【正文】 、知識(shí)、信 息 能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用, 并有一個(gè)方便的查找手段。文檔多了, 需要什么東西不能及時(shí)找到, 甚至 找不到。它牽涉的內(nèi)容比較多,像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管 理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公, 實(shí)現(xiàn)了這 些輔助辦公的自動(dòng)化。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以 及移動(dòng)辦公。辦公自動(dòng)化(簡(jiǎn)稱(chēng) OA 是 20世紀(jì) 70年代中期在發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā) 展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。辦公室中使用的各類(lèi)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上 代替了原來(lái)的文房四寶, 辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代, 辦公室 墻邊的文件柜被又小又薄的 “ 磁盤(pán) ” 所取代, 包括記錄, 起草, 編輯, 修改, 打印, 存檔, 復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作, 無(wú)論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮 了, 這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng), 而且大大提高了辦公效率, 改善了辦 公環(huán)境, 使人們從原先繁重的重復(fù)性, 例行性的辦公事務(wù)中解放出來(lái), 從而有更 多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來(lái)考慮和解決的問(wèn)題上。制作報(bào)表用的電子表格打印機(jī)。支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng)。在這些技術(shù)和設(shè)備中, 對(duì)辦公室自動(dòng)化的發(fā)展起最顯著作用的是計(jì)算機(jī)信息 處理設(shè)備和構(gòu)成辦公室信息通信的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展, 有可能使相隔任意距離的辦公室之間, 超越空間 的界限,實(shí)現(xiàn)處于不同地點(diǎn)的辦公室之間的同時(shí)辦公。關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 現(xiàn)代秘書(shū)工作 影響一、現(xiàn)代秘書(shū)工作中辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展。而現(xiàn)在，有了電子計(jì)算機(jī)和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,秘書(shū)人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在現(xiàn)代秘書(shū)工作中的主要應(yīng)用領(lǐng)域。這樣的好處主要體現(xiàn)在通過(guò)電腦排版的文檔，可以很方便地對(duì)文檔進(jìn)行修改，且不會(huì)留下任何痕跡。收文處理以往傳送一份文件，多是通過(guò)郵政系統(tǒng)靠人工投送，速度相對(duì)來(lái)說(shuō)比較慢，而且還不排除在投送過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)丟失、損毀、投送錯(cuò)誤等情況。不僅速度快，而且成本相對(duì)低廉。而庫(kù)房的容量總是有限的，若干年以后，總會(huì)飽和。尤其是在大型的檔案室和檔案館，檔案整理工作更加要做到細(xì)致、準(zhǔn)確。我們我們可以把文件資料制作成電子文檔，保存在容量巨大的硬盤(pán)中或者刻錄成光盤(pán)，庫(kù)房和檔案柜自然就不需要了。文件的檢索工作也可以交給計(jì)算機(jī)去做。而每開(kāi)一次會(huì)議，總是要衍生出一大筆這樣那樣的費(fèi)用。以致有外電說(shuō)中國(guó)是“文山會(huì)海”，會(huì)議泛濫成災(zāi)。更重要的是其運(yùn)行成本相對(duì)低廉，節(jié)約了開(kāi)支。只要一支筆、幾張紙就可以了。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)可以彌補(bǔ)人在這方面的不足，把二者結(jié)合起來(lái)，效果會(huì)更好。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，它給人類(lèi)帶來(lái)了豐富的共享資源和方便的溝通交流的同時(shí)，也給人們的隱私和信息安全帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。平時(shí)要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，采取一些必要的措施，保證信息安全。（二）、過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化不利于秘書(shū)人員文字與語(yǔ)言能力的提高。還有的一篇文章東拼西湊，沒(méi)有條理性，一看就知道是在網(wǎng)上找的材料，東一點(diǎn)西一點(diǎn)拼湊起來(lái)的。所以，我們對(duì)于從事秘書(shū)工作的一些基本技能，比如文書(shū)的起草、調(diào)查研究、速記等還是要熟練掌握的。辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，一方面使現(xiàn)代秘書(shū)工作和過(guò)去傳統(tǒng)的工作方式相比發(fā)生了重大變化。努力提高現(xiàn)代秘書(shū)工作中的科技含量，推動(dòng)和促進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，使其在現(xiàn)代秘書(shū)工作中發(fā)揮出更大的作用。那么，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和管理有什么影響呢？ 首先我們應(yīng)當(dāng)知道何謂“辦公自動(dòng)化”。所以要討論辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和管理的影響基本可以從計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)運(yùn)作管理的影響場(chǎng)之間架起一座“橋梁”。計(jì)算機(jī)作為辦公自動(dòng)化最基本的工具，是一系列的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)的中心，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)，那么現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)作和管理會(huì)變成什么樣子呢？通常在辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等?？梢赃@樣說(shuō)，沒(méi)有計(jì)算機(jī)，就沒(méi)有辦公自動(dòng)化；沒(méi)有辦公自動(dòng)化，就沒(méi)有現(xiàn)代企業(yè)；沒(méi)有現(xiàn)代企業(yè)，就沒(méi)有現(xiàn)在我們豐富多彩的日常生活。這七個(gè)功能基本就是辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和管理的影響的概括。相信不久的將來(lái)辦公自動(dòng)化可以更加廣泛的應(yīng)用，新一輪的變革即將到來(lái)。越來(lái)越多的人已經(jīng)認(rèn)識(shí)到學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)的重要性，迫切的希望掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。這20多年來(lái)，不論是生產(chǎn)領(lǐng)域還是生活領(lǐng)域，都因?yàn)橛?jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用而發(fā)生了翻天覆地的變化。這時(shí)候出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)可以生產(chǎn)各種文檔，計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等可以復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，可以說(shuō)，一個(gè)能充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)，才能獲得長(zhǎng)足的發(fā)展，一個(gè)不善于利用網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)必定會(huì)被淘汰?！鞭k公自動(dòng)化沒(méi)有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域?！掇k公自動(dòng)化》并不是一門(mén)簡(jiǎn)單的教你使用Microsoft office軟件的課程，而是一門(mén)教你在現(xiàn)代企業(yè)工作中實(shí)際運(yùn)用Microsoft office的課程，它把office軟件詳細(xì)運(yùn)用到企業(yè)的生產(chǎn)、管理、財(cái)務(wù)等各方各面。但是，總的看起來(lái)，辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展對(duì)秘書(shū)工作的影響還是積極的，進(jìn)步的。只有我們熟練掌握各種基本技能，將來(lái)才能勝任秘書(shū)工作，對(duì)我們自己的個(gè)人素質(zhì)和能力也是一個(gè)提高?，F(xiàn)在媒體上經(jīng)常有這樣的報(bào)道：有些大學(xué)畢業(yè)生由于平時(shí)過(guò)分依賴(lài)電腦，很少寫(xiě)字，以致于在求職找工作的時(shí)候，填寫(xiě)一份簡(jiǎn)歷，竟然錯(cuò)字連篇，很多常用字都不會(huì)寫(xiě)了，用人單位自然不會(huì)錄取了。這兩樣?xùn)|西本來(lái)應(yīng)該是人類(lèi)的助手，而現(xiàn)在卻有相當(dāng)一部分人把它們當(dāng)成了依賴(lài)的對(duì)象。由于網(wǎng)絡(luò)自身存在著各種缺陷，再加上某些別有用心的人的惡作劇，要想徹底消除病毒的危害是不現(xiàn)實(shí)的。個(gè)人信息被曝光，重要的文件和信息資料被竊取。任何事物都具有兩面性，辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展雖然給現(xiàn)代秘書(shū)工作帶來(lái)了很大的改變，給秘書(shū)人員的工作帶來(lái)了許多便利，但是，也產(chǎn)生了很多負(fù)面的影響。但是，在有條件的情況下，把速記和錄音、錄像、電子速錄機(jī)等現(xiàn)代化的手段和方式結(jié)合起來(lái)，效果可能會(huì)更好。有人認(rèn)為，最好的記錄方式還是手寫(xiě)速記。其實(shí)，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，我們應(yīng)該對(duì)會(huì)議方式進(jìn)行改革，除了重要的大型會(huì)議以外，其他會(huì)議可以根據(jù)實(shí)際情況靈活采用電視、電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等新的會(huì)議方式。一年下來(lái)就是一筆相當(dāng)大的開(kāi)支，再加上有的領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論大小事情，都把大家召集起來(lái)開(kāi)會(huì)。（二）、辦公自動(dòng)化技術(shù)在組織會(huì)議中的應(yīng)用。這樣算起來(lái)，日常的保管成本還是相對(duì)低廉的。比如，不能有日光直射，還要防火防盜，防止檔案的損壞和霉?fàn)€等等。文件的整理和歸檔包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等環(huán)節(jié)，是一系列紛繁復(fù)雜的工作，處理起來(lái)十分麻煩。文書(shū)的整理和歸檔文