科發(fā)信息科技公司行政管理制度規(guī)定(文件)
【正文】 安排同時提高會議效率。安 排記 錄摘要備案文書委派單委辦校核六 收發(fā)文件1. 、交流與反饋的重要信息載體。4. ,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責(zé)任。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。附《檔案資本銷毀情況記錄表》9. 《文檔管理制度》規(guī)定辦理。公司各部申請簽章及總經(jīng)理，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準(zhǔn)后交辦公室，由辦公室登記于登記表。八 檔案管理 （一）客戶檔案1． 1．客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域2． 2．客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3． 3．客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4． 4．特殊情況需復(fù)印時，須填報復(fù)印申請報批5． 5．服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任結(jié) 案來本公司之賓客由文秘負(fù)責(zé)接待。十 辦公用品（一） （一）文具1． 1．行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2． 2．行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行（二） （二）茶、水1． 1．行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2． 2．定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3． 3．公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行4. ，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2. 2.4. 4.行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。十三 物業(yè)1． 1．行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項物業(yè)管理2． 2．負(fù)責(zé)公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3． 3．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4． 4．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5． 5．負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理4. ，得向行政管理部申請補助或救濟。 其中：能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；（3） 公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；（4） 公司客戶名冊；（5） 公司經(jīng)營計劃與營銷策略；（6） （6）招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；（7） （7）客戶資料；（8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。（五）責(zé)任部門與人員1 由行政管理部與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。3． 3．行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。警示標(biāo)識包括：密級標(biāo)識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。三 文件檔案管理制度（一） （一）意義（二） （二）文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。 3． 3．對外建立必要的咨詢、顧問關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。五 廣告宣傳1. 。，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。24 / 24。2. ，對廣告策劃方案進行審查、審批，確保廣告的效益。4． 4．一切因工作關(guān)系建立的對外溝通渠道屬英達仕所有，由本公司對外聯(lián)絡(luò)人向行政管理部報送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各部門的公共關(guān)系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務(wù)積極協(xié)助行政管理部建立暢通的對外渠道。四 公共關(guān)系1． 1．英達仕投資管理顧問有限公司的對外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構(gòu)之間的關(guān)系。（九）培訓(xùn)行政管理部組織對公司全體員工進行相關(guān)培訓(xùn)。5． 5．行政部建立嚴(yán)格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。（六）保護措施1． 1．在《****公司勞動合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：（1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2） （2）公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、資料等。經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??；（二）使用范圍本規(guī)則適用于****公司全體員工。2. ,行政管理部得以公司名義安排祝賀。固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。如為出售則暫時存檔。3. 3.責(zé)任人：行政主管、財務(wù)監(jiān)督人：總經(jīng)理資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告行政/財務(wù)驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同驗收付款流程 驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復(fù)議詢價/比價行政專員固定供應(yīng)商/商店行政專員GM批示采購申請責(zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政主管、總經(jīng)理 采購作業(yè)流程2. 、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。復(fù) 印借 閱借閱登記復(fù)印申請申 請登 記當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人客戶檔案管理流程專案人員管理本公司以公司名義對外之行文由辦公室負(fù)責(zé)蓋印。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂
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