【正文】 聽(tīng)的要領(lǐng)，指示的接受法，忠告的接受法。 P216228 ：?jiǎn)适录疤幚淼姆椒?，吊唁時(shí)的衣著。 P168 第九章 差旅事宜 掌握：訂票，預(yù) 訂 飛機(jī)票，預(yù) 訂 火車(chē)票，預(yù) 訂 旅館。 P132 ：會(huì)議記錄的制作方法，會(huì)議記錄的內(nèi)容和格式，修改會(huì)議記錄，為會(huì)議記錄編制索引。 P110 ：來(lái)電的接聽(tīng)與處理 。 P74 第五章 接待實(shí)務(wù) ：初見(jiàn)來(lái)訪者時(shí)，傳達(dá)，引見(jiàn)，介紹時(shí)的禮節(jié)，接待 ， 送客與會(huì)后的整理。 P64 ：郵件的處理 。 P33 ：受 意 方法 P37，分工方法與合作方法。 考試時(shí)沉著應(yīng)戰(zhàn)。 （三）中央電大下發(fā)的期末復(fù)習(xí)指導(dǎo) （四） 教材 （五）應(yīng)試要注意的問(wèn)題 同學(xué)們這段時(shí)間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結(jié)構(gòu)?？荚嚂r(shí)間： 90 分鐘 (四 )試題結(jié)構(gòu) 考題類型及分?jǐn)?shù)比重大致為： 單項(xiàng)選擇題 （ 10%）； 判斷 題 （ 10%）； 簡(jiǎn)答題 （ 20%）； 設(shè)計(jì)題 （ 30%） ；案例分析題 （ 30%） 。本課程由 中央 電大組織考核，采用平時(shí)形成性考核和期末終結(jié)性考試相結(jié)合的方式進(jìn)行。 通過(guò)本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生掌握辦公室實(shí)務(wù)操作方面的基本知識(shí)，具備辦公室業(yè)務(wù)的基本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運(yùn)用能力。第 1 頁(yè) 共 30 頁(yè) 10 秋 開(kāi)放教育 行政管理?？?《 辦公室管理 》 期末復(fù)習(xí)指 南 重慶電大巴南分校課程輔導(dǎo)教師 譚昌明 一、復(fù)習(xí)應(yīng)考基本要求 《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學(xué)為開(kāi)放教育（?？疲┈F(xiàn)代文員專業(yè)開(kāi)設(shè)的必修課。 （一） 考試范圍 教材《 辦公室實(shí)務(wù) 》全書(shū)中涉及到的知識(shí)點(diǎn)。課程考核總成績(jī)滿 分為 100 分，其中平時(shí)形成性考核成績(jī)占總成績(jī)的 20%；期末終結(jié)性考試成績(jī)占總成績(jī)的 80%。 二、復(fù)習(xí)應(yīng)考資料及其使用 本學(xué)科本次考試有下列 3 種資料，可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。 第 2 頁(yè) 共 30 頁(yè) 考試時(shí)試卷書(shū)寫(xiě)要工整，一定要注意認(rèn)真審題，每個(gè)問(wèn)題均要回答。 三、復(fù)習(xí)考試重點(diǎn)輔導(dǎo) 根據(jù) 中央電大 電大期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合我校學(xué)員情況，對(duì)本期復(fù)習(xí)應(yīng)考重點(diǎn)練習(xí)輔導(dǎo)作如下分析輔導(dǎo)。 P40 ：請(qǐng)示方法和報(bào)告方法 P35，計(jì)劃方法和總結(jié)方法。 P66 ：上司不在時(shí)郵件的處理。 P83 ：內(nèi)賓接待的一般程序與內(nèi)容，外賓接待的一般程序與內(nèi)容。 P112 第七章 會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù) ：議程表制作和執(zhí)行方法，會(huì)議通知的寫(xiě)法和傳達(dá)方法。 P135 ：會(huì)議結(jié)束后的處理，會(huì)議后的工作，會(huì)議業(yè)務(wù)的檢查和總結(jié)。 P192 第十章 照料上司身邊瑣事 掌握：便利上司處理業(yè)務(wù)的工作，上司的主體工作與私人工作的調(diào)整，文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐。 P228 第十二章 辦公室用語(yǔ) ：接待用語(yǔ)的使用。 P246 第十三章 印信、值班工作 掌握：保密的范圍，保密工作的內(nèi)容。 P276 ：檔案收集的對(duì)象和制度。 P291 第十 五 章 電子歸檔 實(shí)務(wù) ： 電子文件的收集和積累 。每小題 1分，共 10分） 1．以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（ B ） A．服務(wù)性 B．決策性 C．專業(yè)性 D．主動(dòng)性 2．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪種行為是不適宜的（ C ） A．準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 3．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（ C ） A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái) B．盡量控制外 來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限 4．以下哪種接打電話的行為是不正確的（ A ） A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)? B．給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用 D．中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置 5． 郵件的寄發(fā)不要考慮以下 （ D ） 因素 。 A． 社交的能力 B． 說(shuō)話的技巧 C． 聽(tīng)話的能力 D． 聽(tīng)寫(xiě)的能力 11． 文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的 ？（ B ） A． 必要時(shí)可形成文字材料， 照本宣科 B． 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思， 榕人自己對(duì)問(wèn)題的意見(jiàn) C． 不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D． 重要的指示， 應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍， 以免漏聽(tīng)或漏記 12． 以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法， 哪一個(gè)是不正確的 ？（ D ） A． 定好目標(biāo)， 把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái) B． 想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù) C． 開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓 D． 把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 13． 有時(shí)應(yīng)上司要求， 文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談， 以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B ） A． 準(zhǔn)備資料 B． 發(fā)表意見(jiàn) C． 現(xiàn)場(chǎng)服務(wù) D． 會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗? 14． 傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件 ？（ A ） A． 一般的圖紙 B． 機(jī)密文件 C． 很長(zhǎng)的文件 D． 感謝信 15． 文員打印寄往歐美國(guó)家的信封， 收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ） 。 A．個(gè)人區(qū) B．社交區(qū) C．親密區(qū) D．公眾區(qū) 19． 文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)， 不用考慮 （ B ） 。 A．“頃悉”、“際此” B．“謹(jǐn)啟”、“鈞啟” C．“臺(tái)鑒”、“惠鑒” D．“臺(tái)安”、“鈞安” 27．按照美國(guó)人類學(xué)家愛(ài)德華 A．郵件有無(wú)損當(dāng)面指出，并在郵件上注明：“郵件收到即如此” B．文員每 天的開(kāi)箱次數(shù)應(yīng)和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達(dá)時(shí)間相合拍 C．文員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件 D．為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情 46．下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（ A ）。 （ ） 3． 無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送， 因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ √ ） 7． 即使是上司私人的應(yīng)酬， 文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。 （ ） 11． 辦公室 的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。 （ √ ） 15．文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。 （ ） 22． 辦公室 工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ） 26．日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。 如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。 （ √ ） 33．兩個(gè)電話鈴?fù)瑫r(shí)響起時(shí)，文員要同時(shí)對(duì)兩個(gè)電話講話。 （ √ ） 37．英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。 （ ） 41．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從左至右，按順序介紹。 （ √ ） 45．介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。 （ ） 49．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 （ √ ） 53．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行 。 （ ） 57．代表會(huì)議依法定期召開(kāi)與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù) 。 （ √ ） 三、簡(jiǎn)答題（每小題 10分，共 20分） 1．文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？應(yīng)注意什么？ 參考答案： （ 1） 進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸 ； （ 2） 參謀作用 ； 補(bǔ)缺作用 ； 增進(jìn)關(guān)系作用 ； （ 3） 適事、適時(shí)、適地、適度。 （ 1）電話擋駕。先問(wèn)情來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。 5．簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？ 參考答案： 簡(jiǎn) 要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？ 會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。 有兩種形式： （ 1）議決性會(huì)議紀(jì)要。 6．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 參考答案： 什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話，由文員出面阻擋或謝絕。 上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地拒絕。過(guò)于敏感的話 題 ； （ 3）自己不甚熟悉的話題。 人工提示系統(tǒng)的做法 ： 設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。 （ 2）核稿。（ 4）編號(hào)。（ 6）校對(duì)。（ 9）分發(fā)。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 辦公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張 ； 2．軟盤(pán)、光盤(pán)等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。 1怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？ 參考答案： （ 1） 上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)； （ 2） 上司繁忙時(shí)； （ 3） 上司即將外出時(shí)； （ 4） 遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 3） 財(cái)物管理。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 （ 1） 口頭語(yǔ)言的基本特征 為 ： （ 一是 語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。因?yàn)?漢字一音多字。 （ 2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。 2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： 一是 落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。 1．收文處理的程序： 簽收和拆 封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。 2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后， 要做好哪些工作？ 參考答案： （ 1） 整理好旅行 過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 （ 4） 把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄， 以便將來(lái)有用。堅(jiān)持說(shuō)你沒(méi)有權(quán)利更改規(guī)章制度， 可 保證：如果對(duì)方寫(xiě)信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。如果來(lái)訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會(huì)使她平靜下來(lái)；如果不行，找一個(gè)成熟的女同事來(lái)幫忙。 4． 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ 參考答案： 在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； 第 19 頁(yè) 共 30 頁(yè) （ 1） 還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等； （ 2） 在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的