【正文】 件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標(biāo)記。（3）正本。（5）暫行本。（7）修訂本。行政機(jī)關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機(jī)關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準(zhǔn)。1各種文種的撰寫（1）規(guī)范性公文。（3）決議。（5）通報。（7）通告。（9）函。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準(zhǔn)則與法規(guī)化、制度化。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細(xì)記載。文件管理人員對部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人提出處置意見。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。1發(fā)文處理程序與方法（1）文稿形成擬稿。核稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。制作供對外發(fā)出的公文。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。1公文銷毀的方式和范圍銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。 審計(jì)人員在運(yùn)用Word時常遇到一些小問題不得解決，筆者在實(shí)踐基礎(chǔ)上掌握了一些技法，現(xiàn)提供給審計(jì)人員，只望共同提高業(yè)務(wù)工作水平。有時審計(jì)人員會認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。 審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作，編制審計(jì)報告時，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn)）?！?，再輸入數(shù)據(jù)，看看“.”是不是變成了小數(shù)點(diǎn)“.”。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。在Word中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。 在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項(xiàng)目自動編號形式，并在下一行添加了“二、”字樣。其原因是Word系統(tǒng)中有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本”，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。 有時候需要刪除Word文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費(fèi)時費(fèi)力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決（在WPS中刪除空是很方便的），主要方法：打開“編輯——替換”，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記（P）”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標(biāo)記（P）”(一個“^P”)，再按下“全部替換”按鈕?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。 在Word中文字編排時難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開始更新”，這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。方法：光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。 十三、用好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮16。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對齊的問題進(jìn)行修正，做到在自動換行的各行能保持上下行左右側(cè)對齊。 我們在處理信函、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。 十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集 我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不為被審計(jì)單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學(xué)習(xí)的。 在你正常輸入文本時首先確定首行縮進(jìn)兩個字符，你在“段落——縮進(jìn)與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個字符，“段落——縮進(jìn)與間距——度量值”有時會顯示厘米，這樣就無法精確計(jì)算兩個字是多少。 在打印審計(jì)報告或其他文件需要正反打印時，我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè)，先打這幾頁，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費(fèi)紙張了。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊“表格”——“重復(fù)標(biāo)題行”就完成了。此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動換行（頁面行末顯示的符號是“”），還是手動換行（頁面行末顯示的符號是“↓”），前面去空行的是自動換行符。 六、巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行 我們有時在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會將原有的格式復(fù)制過來?！癈trl+Z”的作用是撤消上一個操作，恢復(fù)到以前的某一步。如何去除？用“Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目”，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。 一、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法任何個人均不得私自銷毀公文。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。在印畢的公文上蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。簽發(fā)。會商。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對重要公文實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標(biāo)題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項(xiàng)的是便函。（8）請示。（6）批復(fù)。（4）通知。（2）決定。公文中需用歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。公文寫作的基本要求合“法”、求實(shí)、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。（6）副本。（4）試行本。具備正式公文效用，是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。對于重要問題提出見解和處理辦法。用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。用于對重要事項(xiàng)或重大行動作出安排。用于對某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的