紀要應(yīng)有發(fā)文號,發(fā)放時應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉,并由接收人簽收。第一節(jié) 印章管理制度一、印章管理制度總則為保證公司印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本制度。并由公司總經(jīng)理辦公室備案。印章保管人員不得委托他人代取代用(4)一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失,印章保管人員應(yīng)及時保護現(xiàn)場并報告有關(guān)部門(5)用印時,印章保管人員首先應(yīng)檢查是否有部門負責人批準的用印章批單,再審閱了解用印內(nèi)容,杜絕未經(jīng)審閱其內(nèi)容盲目蓋印的現(xiàn)象。(3)介紹信要編號和存根,存根和發(fā)出的信要一致。職責(1)經(jīng)理辦公室負責組織貫徹實施本制度。文件資料的編制與審批(1)各職能部門按項目管理職責編制相應(yīng)文件。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等,唷各職能部門領(lǐng)導確定。若指定其他部門或人員審批時,該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。(9)對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所,都得使用相應(yīng)文件的有效版本,及時撤出作廢文件。資料員按規(guī)定發(fā)放,收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字,以便備查。資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收。填寫〈文件銷毀(留用)申請表〉,報部門領(lǐng)導批準后統(tǒng)一銷毀。(3)文印室工作人員應(yīng)認真做好本職工作,按時完成任務(wù)。(6)不得擅自復(fù)印絕密文件和個人資料。三、辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理,提高工作效率,特制定本制度(1)公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制(2)公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室,行政辦公室根據(jù)實際用量和庫存情況制定購置計劃,經(jīng)總經(jīng)理批準后購置(3)每月月底前,物資部統(tǒng)計各部門的辦公用品清單報行政辦公室(4)對于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用,職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉,經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后,直接到物資采購中心領(lǐng)取(5)備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度,每月的1日和15日辦理,其他時間不予辦理(6)備品倉庫設(shè)專人負責。在日清月結(jié)的條件下,倉庫負責人月末必須對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計,及時轉(zhuǎn)到財務(wù)部結(jié)算(9)各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡,由行政辦公室定期檢查使用情況,如非正常損壞或丟失,由當事人賠償(10)公司員工離職時,須如數(shù)退還辦公用品(易耗品除外)。(2)派車人派車須填寫〈派車單〉,使用車輛人員僅限于在所申請的地點使用車輛。五、辦公管理制度為規(guī)范本項目部的辦公管理,特制定本制度。辦公室桌上的圖紙或資料的放置要整齊,看完報紙要隨時即把報夾掛。(2)為提高辦公效率,辦公室內(nèi)禁止大聲喧嘩,商討問題以不影響他人工作為原則,盡量不在辦公室會客。(4)嚴禁酒后駕駛車輛,違者一次罰款500元,并處停止其在單位6個月的駕駛資格,造成后果由本人承擔責任。四、車輛管理制度為規(guī)范公司車輛使用管理,特制定本制度。為辦入庫手續(xù),財務(wù)一律不予報銷(7)備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清,擺放整齊、庫房整齊,帳、卡、物一致,做到日清月結(jié)。(7)復(fù)印機由專人保管使用,其他人員非經(jīng)允許不得自行開機。(4)文印室工作人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件(5)對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,文印室工作人員應(yīng)做好登記,并在月終統(tǒng)計核算。部門經(jīng)理不在時,可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理(機密件除外)。文件和資料的存檔(1)項目管理職能部門和項目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性,并將檢查結(jié)果報送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室(2)作為資料留存的作廢文件和資料,由資料員將其及時交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室,并在登記此文件的相關(guān)表格上標識出“該文件作廢”字樣。各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室文件資料的回收。(2)項目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記,按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記。(7)文件更改時,與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時修改,以保證相關(guān)文件的有效性。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后,要重新印制。(3)文件底稿應(yīng)保留,并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查。(3)各職能部門負責職責范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理。第二節(jié)一、文件資料管理制度總則為保證項目施工現(xiàn)場使用的文件和資料得到有效管理,特制定本制度。二、介紹信管理制度(1)公司職員出差或到外單位辦事,一律持公司介紹信并加蓋公司印章。(4)公司的印章在遇到散失、損毀或被盜時,各管理者應(yīng)迅速向總經(jīng)理提交說明原因的報告書,由總經(jīng)理根據(jù)具體情況做出處理決定。其他單位或人員未經(jīng)批準嚴禁私自刻制印章。(9)會議紀要的備忘會議紀要作為公司的重要文件,備忘已研究決定的事項,發(fā)至參加會議全體人員,以便對照核查落實。(5)會議紀要發(fā)放前應(yīng)填寫(會議紀要發(fā)放審批單)。會議紀要管理規(guī)定(1)會議紀要的形式與簽發(fā)。(2)會議開始后就議題的要旨必須做簡潔說明。工作例會是各部門溝通信息的主要渠道之一,也是公司管理決策和實施工作指導的重要形式??偛坑煞止芨笨偨?jīng)理或總工程師主持,所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。3)出勤方面的重大行為過失,如: 在接獲警告信后仍犯出勤方面的行為過失;嚴重疏忽有關(guān)出勤、休假、小休等守則、指示和慣例;連續(xù)三天(含三天)以上缺勤而沒有事先通知直接經(jīng)理、部門經(jīng)理或行政部或事后沒有正當合法證明說明理由。因個人能力有一定的問題并證明履行職責有過失并造成明確影響。二、行為過失標準輕微行為過失1)屢行職責方面的輕微過失,如: 對一些與日常工作職責、辦公室規(guī)章制度輕微疏忽;沒按照制度規(guī)定或指示就工作所需的任何材料,信息等及時地向主管匯報; 沒按照制度規(guī)定或指示開展工作,在別人提醒下當即采取措施補救未造成任何損失并未對別人產(chǎn)生任何影響;偶爾因過失造成公司財產(chǎn)損失金額在200元以下。⑤處罰與經(jīng)濟相關(guān)標準罰款處分一次在10~500元內(nèi)執(zhí)行。③一次重大行為過失:直接/上級經(jīng)理向員工發(fā)出最后書面警告,員工可能罰款/停職/降薪/解除勞動合同/以待進一步調(diào)查。在團隊建設(shè)方面有卓著成績。遵循本人崗位職責要求,努力作好工作成績優(yōu)秀。四、個辦事處費用的申請1)各辦事處由部門負責人填寫費用申請表教于總公司財務(wù)2)總公司財務(wù)核實、總經(jīng)理批準后資金匯出3)各辦事處在申請下次資金時必須將前一次的賬目及相關(guān)憑證傳至/ 員工獎懲管理制度該制度執(zhí)行中有以下說明:1)處罰的責任人是上級主管,如上級主管不加以處理,則其本身接受處理; 2)一件事情的發(fā)生由多人導致或涉及部門整體,而部門主管不能加以區(qū)分處理,提出辦法的則處罰部門主管。應(yīng)酬招待費用由參與員工中職位最高的人員提出報銷。⑤ 從杭州出差或外地回杭州出發(fā)和到達時間在早7:30分之前,晚9:30分之后的允許乘坐出租車(加班照此辦理)。一般不允許乘坐軟臥,因出現(xiàn)特別情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。交通標準1)一般出差,以汽車和火車為主。3)同性別二人出差,住宿標準則按最高職務(wù)的人員標準而定,不允許累計。不符上述要求之報銷憑證,行政部、出納均有權(quán)不予受理。報銷流程1)報銷人持審批過的預(yù)算批準報告、票據(jù)表單,粘貼、填寫清楚的報銷單據(jù)交直接主管審批;2)直接主管審批確認出差事實,無誤后交財務(wù)出納審批;3)財務(wù)出納核對出差天數(shù)、標準額度,審批無誤后交副總;審批不符合標準的退回給報銷人;報銷單據(jù)要求所有報銷原始憑據(jù)必須符合國家發(fā)票管理制度及會計管理制度原始單據(jù)填制規(guī)定填制: 1)填寫完整、字跡清楚; 2)大小寫完整清晰; 3)具臺頭落款、合法印章; 4)業(yè)務(wù)內(nèi)容與發(fā)票內(nèi)容一致;5)規(guī)定復(fù)寫必須復(fù)寫,凡有涂改之原始憑證一律無效;6)白條不允許報銷所有報銷憑證,必須規(guī)范粘貼填寫: 1)左上角(對齊直角)粘貼在請款報銷憑證之后,憑證粘死部分不要太多,以免復(fù)核不便。7)利用公司內(nèi)網(wǎng)打印文件或做其他文件處理時要嚴格注意保密與善后。一旦泄密原密件保管人承擔全部責任4)保密材料(包括物資)不得私自復(fù)制,復(fù)印件視同原件管理,復(fù)制過程中的廢件立即銷毀。保密管理1)各部門落實專人負責保管保密材料(包括物資),各崗位產(chǎn)生的或使用的保密材料(包括物資)本崗位即保密責任人。第十一章 保密制度為保障公司的合法權(quán)益不受到侵犯,維護公司正常經(jīng)營管理秩序,特制定本制度公司密級設(shè)定:絕密:一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害;調(diào)閱批準級別總經(jīng)理 機密:一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害 調(diào)閱批準級行政管理部經(jīng)理 秘密:一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害 ;部門內(nèi)調(diào)閱批準級部門經(jīng)理部門間調(diào)閱批準級行政管理部經(jīng)理內(nèi)部資料:一旦泄密會使公司利益遭受一般損害;調(diào)閱批準級部門經(jīng)理; 公開資料:制作和保管人密級設(shè)定及調(diào)閱權(quán)限說明1)未享有調(diào)閱權(quán)限但因工作需要必須獲取的信息的按密級標準申請批準; 2)技術(shù)部內(nèi)部資料交流必須事先通過部門經(jīng)理批準;信息保密等級確立:1)行政管理部劃分確立各類文件資料及信息、檔案文件(包括電子文檔)產(chǎn)品或材料的密級報公司領(lǐng)導批準;2)生產(chǎn)計劃部劃分確立各類產(chǎn)品或材料的密級報公司領(lǐng)導批準; 3)技術(shù)部劃分確立各類產(chǎn)品或材料的密級報公司領(lǐng)導批準;4)后續(xù)新增資料有必要定級的,由文件產(chǎn)生部門提出定級標準,并報請公司領(lǐng) 導批準,確立后在文件右上角注明;凡確立為保密材料(包括物資)的電子文檔與文本文檔同級別管理。四、法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)總經(jīng)理核準。八、證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。四、證照使
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