【正文】 和使用數(shù)據(jù) 庫 中的數(shù)據(jù)的 應 用程序就構(gòu)成了整個數(shù)據(jù) 庫環(huán) 境。每個字 節(jié) 代表一個字符（如英文字母或數(shù)字等）， 2個字 節(jié) 可 組 成一個 漢 字，字符是人 類 能 夠識別 的信息的最基本元素。將某一 對 象或活 動 各方面的描述 組 合起來，就能得到有關(guān) 該對 象或活 動 的完 備描述。因此，比特、字符、字段、 記錄 、文件和數(shù)據(jù) 庫就構(gòu)成了數(shù)據(jù)的 層 次。 數(shù)據(jù) 庫 管理系 統(tǒng) 數(shù)據(jù) 庫 管理系 統(tǒng) （ database management system, DBMS）：是由一 組 程序 組 成， 這 些程序 執(zhí) 行數(shù)據(jù) 庫 的 實際 操作，并提供數(shù)據(jù) 庫 與用 戶 之 間 或用 戶 與 應 用程序之 間 的接口。而 現(xiàn) 在的 問題 是企 業(yè) 如何管理 這 些信息以使信息的回 報 率最高， 這 便是管理信息系 統(tǒng) 所要完成的工作。管理 質(zhì) 量的高低、效果的好壞，極大程度上取決于在管理 過 程中，對 有關(guān)管理信息的利用的情況。 （二） 企 業(yè) 信息系 統(tǒng) 的 組 成 企 業(yè) 的 業(yè)務 和管理行 為 通?？梢苑?為 基 層 的作 業(yè) 系 統(tǒng) 、中 層 的管理控制、高 層 的 戰(zhàn) 略決策和 規(guī) 劃三個 層 次。在外 貿(mào) 企 業(yè) 的 業(yè)務處 理主要是 進 行外 貿(mào)單 據(jù)和 財務 方面的處 理。作 為 管理信息系 統(tǒng) 不 僅 承擔向管理人 員 和決策者提供信息和 報 告的 職 能， 還應 具有根據(jù)企 業(yè)計 劃和目 標 ，利用有關(guān)的信息 對 企 業(yè) 的日常 業(yè)務進 行 協(xié)調(diào) 、控制和及時調(diào) 整的 職 能。根據(jù)以上介 紹 的內(nèi)容，企 業(yè) 的信息系 統(tǒng) 可以分 為 三個不同的 層 面。外貿(mào)業(yè)務信息管理系統(tǒng)的應用和推廣對外貿(mào)企業(yè)的意義是多方面的，具體包括：?推 進 公司管理的正 規(guī) 化，促 進 公司機構(gòu)和體制的完善。?有利于提高公司內(nèi)部信息流、物流、 資 金流的運 轉(zhuǎn) 速度，使高 層 管理人 員能 夠 及 時 了解 業(yè)務 情況，并作出正確的決策。?提高公司形象，加快交易 過 程。?節(jié) 省了 辦 公 費 用，大量的信息以 電 子文檔的方式存 儲 和 發(fā) 送， 節(jié) 省了大量的 紙張 ， 實現(xiàn) 了 辦 公室的無 紙 化。 （一）外 貿(mào)業(yè)務 管理信息系 統(tǒng) 的內(nèi)容 多年來 業(yè)務 形式的不斷 變 化，使得不同的外 貿(mào) 企 業(yè)有不同的做法，在外 貿(mào) 管理方面無法形成一個普遍適用，而且 規(guī) 范的模式。 （一）外 貿(mào)業(yè)務 管理信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu) 外 貿(mào)業(yè)務 信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu)和其他信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu)一樣 ，通常也是按 業(yè)務 管理 職 能或 對 象的不同劃分成不同的子系 統(tǒng) 或模 塊 。在每一 項業(yè)務處 理中通常包括有關(guān)信息的 輸入、 查詢 、修改、 發(fā) 送和接收等具體操作。但 總 體 結(jié) 構(gòu)大同小異，而且通常都 應該包括出口管理、 進 口管理、 報 運管理、 財務 管理、 計劃 統(tǒng)計 管理和商情管理等（ 見圖 9）內(nèi)容。 實際 上，外 貿(mào) 企 業(yè) 的管理信息系 統(tǒng) 存在著很多共性的方面，尤其是在所 處 理的信息內(nèi)容方面 應該 是沒有太大的差 別 。二、外 貿(mào)業(yè)務 管理信息系 統(tǒng) 的內(nèi)容和 結(jié) 構(gòu)外 貿(mào) 信息系 統(tǒng)總 的來 說 就是利用 計 算機以及 計 算機通 訊網(wǎng) 絡(luò) 來完成外 貿(mào)業(yè)務 的所有流程，包括：從與客 戶 的聯(lián) 系到合同的 簽 定；從 貨 源的 選擇 到商品的 進倉 ；從款 項 的 匯 入到商品的出運等等，就是把外 貿(mào)業(yè)務 的各個流程 轉(zhuǎn) 化 為電腦 信息的 輸 入與 傳 送。?加快公司內(nèi)部各種信息的流通。?提高公司 產(chǎn) 品 質(zhì) 量，降低生 產(chǎn) 管理成本。將大量復 雜 易 錯 的工作由 計 算機來完成，提高了工作效率，促 進 了 業(yè)務 的 發(fā) 展。市場活動戰(zhàn) 略 規(guī) 劃系 統(tǒng)策略和運 營計 劃系 統(tǒng)控制 報 告系 統(tǒng)業(yè)務處 理系 統(tǒng) ?長遠 市 場規(guī) 劃?新 產(chǎn) 品 /新市 場規(guī) 劃?客 戶 服 務戰(zhàn) 略模型?廣告和促 銷計 劃 ?產(chǎn) 品 計 劃?分 銷 渠道 計 劃 ?價格 計 劃?銷 售 預測 ?數(shù)量 計 劃 ?市 場 研究?預 算和 費 用 ?銷 售能力分析和再分配?客 戶 服 務 ?利 潤 、 產(chǎn) 品和客 戶 分析?廣告和促 銷 分析 ?市 場 份 額 ?銷 售 趨勢定 單輸 入 ?客 戶 定 單 ?銷 售 處 理發(fā) 票 ?開票 ?催款需求信息 ?訂購 意向 ?特殊需求信息反饋圖 8市 場 /銷 售系 統(tǒng)結(jié) 構(gòu)第八節(jié)外貿(mào)業(yè)務信息管理系統(tǒng)一、應用外貿(mào)業(yè)務信息管理系統(tǒng)的意義隨著我國對外貿(mào)易規(guī)模的不斷擴大，一方面，現(xiàn)有外貿(mào)企業(yè)進出口業(yè)務量的增加，使得外貿(mào)企業(yè)的外銷及相關(guān)人員整天忙于應付，甚至難以應付，因此，需要有一套適合其業(yè)務特點的計算機管理信息系統(tǒng)幫助其擺脫困境；另一方面，新企業(yè)的加入更需要有一套完整的外貿(mào)計算機管理信息系統(tǒng)幫助其盡快進入角色。 （四）企 業(yè) 管理信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu) 隨著 計 算機 應 用的不斷普及， 計 算機管理信息系 統(tǒng)的 應 用 領(lǐng) 域越來越廣泛，不 僅 在商 業(yè)領(lǐng) 域、工 業(yè)領(lǐng) 域有著大量的 應 用，即使在政府部 門 、教學部 門 和金融部 門 都有著大量的 應 用。 這些 處 理內(nèi)容構(gòu)成了 業(yè)務處 理系 統(tǒng) 的基本功能 商 檢處 理程序 許 可 證處 理程序報 關(guān)處 理程序數(shù)據(jù) 輸 入?手工 輸 入?自 動輸 入 業(yè)務處 理?批 處 理?實時處 理 產(chǎn) 生 報 告?業(yè)務單 據(jù)?報 表數(shù)據(jù) 庫維護數(shù) 據(jù) 庫 管 理 系 統(tǒng)單 據(jù) 處 理 系 統(tǒng)外 貿(mào) 數(shù)據(jù) 庫圖 6外 貿(mào)業(yè)務處 理系 統(tǒng)結(jié) 構(gòu) 查詢 （三）管理信息系 統(tǒng) 管理信息系 統(tǒng) 的信息來源主要是 業(yè)務處 理系 統(tǒng) 所生成的信息。因此，外 貿(mào) 企 業(yè) 最常用的信息系 統(tǒng) 可以分 為業(yè)務處 理系 統(tǒng) （如： 單 據(jù) 處 理系 統(tǒng)、 報 關(guān)系 統(tǒng) 等）、管理系 統(tǒng) （如：合同管理、 倉庫 管理等）和決策支持系 統(tǒng) 。而且， 該 系 統(tǒng) 的定位在整個社會，而不 僅僅 是企 業(yè) 內(nèi)部。 所 謂 管理是指由一個或更多的人來 協(xié)調(diào) 他人活 動 ，以便收到個人單 獨活 動 所不能收到的效果而 進 行的各種活 動 。 實際 上信息在 現(xiàn) 代企 業(yè) 管理和運行 過 程中已 經(jīng) 起到越來越重要的作用。數(shù)據(jù) 庫 種不 僅 包括了所有這 些數(shù)據(jù) 層 次， 還 包括了它 們 之 間 的關(guān)系。相關(guān) 記錄的集合構(gòu)成了文件（ file）。字段通常是姓名、數(shù)或以某種方法描述的 業(yè)務對 象（如 員 工、日期、 產(chǎn) 品等）或 業(yè)務 活 動 （如 銷 售、入 庫 、出 庫 等）的字符 組 合。比特（bit）是一個二 進 位。用 戶還 要使用被稱 為 “數(shù)據(jù) 庫 管理系 統(tǒng) ”（ DBMS）的 軟 件 訪問這 些數(shù)據(jù)庫 。圖 5信息技 術(shù) 的分 類 （四）數(shù)據(jù) 庫 技 術(shù) 信息系 統(tǒng) 的基 礎(chǔ) 是數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù) 庫 技 術(shù) 是信息系統(tǒng) 的關(guān) 鍵 技 術(shù) 。 軟 信息 —— 根據(jù)人 們 以往 對 事物的 認識 以及個人的偏好， 對 客 觀 事物和 實 體 進 行的一種度量。 內(nèi)源信息 —— 反映 組織 內(nèi)部狀況的信息，通常是中 層 管理者 進 行管理和控制的依據(jù)。 詳細 （聚合）程度 —— 摘要性， 還 是 詳細 的。 內(nèi)容方面的屬性 準確性 —— 是否是反映了事件的真 實 情況和狀況的信息。 對 于企 業(yè) 的管理者和決策者，信息將幫助他 們 提高管理和決策的 質(zhì) 量。如以上食品 銷 售數(shù)據(jù) 經(jīng)過 分 類匯總可以 獲 得不同部 門 、不同季 節(jié) 的 銷 售 額 。 對 于信息系 統(tǒng) 而言，知 識 是用于 選擇 、 組織 和操 縱 數(shù)據(jù)，以使其適合于某 項 任 務 的 規(guī)則 、指南、 規(guī) 程等的 載 體，也就是人 們 將數(shù)據(jù)加工成信息的一種能力。第七 節(jié) 、管理信息系 統(tǒng) 一、數(shù)據(jù)、信息和知 識 （一）定 義 與關(guān)系 數(shù)據(jù)是反映客 觀實 體的一種表示，譬如：客 戶 的姓名、 聯(lián) 系方式、產(chǎn) 品的 顏 色、成交的數(shù)量、金 額 、合同 編 號等。 電 子商 務節(jié) 省成本體現(xiàn) 在多個方面，除了前面提到 過 的 單 據(jù) 處 理中的 單據(jù) 輸 入和 傳輸 方面的成本 節(jié)約 外， 還 包括減少人事的 層 次和更好地安排人事、減少 庫 存和隨之減少的儲 運 費 、減少其他成本 (如由于 遲 到信息的原因而需要的特殊 處 理 費 等 )。從而避免了船公司或船代必 須針對 海關(guān) 業(yè)務專門輸 入海關(guān)所需要的 “清 潔艙單 ”而增加的工作量和由此可能造成的差 錯 。 一、提高外 經(jīng)貿(mào) 企 業(yè)單 據(jù) 處 理的 質(zhì) 量和效率 實現(xiàn) 數(shù)據(jù) 輸 入 標 準化，提高 單 據(jù) 質(zhì) 量 由于 單 據(jù)填寫不 規(guī) 范造成出口 貨 物無法 結(jié) 關(guān)，影響出口企 業(yè) 及時兌現(xiàn) 退稅的情況 時 有 發(fā) 生。（二）強化業(yè)務管理、跟蹤和信息查詢能力利用因特網(wǎng)可以實現(xiàn)網(wǎng)上實時的外貿(mào)相關(guān)信息的查詢。第五節(jié)電子商務與外經(jīng)貿(mào)企業(yè)管理（一）有利于規(guī)范對外經(jīng)貿(mào)業(yè)務的管理在傳統(tǒng)外經(jīng)貿(mào)業(yè)務管理過程中，大部分政府部門簽發(fā)的單