【正文】 和使用數(shù)據(jù) 庫(kù) 中的數(shù)據(jù)的 應(yīng) 用程序就構(gòu)成了整個(gè)數(shù)據(jù) 庫(kù)環(huán) 境。每個(gè)字 節(jié) 代表一個(gè)字符（如英文字母或數(shù)字等）， 2個(gè)字 節(jié) 可 組 成一個(gè) 漢 字，字符是人 類(lèi) 能 夠識(shí)別 的信息的最基本元素。將某一 對(duì) 象或活 動(dòng) 各方面的描述 組 合起來(lái)，就能得到有關(guān) 該對(duì) 象或活 動(dòng) 的完 備描述。因此，比特、字符、字段、 記錄 、文件和數(shù)據(jù) 庫(kù)就構(gòu)成了數(shù)據(jù)的 層 次。 數(shù)據(jù) 庫(kù) 管理系 統(tǒng) 數(shù)據(jù) 庫(kù) 管理系 統(tǒng) （ database management system, DBMS）：是由一 組 程序 組 成， 這 些程序 執(zhí) 行數(shù)據(jù) 庫(kù) 的 實(shí)際 操作，并提供數(shù)據(jù) 庫(kù) 與用 戶(hù) 之 間 或用 戶(hù) 與 應(yīng) 用程序之 間 的接口。而 現(xiàn) 在的 問(wèn)題 是企 業(yè) 如何管理 這 些信息以使信息的回 報(bào) 率最高， 這 便是管理信息系 統(tǒng) 所要完成的工作。管理 質(zhì) 量的高低、效果的好壞，極大程度上取決于在管理 過(guò) 程中，對(duì) 有關(guān)管理信息的利用的情況。 （二） 企 業(yè) 信息系 統(tǒng) 的 組 成 企 業(yè) 的 業(yè)務(wù) 和管理行 為 通?？梢苑?為 基 層 的作 業(yè) 系 統(tǒng) 、中 層 的管理控制、高 層 的 戰(zhàn) 略決策和 規(guī) 劃三個(gè) 層 次。在外 貿(mào) 企 業(yè) 的 業(yè)務(wù)處 理主要是 進(jìn) 行外 貿(mào)單 據(jù)和 財(cái)務(wù) 方面的處 理。作 為 管理信息系 統(tǒng) 不 僅 承擔(dān)向管理人 員 和決策者提供信息和 報(bào) 告的 職 能， 還應(yīng) 具有根據(jù)企 業(yè)計(jì) 劃和目 標(biāo) ，利用有關(guān)的信息 對(duì) 企 業(yè) 的日常 業(yè)務(wù)進(jìn) 行 協(xié)調(diào) 、控制和及時(shí)調(diào) 整的 職 能。根據(jù)以上介 紹 的內(nèi)容，企 業(yè) 的信息系 統(tǒng) 可以分 為 三個(gè)不同的 層 面。外貿(mào)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣對(duì)外貿(mào)企業(yè)的意義是多方面的，具體包括：?推 進(jìn) 公司管理的正 規(guī) 化，促 進(jìn) 公司機(jī)構(gòu)和體制的完善。?有利于提高公司內(nèi)部信息流、物流、 資 金流的運(yùn) 轉(zhuǎn) 速度，使高 層 管理人 員能 夠 及 時(shí) 了解 業(yè)務(wù) 情況，并作出正確的決策。?提高公司形象，加快交易 過(guò) 程。?節(jié) 省了 辦 公 費(fèi) 用，大量的信息以 電 子文檔的方式存 儲(chǔ) 和 發(fā) 送， 節(jié) 省了大量的 紙張 ， 實(shí)現(xiàn) 了 辦 公室的無(wú) 紙 化。 （一）外 貿(mào)業(yè)務(wù) 管理信息系 統(tǒng) 的內(nèi)容 多年來(lái) 業(yè)務(wù) 形式的不斷 變 化，使得不同的外 貿(mào) 企 業(yè)有不同的做法，在外 貿(mào) 管理方面無(wú)法形成一個(gè)普遍適用，而且 規(guī) 范的模式。 （一）外 貿(mào)業(yè)務(wù) 管理信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu) 外 貿(mào)業(yè)務(wù) 信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu)和其他信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu)一樣 ，通常也是按 業(yè)務(wù) 管理 職 能或 對(duì) 象的不同劃分成不同的子系 統(tǒng) 或模 塊 。在每一 項(xiàng)業(yè)務(wù)處 理中通常包括有關(guān)信息的 輸入、 查詢(xún) 、修改、 發(fā) 送和接收等具體操作。但 總 體 結(jié) 構(gòu)大同小異，而且通常都 應(yīng)該包括出口管理、 進(jìn) 口管理、 報(bào) 運(yùn)管理、 財(cái)務(wù) 管理、 計(jì)劃 統(tǒng)計(jì) 管理和商情管理等（ 見(jiàn)圖 9）內(nèi)容。 實(shí)際 上，外 貿(mào) 企 業(yè) 的管理信息系 統(tǒng) 存在著很多共性的方面，尤其是在所 處 理的信息內(nèi)容方面 應(yīng)該 是沒(méi)有太大的差 別 。二、外 貿(mào)業(yè)務(wù) 管理信息系 統(tǒng) 的內(nèi)容和 結(jié) 構(gòu)外 貿(mào) 信息系 統(tǒng)總 的來(lái) 說(shuō) 就是利用 計(jì) 算機(jī)以及 計(jì) 算機(jī)通 訊網(wǎng) 絡(luò) 來(lái)完成外 貿(mào)業(yè)務(wù) 的所有流程，包括：從與客 戶(hù) 的聯(lián) 系到合同的 簽 定；從 貨 源的 選擇 到商品的 進(jìn)倉(cāng) ；從款 項(xiàng) 的 匯 入到商品的出運(yùn)等等，就是把外 貿(mào)業(yè)務(wù) 的各個(gè)流程 轉(zhuǎn) 化 為電腦 信息的 輸 入與 傳 送。?加快公司內(nèi)部各種信息的流通。?提高公司 產(chǎn) 品 質(zhì) 量，降低生 產(chǎn) 管理成本。將大量復(fù) 雜 易 錯(cuò) 的工作由 計(jì) 算機(jī)來(lái)完成，提高了工作效率，促 進(jìn) 了 業(yè)務(wù) 的 發(fā) 展。市場(chǎng)活動(dòng)戰(zhàn) 略 規(guī) 劃系 統(tǒng)策略和運(yùn) 營(yíng)計(jì) 劃系 統(tǒng)控制 報(bào) 告系 統(tǒng)業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng) ?長(zhǎng)遠(yuǎn) 市 場(chǎng)規(guī) 劃?新 產(chǎn) 品 /新市 場(chǎng)規(guī) 劃?客 戶(hù) 服 務(wù)戰(zhàn) 略模型?廣告和促 銷(xiāo)計(jì) 劃 ?產(chǎn) 品 計(jì) 劃?分 銷(xiāo) 渠道 計(jì) 劃 ?價(jià)格 計(jì) 劃?銷(xiāo) 售 預(yù)測(cè) ?數(shù)量 計(jì) 劃 ?市 場(chǎng) 研究?預(yù) 算和 費(fèi) 用 ?銷(xiāo) 售能力分析和再分配?客 戶(hù) 服 務(wù) ?利 潤(rùn) 、 產(chǎn) 品和客 戶(hù) 分析?廣告和促 銷(xiāo) 分析 ?市 場(chǎng) 份 額 ?銷(xiāo) 售 趨勢(shì)定 單輸 入 ?客 戶(hù) 定 單 ?銷(xiāo) 售 處 理發(fā) 票 ?開(kāi)票 ?催款需求信息 ?訂購(gòu) 意向 ?特殊需求信息反饋圖 8市 場(chǎng) /銷(xiāo) 售系 統(tǒng)結(jié) 構(gòu)第八節(jié)外貿(mào)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)一、應(yīng)用外貿(mào)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的意義隨著我國(guó)對(duì)外貿(mào)易規(guī)模的不斷擴(kuò)大，一方面，現(xiàn)有外貿(mào)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)量的增加，使得外貿(mào)企業(yè)的外銷(xiāo)及相關(guān)人員整天忙于應(yīng)付，甚至難以應(yīng)付，因此，需要有一套適合其業(yè)務(wù)特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)幫助其擺脫困境；另一方面，新企業(yè)的加入更需要有一套完整的外貿(mào)計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)幫助其盡快進(jìn)入角色。 （四）企 業(yè) 管理信息系 統(tǒng) 的 結(jié) 構(gòu) 隨著 計(jì) 算機(jī) 應(yīng) 用的不斷普及， 計(jì) 算機(jī)管理信息系 統(tǒng)的 應(yīng) 用 領(lǐng) 域越來(lái)越廣泛，不 僅 在商 業(yè)領(lǐng) 域、工 業(yè)領(lǐng) 域有著大量的 應(yīng) 用，即使在政府部 門(mén) 、教學(xué)部 門(mén) 和金融部 門(mén) 都有著大量的 應(yīng) 用。 這些 處 理內(nèi)容構(gòu)成了 業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng) 的基本功能 商 檢處 理程序 許 可 證處 理程序報(bào) 關(guān)處 理程序數(shù)據(jù) 輸 入?手工 輸 入?自 動(dòng)輸 入 業(yè)務(wù)處 理?批 處 理?實(shí)時(shí)處 理 產(chǎn) 生 報(bào) 告?業(yè)務(wù)單 據(jù)?報(bào) 表數(shù)據(jù) 庫(kù)維護(hù)數(shù) 據(jù) 庫(kù) 管 理 系 統(tǒng)單 據(jù) 處 理 系 統(tǒng)外 貿(mào) 數(shù)據(jù) 庫(kù)圖 6外 貿(mào)業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng)結(jié) 構(gòu) 查詢(xún) （三）管理信息系 統(tǒng) 管理信息系 統(tǒng) 的信息來(lái)源主要是 業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng) 所生成的信息。因此，外 貿(mào) 企 業(yè) 最常用的信息系 統(tǒng) 可以分 為業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng) （如： 單 據(jù) 處 理系 統(tǒng)、 報(bào) 關(guān)系 統(tǒng) 等）、管理系 統(tǒng) （如：合同管理、 倉(cāng)庫(kù) 管理等）和決策支持系 統(tǒng) 。而且， 該 系 統(tǒng) 的定位在整個(gè)社會(huì)，而不 僅僅 是企 業(yè) 內(nèi)部。 所 謂 管理是指由一個(gè)或更多的人來(lái) 協(xié)調(diào) 他人活 動(dòng) ，以便收到個(gè)人單 獨(dú)活 動(dòng) 所不能收到的效果而 進(jìn) 行的各種活 動(dòng) 。 實(shí)際 上信息在 現(xiàn) 代企 業(yè) 管理和運(yùn)行 過(guò) 程中已 經(jīng) 起到越來(lái)越重要的作用。數(shù)據(jù) 庫(kù) 種不 僅 包括了所有這 些數(shù)據(jù) 層 次， 還 包括了它 們 之 間 的關(guān)系。相關(guān) 記錄的集合構(gòu)成了文件（ file）。字段通常是姓名、數(shù)或以某種方法描述的 業(yè)務(wù)對(duì) 象（如 員 工、日期、 產(chǎn) 品等）或 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) （如 銷(xiāo) 售、入 庫(kù) 、出 庫(kù) 等）的字符 組 合。比特（bit）是一個(gè)二 進(jìn) 位。用 戶(hù)還 要使用被稱(chēng) 為 “數(shù)據(jù) 庫(kù) 管理系 統(tǒng) ”（ DBMS）的 軟 件 訪(fǎng)問(wèn)這 些數(shù)據(jù)庫(kù) 。圖 5信息技 術(shù) 的分 類(lèi) （四）數(shù)據(jù) 庫(kù) 技 術(shù) 信息系 統(tǒng) 的基 礎(chǔ) 是數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù) 庫(kù) 技 術(shù) 是信息系統(tǒng) 的關(guān) 鍵 技 術(shù) 。 軟 信息 —— 根據(jù)人 們 以往 對(duì) 事物的 認(rèn)識(shí) 以及個(gè)人的偏好， 對(duì) 客 觀 事物和 實(shí) 體 進(jìn) 行的一種度量。 內(nèi)源信息 —— 反映 組織 內(nèi)部狀況的信息，通常是中 層 管理者 進(jìn) 行管理和控制的依據(jù)。 詳細(xì) （聚合）程度 —— 摘要性， 還 是 詳細(xì) 的。 內(nèi)容方面的屬性 準(zhǔn)確性 —— 是否是反映了事件的真 實(shí) 情況和狀況的信息。 對(duì) 于企 業(yè) 的管理者和決策者，信息將幫助他 們 提高管理和決策的 質(zhì) 量。如以上食品 銷(xiāo) 售數(shù)據(jù) 經(jīng)過(guò) 分 類(lèi)匯總可以 獲 得不同部 門(mén) 、不同季 節(jié) 的 銷(xiāo) 售 額 。 對(duì) 于信息系 統(tǒng) 而言，知 識(shí) 是用于 選擇 、 組織 和操 縱 數(shù)據(jù)，以使其適合于某 項(xiàng) 任 務(wù) 的 規(guī)則 、指南、 規(guī) 程等的 載 體，也就是人 們 將數(shù)據(jù)加工成信息的一種能力。第七 節(jié) 、管理信息系 統(tǒng) 一、數(shù)據(jù)、信息和知 識(shí) （一）定 義 與關(guān)系 數(shù)據(jù)是反映客 觀實(shí) 體的一種表示，譬如：客 戶(hù) 的姓名、 聯(lián) 系方式、產(chǎn) 品的 顏 色、成交的數(shù)量、金 額 、合同 編 號(hào)等。 電 子商 務(wù)節(jié) 省成本體現(xiàn) 在多個(gè)方面，除了前面提到 過(guò) 的 單 據(jù) 處 理中的 單據(jù) 輸 入和 傳輸 方面的成本 節(jié)約 外， 還 包括減少人事的 層 次和更好地安排人事、減少 庫(kù) 存和隨之減少的儲(chǔ) 運(yùn) 費(fèi) 、減少其他成本 (如由于 遲 到信息的原因而需要的特殊 處 理 費(fèi) 等 )。從而避免了船公司或船代必 須針對(duì) 海關(guān) 業(yè)務(wù)專(zhuān)門(mén)輸 入海關(guān)所需要的 “清 潔艙單 ”而增加的工作量和由此可能造成的差 錯(cuò) 。 一、提高外 經(jīng)貿(mào) 企 業(yè)單 據(jù) 處 理的 質(zhì) 量和效率 實(shí)現(xiàn) 數(shù)據(jù) 輸 入 標(biāo) 準(zhǔn)化，提高 單 據(jù) 質(zhì) 量 由于 單 據(jù)填寫(xiě)不 規(guī) 范造成出口 貨 物無(wú)法 結(jié) 關(guān)，影響出口企 業(yè) 及時(shí)兌現(xiàn) 退稅的情況 時(shí) 有 發(fā) 生。（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理、跟蹤和信息查詢(xún)能力利用因特網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)的外貿(mào)相關(guān)信息的查詢(xún)。第五節(jié)電子商務(wù)與外經(jīng)貿(mào)企業(yè)管理（一）有利于規(guī)范對(duì)外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)的管理在傳統(tǒng)外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，大部分政府部門(mén)簽發(fā)的單