【正文】 管理，并建立相應(yīng)電子人事檔案。同時須委托會務(wù)組織單位做好會務(wù)安排。3. 會議由專人做好會議紀(jì)要。一、 文件檔案管理規(guī)定 收文管理收文處理程序：收文、分文、傳送、閱辦、催辦、立卷、歸檔。3） 人事行政部收到外來文件，應(yīng)由文件資料管理員詳細(xì)記錄文件收到日期、來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、文件密級、份數(shù)等，做好歸檔并提出擬辦意見后送人事行政部經(jīng)理審核，再分送有關(guān)人員閱處。屬急件的，當(dāng)即批；屬平件的，三天內(nèi)批復(fù)。1） 公司或職能部門草擬文件時應(yīng)注意一事一文，正文內(nèi)容言簡意賅，條理清晰，書寫文體和格式規(guī)范；嚴(yán)禁越級上行文，確因需要越級上行文時，需抄報（送）主管部門負(fù)責(zé)人一份，或由其部門主管簽名確認(rèn)，有特殊正當(dāng)理由的除外；上行文主送單位只能一個，不得多頭請示；嚴(yán)禁同一部門對同一內(nèi)容重復(fù)請示。其它職員一律不能簽發(fā)對外文件。5） 文件正式蓋章后由人事行政部文件資料管理員負(fù)責(zé)登記、分發(fā)?？偨?jīng)辦秘書及各有關(guān)部門必須及時下放或轉(zhuǎn)發(fā)經(jīng)由的各類文件，并按文書的緊急和重要程度排隊，急事急辦、特事特辦，不得無故拖延文件傳遞時間。（在總經(jīng)辦秘書沒到位之前，其文件傳遞工作由人事行政部指定人員承擔(dān)） 文件的傳閱管理根據(jù)文件的重要性和相關(guān)性，由人事行政部確定傳閱范圍并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后用傳閱登記表填寫清楚，安排有閱文資格的人員傳閱。特殊情況下不能閱處的要及時說明，閱畢須簽上日期及閱文人姓名，并及時交回人事行政部傳遞給其它閱文人員。3） 借閱文件時，每次只允許借閱一份（或一本），特殊需要借閱1份以上須經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。6） 借閱的絕密文件不得帶出公司，不準(zhǔn)擅自復(fù)印。3） 公司董事會文件:以公司董事會名義發(fā)出的通知、和董事會簽署的記錄、協(xié)議和決定。7） 公司的工程技術(shù)數(shù)據(jù)、文件:包括小區(qū)規(guī)劃、工程設(shè)計、工程承包施工有關(guān)圖紙、數(shù)據(jù)和文件。 11） 公司其它文件:其它具有保存價值的數(shù)據(jù)和文件。 8類文件分別由行政部、財務(wù)部、工程部分別指定專人負(fù)責(zé)編號、歸檔和保存。3) 對于可能被借閱的文件，應(yīng)當(dāng)保存兩份，否則可以保存壹份，其中之一必須是正本，兩份中應(yīng)標(biāo)明其中可供閱的壹份，借閱和歸還有登記手續(xù)并記入借閱登記表，借閱只限于本公司人員。6) 各部門文件管理員（兼職）應(yīng)按要求依公文時間、順序號和文件的不同類別，預(yù)先初步整理好文件，再交人事行政部歸檔。2） 經(jīng)常需要使用的重要文件資料，應(yīng)由所需的部門辦理借閱、借用手續(xù)。文件的銷毀文件歸檔后，經(jīng)整理甄別確屬沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期予以銷毀。文件的保密等級文件保密等級分為絕密、機(jī)密、秘密三種，其它為一般性文件。二、印鑒管理1. 公司印鑒分為公司、部門專門用章兩類。如請假或因公外出期間，經(jīng)公司或主管部負(fù)責(zé)人同意后可移交給指定的代管人。在攜帶外出期間，不得在未經(jīng)事先授權(quán)的范圍使用。如公司根據(jù)工作需要成立各類專門工作小組或領(lǐng)導(dǎo)小組，其文件則視小組名稱適時命名文件編號。落款時間統(tǒng)一采用中文方式書寫，如“二○○二年五月一日”，其中“○”以特殊符號“○”書寫。舉例廣東 有限公司文件（文件頭）（一號宋體加粗） [0309]018號（文號）（4號楷體GB2312加粗）簽發(fā)人：（4號楷體GB2312） 舉例 關(guān)于……的請示（標(biāo)題）（小二楷體GB2312加粗）公司領(lǐng)導(dǎo)：（主送單位）（以下全部采用4號楷體GB2312）……………………………………………………………………………………………………………………………………（正）…………………………………………………………………………………………………………………………………………。2) 前臺每天應(yīng)定時清點(diǎn)外發(fā)郵件，并與發(fā)件人確認(rèn)是否需辦理保險及保險價值，收到外發(fā)郵件后，前臺應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)單位，以確保郵件盡快發(fā)送出去。1) 前臺人員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照分送清單分類清點(diǎn)，及時分發(fā)到各部門，不得耽擱延誤。類 別目 錄消耗品筆、筆記本等文具、憑證、清潔用品、電腦耗材、訂書針、回形針等管理品訂書機(jī)、打孔機(jī)、計算器、名片夾、文件架、筆桶、文件夾、白板、文件柜等三、分類領(lǐng)用規(guī)定1. 消耗品：除業(yè)務(wù)使用之需要，各品種每月每人領(lǐng)用一支/本/個……等為限，筆、筆記本等文具從第二次領(lǐng)用開始，執(zhí)行以舊換新的原則。5. 為提高工作效率,辦公用品的領(lǐng)用時間定于周二和周四下午的14:00—17:30，其它時間不予領(lǐng)用。特殊性采購：一些特殊用途或規(guī)格的辦公用品，若人事行政部無法提供，各部門在征得人事行政部書面同意后可自行購買。二、固定資產(chǎn)的分類：固定資產(chǎn)分為辦公設(shè)備和電腦設(shè)備兩大類。辦公設(shè)備由使用人、使用部門、人事行政部、財務(wù)部門分別管理，其中使用人和使用部門對所使用的固定資產(chǎn)實物負(fù)責(zé)，保證其按規(guī)定申購、驗收、使用、維護(hù)、修理、報廢；人事行政部負(fù)責(zé)對所有固定資產(chǎn)進(jìn)行系統(tǒng)地編號，確保檔案號與資產(chǎn)號一致，負(fù)責(zé)對所有固定資產(chǎn)進(jìn)行合理調(diào)配，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備類資產(chǎn)的維修、評估等，設(shè)立《固定資產(chǎn)實物帳》；財務(wù)部則設(shè)立《固定資產(chǎn)財務(wù)帳》。（3） 信息技術(shù)部主要考察新購電腦設(shè)備的等級、性能和升級能力是否符合公司IT發(fā)展需要，并提出配置方案。2. 除指定的專業(yè)技術(shù)人員以外，任何人不得私拆機(jī)內(nèi)部件，否則一切引起的經(jīng)濟(jì)責(zé)任由拆卸責(zé)任人承擔(dān)。當(dāng)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)通知有關(guān)部門，若需送外維修，則由使用部門填寫《維修申請單》交人事行政部或信息部，人事行政部和信息部應(yīng)及時安排維修。另外，在日常管理中，也應(yīng)進(jìn)行不定期的抽查，以確保資產(chǎn)實物不毀壞、不丟失。4. 工作總結(jié)：由人事行政部和財務(wù)部共同編制固定資產(chǎn)清查總結(jié)報告，交總經(jīng)理審閱。2. 固定資產(chǎn)的使用部門經(jīng)理：為該部門固定資產(chǎn)的直接責(zé)任人，負(fù)有該部門內(nèi)資產(chǎn)使用、管理的責(zé)任。人事行政部有對固定資產(chǎn)監(jiān)控、調(diào)配的權(quán)利。若因其管理不善，監(jiān)控不力而造成電腦設(shè)備未能發(fā)揮作用，未能充分使用電腦設(shè)備提高效率，或因監(jiān)控不力造成配件丟失的，則視其情節(jié)的嚴(yán)重程度，給予甲類/乙類過失處罰，人事行政部負(fù)有連帶責(zé)任。一、 停車位管理：公司停車位必須先保證公司車輛和總經(jīng)辦車輛停泊。倘超過一個目的地，亦須注明，以便易于安排；駕駛員必須嚴(yán)格按派車單出車，違者將給過失處罰，如因此造成交通事故，責(zé)任由該駕駛員承擔(dān)。否則將對專職駕駛員和借車人處以過失處分并罰款50元；如因此出現(xiàn)壞件或零件丟失等后果則由專職駕駛員負(fù)責(zé)，同時責(zé)令其限期內(nèi)解決。公司車輛（不包括專用小車）除出差外，下班后都一律停放在公司指定的停車場。2）車輛實行定人定時維護(hù)保養(yǎng),每天出車前專職駕駛員檢查車況，以保持車輛技術(shù)和清潔狀況良好。4. 駕駛員在車輛行駛途中應(yīng)嚴(yán)格注意行駛安全和遵守交通規(guī)則。一、防火，職員應(yīng)依照下列步驟應(yīng)變：1） 通知接待員及人事行政部并報告總經(jīng)辦。6） 消防人員到達(dá)時，人事行政部負(fù)責(zé)人應(yīng)向消防隊長提供所有關(guān)于是次火警之資料，例如：起火地點(diǎn)、何物受燃、疏散后人數(shù)是否齊全等。2） 不要讓電路及萬能插頭負(fù)荷過量。6） 防煙門應(yīng)時常保持關(guān)閉。一、公司財務(wù)部門的職能1． 認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)的財務(wù)管理制度。1. 厲行節(jié)約，合理有效地使用公司資金。5. 定期進(jìn)行存貨盤點(diǎn)，確保公司資產(chǎn)實際存量與帳列數(shù)字符合。 三、財務(wù)部工作崗位職責(zé)1． 總會計師/財務(wù)總監(jiān)的主要工作職責(zé)： 1) 編制和執(zhí)行預(yù)算、財務(wù)收支計劃、信貸計劃，擬訂資金籌措和使用方案，開辟財源，有效地使用資金。2. 會計的主要工作職責(zé)：1) 監(jiān)督公司財務(wù)計劃的執(zhí)行、決算、預(yù)算外資金收支與財務(wù)收支有關(guān)的各項經(jīng)濟(jì)活動及其經(jīng)濟(jì)效益。 5) 針對公司財務(wù)工作中出現(xiàn)問題產(chǎn)生的原因提出改進(jìn)建議和措施。 9) 各項獎金津貼的核查發(fā)放。3) 建立健全現(xiàn)金出納各種帳目，嚴(yán)格審核現(xiàn)金收付憑證。7) 配合會計做好各種帳務(wù)處理。3． 財務(wù)工作人員辦理會計事項必須填制或取得原始憑證，并根據(jù)審核的原始憑證編制記帳憑證。 會計報表每月由會計編制并上報一次。3． 財務(wù)工作人員發(fā)現(xiàn)帳簿記錄與實物、款項不符時，應(yīng)及時向總經(jīng)理書面報告，并請求查明原因，作出處理。11．財務(wù)工作人員調(diào)動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續(xù)。支票使用時須有《用款申請單》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，然后將支票按批準(zhǔn)金額封頭，加蓋印章、填寫日期、用途、登記號碼，領(lǐng)用人在支票領(lǐng)用簿上簽字備查。3. 財務(wù)人員月底清帳。填寫金額要無誤，完成后交出納人員?？倳嫀?財務(wù)總監(jiān)辦理交接手續(xù)，由總經(jīng)理和一名董事成員監(jiān)督。10. 財務(wù)工作應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部稽核制度，并做好內(nèi)部審計。1． 財務(wù)工作人員對本公司實行會計監(jiān)督。4． 財務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)會同總經(jīng)理辦公室專人定期進(jìn)行財務(wù)清查，保證帳簿記錄與實物款項相符。四、財務(wù)工作管理 1． 會計年度自一月一日起至十二月三十一日止。5) 員工薪金管理和及時發(fā)放。 3. 出納的主要工作職責(zé)： 1) 認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)金管理制度。 7) 按照經(jīng)濟(jì)核算原則，定期檢查，分析公司財務(wù)、成本和利潤的執(zhí)行情況，挖掘增收節(jié)支潛力，考核資金使用效果，及時向總經(jīng)理提出合理化建議，當(dāng)好公司參謀。 3) 審閱公司的計劃資料、合同和其他有關(guān)經(jīng)濟(jì)資料，以便掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題，積累證據(jù)。1) 建立健全經(jīng)濟(jì)核算制度，利用財務(wù)會計資料進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動分析。7. 完成公司交給的其他工作。3. 合理分配公司收入，及時完成需要上交的稅收及管理費(fèi)用。3． 建立健全財務(wù)管理的各種規(guī)章制度，加強(qiáng)經(jīng)營核算管理，反映、分析財務(wù)計劃的執(zhí)行情況，檢查監(jiān)督財務(wù)紀(jì)律。四、財務(wù)管理制度第二十二章 財務(wù)規(guī)定為加強(qiáng)公司的財務(wù)工作，發(fā)揮財務(wù)在公司經(jīng)營管理和提高經(jīng)濟(jì)效益中的作用，特制定本規(guī)定。4） 勿用走廊、防煙門廊或樓梯間儲物。8） 若火警警報器響起，各職員應(yīng)保持鎮(zhèn)靜，提高警愓，待人事行政部查明原因，確定需要疏散時，才依循指示從走火樓梯撒離到指定處集合。3） 若火勢不受控制，應(yīng)立即按動火警警報器及致電(119)通知消防部門，并且通知大樓管理處。如事故責(zé)任被明確為本公司的駕駛員，其賠償款由保險公司承擔(dān)，如賠償金額超過保險公司賠償金額時，超過部分由該責(zé)任司機(jī)承擔(dān)，特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后允許部分承擔(dān)。2. 駕駛員每次出車完畢后應(yīng)及時歸位，向人事行政部經(jīng)理報到，外出執(zhí)行任務(wù)遇有特殊情況不能按時返回，駕駛員應(yīng)及時通知人事行政部經(jīng)理，并說明原因。嚴(yán)禁駕駛員將車輛停放在非公司指定場所。5) 公司用商務(wù)車與車輛的保管：專職駕駛員必須按指定地點(diǎn)停放車輛，并要求檢查確定車輛安全后方可離開。 一切因公事而引起之交通費(fèi)用經(jīng)公司確認(rèn)均可實報實銷，在不影響公事的情況下，應(yīng)選擇最低廉的交通工具。二、車輛管理 1) 各部門公務(wù)用車，應(yīng)提前一天填寫《用車申請表》，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交人事行政部安排調(diào)配車輛。若因其管理不善、跟進(jìn)不力而造成固定資產(chǎn)帳目混亂，嚴(yán)重妨礙日常管理的，則給予甲類/乙類過失處罰。4. 電腦設(shè)備的管理部門為信息部、人事行政部。公司將視其嚴(yán)重程度，給予甲類/乙類過失處罰。保管人必須確保其使用、保管的資產(chǎn)不損壞、不遺失。2. 賬目核對：由人事行政部和財務(wù)部共同負(fù)責(zé)，進(jìn)行實物帳與財務(wù)帳的核對；若出現(xiàn)不符的，則需要進(jìn)行重新的登記確認(rèn)。（五）報廢固定資產(chǎn)的報廢一般包括以下幾種類型：1. 已達(dá)到或超過規(guī)定使用年限，經(jīng)鑒定不能繼續(xù)使用；2. 因意外、不可抗力等因素造成固定資產(chǎn)報廢；3. 某項固定資產(chǎn)由于技術(shù)不過關(guān)，質(zhì)量低下，無法使用；4. 由于技術(shù)進(jìn)步造成的無形損耗；5. 因其它原因而造成的固定資產(chǎn)報廢。4. 下班時應(yīng)關(guān)閉電腦、電源（不間斷電源保護(hù)裝置除外）。同時，轉(zhuǎn)移雙方部門和人事行政部門均須認(rèn)真檢查該資產(chǎn)實物的完好、并確認(rèn)轉(zhuǎn)移完成情況。 （一）固定資產(chǎn)購置 購置申請（1） 由使用部門提出購置申請，填寫《設(shè)備、物品申購表》（見附表），闡明購置的實用性、適用性和能產(chǎn)生的效益。2. 電腦設(shè)備類：單位價值在人民幣2000元以上且使用年限在一年以上的電腦整機(jī)或各類電腦配件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或各種管線及打印機(jī)及其它各類未列出的電腦設(shè)備，含CPU、主板、內(nèi)存、硬盤、電源、機(jī)箱、顯示器、各種板卡、各種線材等。一、 固定資產(chǎn)的定義1. 凡使用年限在一年以上，單位價值在2000元以上的辦公設(shè)備、電腦設(shè)備、通訊設(shè)備、交通設(shè)備、房屋設(shè)備等公共設(shè)施和辦公設(shè)備均屬固定資產(chǎn)。2. 采購計劃性采購：人事行政部將根據(jù)各部門提供的月采購計劃按月采購。3. 以上目錄沒有規(guī)定的，由人事行政部在領(lǐng)用前確定歸類后予以發(fā)放。第十八章 辦公用品管理規(guī)定一、 為控制辦公用品費(fèi)用，特制定本規(guī)定。不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函來件應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕，前臺應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。二、公司所有報刊、外來郵件、外發(fā)郵件等均由前臺人員負(fù)責(zé)收發(fā)。5. 文件頭以公司名稱全稱書寫，紅頭文件底稿的“簽發(fā)人”和“擬稿人”須本人簽名，印發(fā)件的“簽發(fā)人”和“擬稿人”可直接打印，但文件內(nèi)容必須與底稿一致；其余文件一律由簽發(fā)人和擬稿人本人簽名后印發(fā)，不得用打印體。2. 標(biāo)題格式簡化為：發(fā)文內(nèi)容+文種，發(fā)文內(nèi)容指文書正文所要表達(dá)的主題；文種指請示、報告、通知、計劃、總結(jié)、制度等文件種類，如“關(guān)于營銷宣傳策略的請示”。 附件一：文件編號規(guī)則為便于管理，公司所有文件按[年號+月號]+文件順序號的格式，年號和順序號統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，年號、月號按2位數(shù)書寫；順序號按3位數(shù)書寫，不足3位數(shù)的以0作虛位處理，如2003年9月第8號文寫成“[0309]008號”，而不寫成“[0309]8號”。4. 印鑒不能攜帶