【正文】 和本級文書分設(shè)卷宗；然后按文件材料內(nèi)容聯(lián)系和數(shù)量多少分設(shè)若干卷宗。卷內(nèi)文件按內(nèi)容聯(lián)系、時間先后、作者次序等排列、編寫張?zhí)?、卷?nèi)目錄。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二、機關(guān)文件材料不歸檔的范圍（一）上級機關(guān)的文件材料中4種：普發(fā)性不需要本機關(guān)辦理的文件材料。例如：?湖北省檔案局辦公室關(guān)于征求?湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）?意見的通知?（鄂檔辦?2011?13號）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”? “以我為主” ：機關(guān)文件材料歸檔范圍以本機關(guān)文件材料為主，本機關(guān)? ? ? ? ? ? ?四、機關(guān)檔案門類的劃分（二）本機關(guān)文件材料中7種：重份文件。無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。文件材料一般都要歸檔。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書檔案會計檔案（憑證、賬簿、報表、其它）專業(yè)檔案科技檔案（基建和設(shè)備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案實物檔案（獎牌，獎杯、錦旗、榮譽證書、字畫、印章、贈品、行業(yè)標志物品，如過去的制服、徽章等）五、在實際工作中，容易出現(xiàn)的問題凡文皆檔。? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會議記錄紀要、民主生活會材料、理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)材料等；? 工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、各種目標責(zé)任狀、責(zé)任目標完成情況匯報、領(lǐng)導(dǎo)班子和班子成員述職述廉報告等；? 統(tǒng)計表、報表、登記表、名冊。歸檔文件不齊全完整。? 聲像文件要記錄：時間、地點、人物（含方位）、事件、拍攝者、拍攝背景等6要素?（4）電子文件不完整。其中，定期采用標時制分為30年、10年二、劃分文書檔案保管期限的標準――價值凡是反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系和個人利益的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。例如：?關(guān)于中共孝感市檔案局支部委員會的批復(fù)?凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、簡單的“2－3－1”保管期限劃分法（一）上級文件2分法：永久、10年。? 共性文件指機關(guān)黨建、文秘、檔案、保密、信訪、計生、綜治、安全保衛(wèi)、理論學(xué)習(xí)、文明創(chuàng)建、節(jié)能、人事、財務(wù)管理等 ?（3）一般事務(wù)性文件定為10年。簡稱“三合一”制度。? 換一個角度說：? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；? 第三，10年保管的檔案一般是同級機關(guān)、下級機關(guān)的文件和上級機關(guān)一般的業(yè)務(wù)文件，以及本機關(guān)一般事務(wù)性文件。（二）本單位文件3分法：（1）絕大多數(shù)定為永久。例如：?安陸市檔案局關(guān)于安陸市煙草專賣局丟失檔案違法事件的報告?（6）聯(lián)合發(fā)文的，協(xié)辦單位保管30年。（7）機關(guān)編寫的組織機構(gòu)沿革、大事記、年鑒、志書；（8）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪件，機關(guān)對人大議案、政協(xié)提案的答復(fù)及辦理結(jié)果。?六、電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺運行后文件歸檔要求? ?中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號）? 國家標準?電子文件歸檔與管理規(guī)范?? 都規(guī)定：具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時歸檔。?（2）通知不知結(jié)果。?（3）專業(yè)文件材料沒歸檔。（1）帳外文件沒歸檔。需要歸檔的外單位文件材料有：一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務(wù)的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機關(guān)為本單位的文件。例如：孝感市勞保局?企業(yè)職工退休前繳費情況確認表?本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料。無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。供工作參考的抄件等。按照本級、上級及重要程度等順序排列案卷，編寫案卷順序號和案卷目錄。年末或適當?shù)臅r候，對卷宗內(nèi)文件材料按其內(nèi)容聯(lián)系、數(shù)量多少結(jié)合其他特征進行調(diào)整。第三篇：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料歸檔范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料歸檔范圍鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府、人大主席團、社會團體（以下簡稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)）、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。編制格式就是這樣三個項目。機構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時，各級機關(guān)要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。二、各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級綜合檔案館移交。2．看內(nèi)容：反映本機關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。機關(guān)財務(wù)預(yù)算和財務(wù)報告及同級財政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。領(lǐng)導(dǎo)出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應(yīng)對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。沒有批復(fù)的請示劃10年，有批復(fù)的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻獎等等?！皣屹Y產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。因為表制定后，是不能隨意修改的。堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當遵循的原則嚴格控制普發(fā)文件。《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個機關(guān)來講，按照《規(guī)定》實施的相關(guān)程序，一個機關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。這條要求各機關(guān)在編制保管期限表時，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。這次各機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案。按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應(yīng)接收同級機關(guān)永久保管的檔案，通過對主辦機關(guān)、協(xié)辦機關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復(fù)進館問題。大家知道，原件與副本、復(fù)制件在法律地位上是有區(qū)別的。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。國家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。我國現(xiàn)有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。如關(guān)于增加車輛配置的請示與上級的批復(fù)、以下總結(jié)、單項統(tǒng)計材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計表（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)費開支等。(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。所有的人事任免文件。(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。這樣要求的目的主要是便于機關(guān)對到期檔案進行鑒定銷毀。這一條應(yīng)該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。這兩種形式都叫集中管理。集中統(tǒng)一管理可以分為兩個方面：一是對本單位全部檔案實體實行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，統(tǒng)一提供利用。還有機關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽批、審改意見，原則上也應(yīng)納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。由于各機關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細概括指明，因此，國家檔案局只對機關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。如市委書記在作風(fēng)整頓工作會上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發(fā)性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要歸檔，市委辦公廳會歸檔。（二）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。從門類上分，“機關(guān)文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分，可分為紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料。第二章 機關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 》《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級黨政機關(guān)和人民團體正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”。７、加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”。４、增加了跟實際工作直接有關(guān)的新內(nèi)容，充實了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益方面的文件材料。第一篇：機關(guān)文件材料歸檔范圍附件1：單位機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表（綜合部分示范本）目 錄黨組（黨委）………………………………………………2辦公室（秘書科）………………………………………4機關(guān)黨委…………………………………………………10紀檢監(jiān)察科………………………………………………14法規(guī)科………………………………………………16人事教育科………………………………………………18計劃財務(wù)科………………………………………………30一、黨組（黨委）本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）會議記錄、紀要 永久 2 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）民主生活會記錄、中心組學(xué)習(xí)記錄30年 3 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）的決議、決定、指示、規(guī)定、辦法、通知、通報等永久 4 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）的請示、報告和上級的批復(fù)永久 5 上級黨組織和本機關(guān)黨組對本機關(guān)干部及直屬單位干部 職務(wù)(職稱)任免的批復(fù)(含請示)永久 6 上級機關(guān)對本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）及直屬基層黨組織機構(gòu)設(shè)置的批復(fù)（含請示）永久 7 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）專題性工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話 永久 8 本機關(guān)黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）日常事務(wù)性工作形成的文件材料30年 9 本機關(guān)直屬單位向黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）重要的請 示報告及黨組（或?qū)嵭悬h委制的黨委）的批復(fù) 永久 30年二、辦公室（秘書處）本機關(guān)行政辦公會議記錄、紀要永久 本機關(guān)召開的全市工作會議、重要的專題會議材料 通知、會議指南、名單、議程、報告、講話、決定、紀要、翻印上級相關(guān)會議的重要文件 永久 典型材料、代表發(fā)言材料、討論稿、征求意見稿、交流、參考材料、簡報等 30年 3 主管上級機關(guān)召開的重要工作會議材料 會議通知、會議指南、名單、議程、報告、講話、決定、紀要、翻印上級相關(guān)會議的重要文件 永久 其他典型材料、討論稿、征求意見稿等30年 4主管上級機關(guān)召開的一般工作會議材料 會議通知、會議指南、名單、議程、報告、講話、決定、紀要、翻印上級相關(guān)會議的重要文件 30年 其他參閱材料、典型材料等 10年 5 機關(guān)聯(lián)合召開的會議本機關(guān)主辦的 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議決定、紀要等永久 、交流材料、參閱材料、代表發(fā)言材料、簡報等30年 6 機關(guān)聯(lián)合召開的會議本機關(guān)協(xié)辦的 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要等的復(fù)制件或副本 30年 典型材料、交流材料、參閱材料、討論稿、簡報等的復(fù)制件或副本 10年 7 本機關(guān)代上級機關(guān)起草并被采用的法規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件的最后定稿 30年 8 本機關(guān)舉辦的重要慶典、儀式、紀念活動，承辦的大型展覽會、博覽會，具有影響的重大事件、重大活動以及民族、宗教活動等過程中形成的活動方案、邀請函、參加人員名單、嘉賓簽名冊、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓講話、賀信（電）、新聞通稿等材料 永久 9 本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、指導(dǎo)機關(guān)召開的重要會議的講話稿 永久 10 本機關(guān)