【正文】 入 Oracle 總帳之前已在子 系統(tǒng)中對(duì)于自動(dòng)憑證規(guī)則進(jìn)行了設(shè)置，對(duì)于憑證的正確性審核，是從以下幾個(gè)方面進(jìn)行的： （ 1）對(duì)于子系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則的審核，這一步是在系統(tǒng)設(shè)置之初已經(jīng)完成。 對(duì)于總帳中手工輸入的憑證，可以通過(guò)定義審批流程或?qū)徟鷮哟蔚姆绞酵瓿墒止ぽ斎霊{證的審 核的工作。 在使用 Oracle Document Sequence的前提下，無(wú)論是未過(guò)帳或已過(guò)帳的憑證，系 統(tǒng)都不允許對(duì)憑證進(jìn)行刪除動(dòng)作，從而避免憑證編號(hào)的跳號(hào)問(wèn)題。未來(lái)發(fā)展，出現(xiàn)外幣業(yè)務(wù)時(shí)，可以在系統(tǒng)中啟用相應(yīng)外幣，并定期對(duì)相應(yīng)的匯率進(jìn)行維護(hù)，記帳時(shí)進(jìn)行匯率折算、帳務(wù)處理。 預(yù)算 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 當(dāng)前 X公司采取的是雙向的預(yù)算制度，分別對(duì)費(fèi)用和資金進(jìn)行預(yù)算。 問(wèn)題分析 當(dāng)前 X公司采用的雙向預(yù)算是比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。在定義預(yù)算時(shí)，只要定義一個(gè)預(yù)算，同時(shí)定義一個(gè)預(yù)算組織，就可以了。無(wú)（預(yù)算）控制，系統(tǒng)只是將記賬與預(yù)算進(jìn)行比較，對(duì)比較的結(jié)果不管是否超過(guò)都不會(huì)有任何動(dòng)作；建議的預(yù)算控制，對(duì)于超出預(yù)算的情況則不允許進(jìn)行賬務(wù)處理，只有追加預(yù)算方可；絕對(duì)的預(yù)算控制，則對(duì)超出預(yù)算的情況不允許進(jìn)行賬務(wù)處理。 鑒于靈活的需要， X公司可以將每個(gè)月定義不同的預(yù)算，可以定義多個(gè)有不同控制的預(yù)算組織。 OFA（ Oracle 財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)）是 Oracle 提供的專門配合 Oracle 總賬模塊而使用的分析工具。比如部門維、科目維、產(chǎn)品維、時(shí)間維等，也可以對(duì)專門的科目定義維，比如管理費(fèi)用維、銷售費(fèi)用維等。 OFA系統(tǒng)具有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，在將數(shù)據(jù)從總賬導(dǎo)入 OFA時(shí)，先要在總賬提交幾個(gè)請(qǐng)求，然后在 OFA 系統(tǒng)中運(yùn)行程序，將數(shù)據(jù)接收入 OFA。 掉。 問(wèn)題 由于不能對(duì)供應(yīng)商的按各種情況進(jìn)行詳細(xì)分類，不便于對(duì)供應(yīng)商的各種信息進(jìn)行管理。 解決方案 因?yàn)楣?yīng)商的信息中有采購(gòu)和財(cái)務(wù)的兩方面的信息，所以 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由數(shù)據(jù)小組負(fù)責(zé)完成的，而不能由財(cái)務(wù)或采購(gòu)一方維護(hù)。 供應(yīng)商地點(diǎn) 系統(tǒng)提供了定義無(wú)數(shù)多個(gè)供應(yīng)商地點(diǎn)的功能，根據(jù) X公司實(shí)際情況，在供應(yīng)商地點(diǎn)域維護(hù)相應(yīng)職能，以此來(lái)反映供應(yīng)商此地址的作用。供應(yīng)商開出發(fā)票后，交給采購(gòu)員，采購(gòu)員初步審核后，交給會(huì)計(jì)審核其中的價(jià)格和數(shù)量是否與采購(gòu)訂單和接收入庫(kù)單相符。 對(duì)于貨物已到，發(fā)票未到的、或其他手續(xù)不全的貨物，不能及時(shí)入帳，而是采用月底核對(duì)從倉(cāng)庫(kù)來(lái)的入庫(kù)與發(fā) 票的方式統(tǒng)一記賬，這樣使得不能夠隨時(shí)準(zhǔn)確的記錄帳務(wù)情況。因此，建議用手工編號(hào)的方式將將發(fā)票類型代碼（標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票代碼 S、預(yù)付款發(fā)票代碼 P、費(fèi)用報(bào)表發(fā)票代碼 E）加實(shí)際票據(jù)號(hào)碼錄入系統(tǒng)，以便于跟跟蹤票據(jù)的實(shí)際發(fā)生情況。 月末對(duì)于貨到已驗(yàn)收而未對(duì)帳的材料，做暫估處理。這是在沒有管理信息系統(tǒng)情況下為加強(qiáng)應(yīng)付款的控制要采取的措施。 根據(jù) X公司對(duì)于加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理程度的要求，對(duì)于材料采購(gòu)提出以下解決方案： 通過(guò)采購(gòu)模塊對(duì)采購(gòu)進(jìn)行管理（如通過(guò)審批層次對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)的審批），貨物接收時(shí)（通過(guò)容限控制）進(jìn)入庫(kù)存模塊。應(yīng)付系統(tǒng)的發(fā)票審批，進(jìn)一步加強(qiáng)了應(yīng)付業(yè)務(wù)的控制。 加強(qiáng)了對(duì)應(yīng)付款的控制。 費(fèi)用類易耗品采購(gòu) 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 對(duì)于一般用品或者辦公用品，現(xiàn)在是由公司辦公室負(fù)責(zé)的，有辦公用品需求時(shí)，填寫請(qǐng)購(gòu)單據(jù)，經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管核準(zhǔn)后，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批和對(duì)預(yù)算的核對(duì)，后，由公司辦公室聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)， 用品收到及驗(yàn)收后，采購(gòu)人員拿發(fā)票交財(cái)務(wù)處入帳。 固定資產(chǎn)采購(gòu) 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 固定資產(chǎn)采購(gòu)須填寫申請(qǐng)， 然后經(jīng)由請(qǐng)購(gòu)部門、財(cái)務(wù)處、廠長(zhǎng)等審批，采購(gòu)部門或?qū)Ｂ氊?zé)任部門（比如計(jì)算機(jī)由信息中心負(fù)責(zé)）采購(gòu)后，固定資產(chǎn)管理部門提交固定資產(chǎn)各類經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的單據(jù)原始單據(jù)。 Oracle固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與應(yīng)付帳款子系統(tǒng)是一個(gè)具有良好集成關(guān)系的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，對(duì)于固定資產(chǎn)的成批增加通過(guò)應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行增添。 對(duì)有預(yù)付款的員工，進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，沒有報(bào)警提示，需要通過(guò)進(jìn)行帳務(wù)查詢方可知道，否則有可能造成款項(xiàng)重付、多付。 出差借款 借：其他應(yīng)收款 貸：現(xiàn)金 /銀行存款 報(bào)帳核銷借款 借：管理費(fèi)用 /銷售費(fèi)用等 貸：其他應(yīng)收款 其他借款 借：其他應(yīng)收款 員工 貸：現(xiàn)金 /銀行存款 報(bào)帳核銷借款 借：管理費(fèi)用 /銷售費(fèi)用等 貸：其他應(yīng)收款 — 員工 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購(gòu)預(yù)付款流程的在系統(tǒng)中輸入預(yù)付款、輸入發(fā)票并用發(fā)票核銷預(yù)付款兩個(gè)節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng) 付會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。 三、對(duì)供應(yīng)商預(yù)付款業(yè)務(wù)， Oracle應(yīng)付系統(tǒng)所有預(yù)付款的結(jié)算過(guò)程為 申請(qǐng)及批準(zhǔn)預(yù)付款（以發(fā)票的形式錄入） 借：預(yù)付帳款 /其他應(yīng)收款 貸：應(yīng)付帳款 /其他應(yīng)付款 支付預(yù)付款 借：應(yīng)付帳款 /其他應(yīng)付款 貸：現(xiàn)金 /銀行存款 核銷 借：應(yīng)付帳款 /其他應(yīng)付款 貸：預(yù)付帳款 /其他應(yīng)收款 付款管理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 所有付款，按 X公司付款規(guī)定，只有所有批準(zhǔn)手續(xù)完備、原始單據(jù)合法完整的付款申請(qǐng)方能準(zhǔn)許付款。對(duì)于需分次付款的情況，財(cái)務(wù)處難以了解累計(jì)請(qǐng)款情況， 監(jiān)控職能較弱。對(duì)于不符合審批條件的發(fā)票會(huì)在發(fā)票審核時(shí)提供暫掛原因以供查詢與處 理。 對(duì)于每一筆付款業(yè)務(wù)， Oracle應(yīng)付帳款中要求必須提供帳戶信息、單據(jù)信息逐筆進(jìn)行維護(hù)。 應(yīng)收應(yīng)付抵帳業(yè)務(wù) 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前， X公司存在少量的既是供應(yīng)商又是客戶情況；對(duì)于這種情況，會(huì)存在著應(yīng)收與應(yīng)付業(yè)務(wù)互相抵消的處理。 例： A 公司既是客戶又是供應(yīng)商，當(dāng)月向 A 公司采購(gòu)材料 10000 元，同時(shí)銷售產(chǎn)品 20200元給 A公司。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購(gòu)付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發(fā)票共同處理的，由應(yīng)付會(huì)計(jì)和應(yīng)收款會(huì)計(jì)共同負(fù)責(zé)。 外幣業(yè)務(wù)處理 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 X公司無(wú)外幣業(yè)務(wù)。 提供靈活多樣的付款條件設(shè)置，如收貨后立即付款、收貨后一個(gè)月付款或西方國(guó)家盛行的現(xiàn)金折扣設(shè)置如 2％ 10， Net 30等。 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購(gòu)付款流程的在系統(tǒng)中輸入付款并與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由應(yīng)付會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。但由于決策所需的信息比較缺乏、難以及時(shí)得到，審批主觀決定色彩較濃。對(duì)材料供應(yīng)商預(yù)付款的記帳科目為“預(yù)付帳款”、財(cái)務(wù)類供應(yīng)商預(yù)付款的記帳科目為“其他應(yīng)收款”。 鑒于 X公司要求簡(jiǎn)化對(duì)員工費(fèi)用核算形式的要求，建議直接在總帳中錄入分錄，然后在摘要中詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的人員和用途。 X公司對(duì)一般 人員的費(fèi)用的核算要求并不是非常嚴(yán)格和詳細(xì)，對(duì)銷售人員的費(fèi)用的核算則要求很嚴(yán)格。 目前設(shè)備處有固定資產(chǎn)的實(shí)物管理臺(tái)帳。 會(huì)計(jì)分錄： 借：制造費(fèi)用 /管理費(fèi)用等 貸：銀行存款 /應(yīng)付帳款 解決方案 本項(xiàng)業(yè)務(wù)是由采購(gòu)付款流程的錄入采購(gòu)發(fā)票或貸項(xiàng)通知單并與采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行匹配節(jié)點(diǎn)處理的，由采購(gòu)應(yīng)付會(huì)計(jì)崗位負(fù)責(zé)。而當(dāng)收到供應(yīng)商材料后，并收到發(fā)票與采購(gòu)訂單匹配后，發(fā)生退貨時(shí)則根據(jù)對(duì)方開出的單據(jù)作出貸項(xiàng)通知單沖回。 方案評(píng)估 由于材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，就以“材料采購(gòu)”和“暫估入庫(kù)”科目進(jìn)行反映，因此可以及時(shí)反映材料的真 實(shí)庫(kù)存和應(yīng)有的債務(wù)關(guān)系。在庫(kù)存和應(yīng)付模塊的動(dòng)作會(huì)在總帳中產(chǎn)生相應(yīng)的憑證。 用月末暫估的處理方法，財(cái)務(wù)帳上不能及時(shí)反映原材料庫(kù)存的真實(shí)發(fā)生情況。 會(huì)計(jì)分錄： 收到供應(yīng)商對(duì)帳單發(fā)票，匹配訂單、驗(yàn)收單 借：材料采購(gòu) 貸：應(yīng)付帳款 供應(yīng)商 材料驗(yàn)收入庫(kù)后，憑入庫(kù)單 借：原材料 借（貸）：材料采購(gòu)差異 貸：材料采購(gòu) 月末對(duì)于未對(duì)帳的驗(yàn) 收單暫估入庫(kù) 借：原材料 貸：應(yīng)計(jì)帳款 暫估 月初沖回 借：應(yīng)付帳款 暫估 貸：原材料 X公司提出希望加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量的控制。審計(jì)處負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核、查證工作，財(cái)務(wù)處只核算材料金額，不核算數(shù)量。 對(duì)于發(fā)票管理分以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述： 發(fā)票的確認(rèn)時(shí)間 由于財(cái)務(wù)管理與審核制度中對(duì)于債務(wù)的確認(rèn)是基于發(fā)票層次上的，因此，真實(shí)發(fā)票的開具時(shí)間即為債務(wù)的確認(rèn)時(shí)間。 現(xiàn)狀分析 對(duì)于財(cái)務(wù)審計(jì)與管理制度而言，與外部機(jī)構(gòu)發(fā)生的往來(lái)業(yè)務(wù)中，雙方往來(lái)的發(fā)票是真正形成債權(quán)債務(wù)關(guān)系的依據(jù)。材料類供應(yīng)商指采購(gòu)部門進(jìn)行材料采購(gòu)的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)類供應(yīng)商指除材料類供應(yīng)商以外的財(cái)務(wù)部門使用的供應(yīng)商 （比如為其他應(yīng)付其他應(yīng)收所使用的供應(yīng)商），雇員類供應(yīng)商指公司員工作為供應(yīng)商處理。 供應(yīng)商編碼： 對(duì)供應(yīng)商的編碼，不需要將一定的意義賦予編碼， ORACLE 僅需要供應(yīng)商和編碼一一對(duì)應(yīng)；所以對(duì)供應(yīng)商的編碼建議由計(jì)算機(jī)自動(dòng)編碼。由于各部門沒有統(tǒng)一使用同一集成系統(tǒng)，各部門了解的供應(yīng)商信息會(huì)有一定的差異。沒有對(duì)供應(yīng)商的地 點(diǎn)信息進(jìn)行管理。 OFA允許隨時(shí)將數(shù)據(jù)項(xiàng)中的各個(gè)維任意組合，以得出對(duì)不同數(shù)據(jù)的分析。 層 層是指定該維的匯總值，通過(guò)層可以分析不同層次的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；比如，財(cái)務(wù)部就是財(cái)務(wù)處這一維的層節(jié)點(diǎn)。 OFA只是一個(gè)從總賬讀取數(shù)據(jù)的工具，在總賬中的部分設(shè)置只是為 OFA提供數(shù)據(jù)而定義的，分析人員隨時(shí)可以根據(jù)分析的需要而更改或重新定義這些定義。 系統(tǒng)提供了豐富的有關(guān)預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表，當(dāng)然財(cái)務(wù)也可以根據(jù)具體的需要，使用 FSG工具方便的定義自己需要的財(cái)務(wù)報(bào)表 。鑒于以上三種原因我們建議采用“建議”控制，當(dāng)然財(cái)務(wù)部可以根據(jù)實(shí)際情況和不同時(shí)期定義不同控制的預(yù)算。 可以對(duì)任何賬戶輸入預(yù)算 系統(tǒng)允許對(duì)任何科目、任何部門等段值進(jìn)行預(yù)算，因此系統(tǒng)可以滿足 X公司雙向預(yù)算的需要 ，甚至還可以滿足更嚴(yán)格的預(yù)算需求。 解決方 案 本項(xiàng)事務(wù)由預(yù)算流程中的收到預(yù)算數(shù)據(jù)并錄入系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)處理，由預(yù)算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。 問(wèn)題分析 當(dāng)前 X公司采取的是雙向的預(yù)算制度，分別對(duì)費(fèi)用和資金進(jìn)行預(yù)算。 根據(jù) X公司實(shí)際情況，現(xiàn)在 Oracle ERP總帳系統(tǒng)中建立具如下功能的職責(zé)，這些職責(zé)是對(duì)工作任務(wù)的細(xì)分，崗位的職責(zé)是由這些職責(zé)組合而成的。 記帳本位幣 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀 目前 X公司采用人民幣作為記帳本位幣，基本沒有外幣業(yè)務(wù)，即使有少量的外幣業(yè)務(wù)也是事先換算成人民幣后核算的。 （ 2）憑證已過(guò)帳后：將原有錯(cuò)誤的憑證進(jìn)行自動(dòng)紅沖處理，產(chǎn)生相應(yīng)的紅沖憑證（沖銷的方法有切換借貸項(xiàng)和改變符號(hào)兩種，可以任選）。 （ 3）對(duì)于帳務(wù)平衡性的審核，一旦發(fā)現(xiàn)帳務(wù)不平衡，則不允許登帳業(yè)務(wù)進(jìn)行。 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)由財(cái)務(wù)總流程中的過(guò)帳節(jié)點(diǎn)處理，由總帳會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。 反沖憑證：對(duì)錯(cuò)誤分錄進(jìn)行反沖的憑證，系統(tǒng)提供了可以任意選擇的借貸方向相反和改變符號(hào) (負(fù)數(shù)金額表示，紅字 )兩種方法。屬于這種類型憑 證的業(yè)務(wù)往往有待攤費(fèi)用的分?jǐn)?、預(yù)提費(fèi)用的計(jì)提、工資、福利費(fèi)計(jì)提、計(jì)提各種稅費(fèi)。 將 來(lái)憑證錄入方式可分如下幾類： 引入憑證：由于 Oracle ERP管理信息系統(tǒng)是一個(gè)大型的集成系統(tǒng)，大量業(yè)務(wù)的原始憑證都通過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)子模塊錄入、維護(hù)及相關(guān)處理，然后將其帳務(wù)信息以憑證的方式傳遞至總帳，在總帳中完成帳務(wù)核算。 導(dǎo)入憑證可另行定義，子模塊憑證來(lái)源亦可采用預(yù)定義設(shè)置。 解決方案 本項(xiàng)事務(wù)是對(duì)系統(tǒng)中憑證分類設(shè)置情況的描述，初始情況由 A 公司設(shè)置完成，以后的維護(hù)由系統(tǒng)維護(hù)崗位負(fù)責(zé)。如：二級(jí)科目幾位？ X X X X X X X X X X 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí) 四級(jí) 產(chǎn)品段是專門為統(tǒng)計(jì)各種產(chǎn)品的銷售收入情況和成本情況而設(shè)定的。 Oracle在彈性域中還提供了安全性 設(shè)置、交叉驗(yàn)證等功能，可以限定某些信息僅在特定會(huì)計(jì)科目組合中反映，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)錄入時(shí)的安全性。第 1個(gè)期間為年初第一天，其功能是年初調(diào)帳，后 12 個(gè)期間為自然月份，最后兩個(gè)期間為年末最后一天，其功能是年末調(diào)帳。 每年在下一會(huì)計(jì)年度開始前，由專門的人員根據(jù) X公司相關(guān)部門提供的下一會(huì)計(jì)年度會(huì)計(jì)期劃分表（以自然月份為一個(gè)會(huì)計(jì)期），并對(duì) Oracle總賬系統(tǒng)的會(huì)計(jì)期進(jìn)行維護(hù)。 由于 Oracle ERP管理信息系統(tǒng)提供了高度集成功能，通過(guò)接口可以達(dá)到總帳系統(tǒng)與子系統(tǒng)的集成，使 X公司信息共享變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。 為此， X公司希望通過(guò)此次 ERP的實(shí)施，能夠達(dá)成各財(cái)務(wù)系統(tǒng)間以及財(cái)務(wù)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間相互集成，改善信息共享，提高工作效率，減輕低級(jí)勞動(dòng)量，增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，并進(jìn)行強(qiáng)有力的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，更好的為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)；使利潤(rùn)中心、成本中心、費(fèi)用中心的 考核和預(yù)算簡(jiǎn)單易行，提高企業(yè)管理水平；為管理決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的財(cái)務(wù)報(bào)告。 帳簿設(shè)計(jì) 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀