《文件控制與管理》tcl小家電質(zhì)量體系培訓(xùn)教材全套(32頁)01a文件控制程序-質(zhì)量工具(文件)
【正文】 6） 當電子文件的內(nèi)容出現(xiàn)爭議時，能夠追溯到紙質(zhì)有效版本的，則以文件主管部門的紙質(zhì)原件為最終有效版本；不能追溯到紙質(zhì)有效版本者，以發(fā)文件部門的電子文件為有效版本； 7） 所有以電子媒體保存的文件，應(yīng)做好防潮、防壓、防火、防刮花等保護；并將其記錄于“歸口部門管理文件清單”，以利檢索； 外來文件的管理 1） 品質(zhì)管理部負責(zé)公司外來文件（主要是法律類、產(chǎn)品檢測標準類）的識別及收集，建立“外來文件清單”； 2） 市場部負責(zé)公司外來文件（主要是顧客提供資料）的識別及收集，建立“外來文件清單”； 3） 研發(fā)中心負責(zé)公司外來文件（主要是標準化方面資料）的識別及收集，建立“外來文件清單”； 4） 海外銷售中心負責(zé)公司外來文件（如報關(guān)規(guī)則等）的識別及收集，建立“外來文件清單”； 5） 外來文件主要包括：相關(guān)國 家的法律法規(guī)、國際標準、國家標準、行業(yè)標準、顧客提供資 編號： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 9 頁 共 10頁 料（如技術(shù)參數(shù)、方案）等； 6） 外來文件的收集形式：購買、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)打印等； 7） 外來文件的編號標識：所有適用外來文件均需進行標識，標識方法按照本文件 5）項規(guī)定執(zhí)行； 8） 外來文件的收集職責(zé)：各部門負責(zé)均收集本部門適用的外來文件，并建立“外來文件清單”做好記錄； 9） 外來文件的更新：相關(guān)部門應(yīng)隨時注意相關(guān)信息，確保所用的外來文件是最新版本，外來文件的保存期以文件的法律有效期為準； 10） 顧客提供的相關(guān)資料，需要時，可以將其轉(zhuǎn)化公司內(nèi)部文件，按公司文件進行管理。換版更改標識同程序文件、管理制度的更改規(guī)定； 4） 文件更改的記錄保存：“文件更改申請單”及“技術(shù)工藝更改通知單”作為文件更改的記錄由文件主管部門保存，作 為追溯的依據(jù)。劃改的標識為：在需更改處劃線，注明更改后的內(nèi)容并簽名及日期，若同一份文件，出現(xiàn)第六次劃改時，則應(yīng)轉(zhuǎn)為換版更改。重要文件（如：質(zhì)量手冊、程序文件、管理制度類等）發(fā)放，電子版本隨同紙質(zhì)文件一同發(fā)至各文件管理員（遠距離發(fā)文時，可以只發(fā)電子版本）；接收文件均由 部門文件管理員統(tǒng)一保管，部門內(nèi)部建立傳閱制度，并將傳閱情況記錄于《文件呈批傳閱箋》；電子文件的轉(zhuǎn)發(fā)范圍可由各部門負責(zé)人自行確定； 3） 文件發(fā)放前，發(fā)文部門必須確認所發(fā)文件的有效性，發(fā)放范圍及數(shù)量，由文件的批準簽發(fā)人（或授權(quán)人）確定，部門文員建立《歸口部門管理文件清單》以監(jiān)控本部文件發(fā)放情況； 4） 文件發(fā)放人按照發(fā)放范圍進行發(fā)放，并將發(fā)放情況記錄于《文件發(fā)放登記表》，文件接收 編號： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 6 頁 共 10頁 人簽名后方可領(lǐng)取相關(guān)文件；電子發(fā)文，收文方應(yīng)向發(fā)文方發(fā)送收文回執(zhí)，以作為文件的收發(fā)記錄； 5） 空白表格作為規(guī)范填寫方式的文件，可隨文件一起發(fā)放，發(fā)放 時需加蓋“受控文件”章，但作為質(zhì)量記錄使用時，則不需加蓋“受控文件”章； 6） 未經(jīng)文件發(fā)出部門負責(zé)人允許，任何人不得復(fù)印蓋有紅色“公司公章”、“受控文件”和“技術(shù)審查章”章的文件和資料，并不得向其它未經(jīng)許可的部門或人員提供任何資料； 7） 收文部門，應(yīng)將所接收的文件進行妥善保管，防潮、防火，分類進行歸檔保存，并對接收的文件建立《收文登記表》作為歸檔文件的檢索目錄，以便文件能夠易于檢索、識別。 文件的編制、審核與批準權(quán)限 文 件 類 別 編 制 審 核 批 準 質(zhì)量手冊 品質(zhì)管理部 管理者代表 總經(jīng)理 程序文件 主管部門 主管部門負責(zé)人 管理者代表 工作文件 管理制度 主管部門 主管部門負責(zé)
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