【正文】 理歸檔文件材料的職責(zé)。（四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。第三條 機關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。同時調(diào)整了一些文件材料的保管期限。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關(guān)法規(guī)。如房屋買賣、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。這四款原則只是我們判斷機關(guān)文件材料歸檔范圍的價值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。即將各單位經(jīng)過整理并移交過來的檔案，由專人負(fù)責(zé)，保管在專門的檔案庫房內(nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護，為國家積累歷史和文化財富。(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標(biāo)時保管期限。因為我們現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。注重文件之間的必然聯(lián)系。受到縣級以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。從根本上說，我們考慮機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。五、編制要求和格式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料歸檔范圍見下表：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料整理方法鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料處理部門根據(jù)往年文件材料的多少，設(shè)立當(dāng)年文件材料類目卷宗；將處理完畢的文件材料及時歸入有關(guān)類目卷宗。第四篇：機關(guān)文件材料歸檔第一部分機關(guān)文件材料歸檔范圍一、機關(guān)文件材料歸檔范圍反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。其它不必歸檔。?（4）基建文件材料、設(shè)備儀器文件材料、實物沒歸檔。第二部分文書檔案保管期限? ? ? ?一、文書檔案保管期限種類永久、定期兩種。例如：?孝感檔案局、市發(fā)展和改革委員會關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)?湖北省重點建設(shè)項目檔案驗收辦法?的通知?（孝檔[2008]5號）10年保管的有：（1）本單位一般性事務(wù)管理文件材料；例如：?市檔案局2009年綜治、消防、安全保衛(wèi)工作目標(biāo)責(zé)任書? ?2009年黨風(fēng)廉政建設(shè)目標(biāo)書??孝感市檔案局2009年信訪工作目標(biāo)責(zé)任書?（2）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； 例如：?湖北省檔案局、省委統(tǒng)戰(zhàn)部關(guān)于認(rèn)真做好全省統(tǒng)戰(zhàn)系統(tǒng)檔案管理工作的通知??湖北省檔案局關(guān)于做好2009年湖北省重點建設(shè)項目檔案登記工作的通知?（3）上級單位和同級單位制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 例如：?機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?（國家檔案局第8號令）?湖北省人事廳關(guān)于印發(fā)?湖北省機關(guān)事業(yè)單位工作人員正常調(diào)整工資實施辦法?的通知??市財政局關(guān)于印發(fā)?孝感市市直行政事業(yè)單位工資統(tǒng)發(fā)暫行辦法?的通知?? ?市直機關(guān)工委關(guān)于印發(fā)?孝感市直機關(guān)黨的基層組織“五個基本”建設(shè)工作考核評價實施辦法?的通知??（4）下級單位報送的或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等文件材料。?四、檔案“三合一”制度? “三合一”制度：指機關(guān)文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。（2）一般性業(yè)務(wù)文件、機關(guān)工作共性文件可定為30年。（9）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；例如：?國家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動檔案管理試行辦法?（省政府令第322號）（10）同級單位、下級單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。例如：? ?湖北省檔案局關(guān)于報送2009年檔案館室基本情況調(diào)查表的通知? ?（3）聲像文件材料缺少要素。（2）白頭文件材料沒歸檔。有關(guān)工作參考的文件材料；(三)同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；例如：?市委辦公室市政府辦公室關(guān)于在市直單位開展“送溫暖、獻(xiàn)愛心”社會捐贈活動的通知??市委辦公室關(guān)于認(rèn)真做好2009黨內(nèi)文件清理清退工作的通知?、?市財政局關(guān)于編制2010年市直部門預(yù)算的通知? ?孝感市檔案局關(guān)于舉辦檔案人員崗位培訓(xùn)班的通知?(四)下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。例如：?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號）上級單位征求意見的未定稿文件。剔除無需保存的；區(qū)分上級來文與本級文件材料；適當(dāng)區(qū)分文件價值，分別組成案卷。機構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關(guān)比外機關(guān)的重要。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。具體的執(zhí)行時間后面再講。現(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”?！稒n案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。第十條機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。如機關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。劃分永久時，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級機關(guān)的文件材料。如市檔案局報市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫面積標(biāo)準(zhǔn)的請示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運用，第二種形式的集中管理會越來越普遍。第五條凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。并不是所有貫徹執(zhí)行的都要歸檔。按照這個界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時，就不僅是文書檔案，同時還包括其它門類和載體的檔案。三、《規(guī)定》的適用范圍新《規(guī)定》適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實行標(biāo)時制，分為30年、10年。５、原來長期的內(nèi)容，上升了很大一部分為永久，進(jìn)一步充實進(jìn)館檔案的內(nèi)容。P34 第二條 中的“文件材料”一詞在檔案工作中是被廣泛使用的。（三）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；上級主管部門發(fā)給單位需要貫徹的，絕大多數(shù)涉及單位主要職能活動，應(yīng)該歸檔。第四條 機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：根據(jù)《規(guī)定》第四條，機關(guān)文件材料不歸檔范圍包括四個方面。二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數(shù)據(jù)等）按統(tǒng)一的管理制度集中管理，但檔案實體則分別保存在不同的庫房。定期保管的文書檔案主要由機關(guān)自己留存，備機關(guān)日常查考利用。民政工作會、衛(wèi)生工作會，包括請示、主管領(lǐng)導(dǎo)批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。如一般的業(yè)務(wù)研討會、專題座談會、七一聯(lián)歡活動等。（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。還有建設(shè)部和國家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》標(biāo)明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機關(guān)文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應(yīng)當(dāng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。第十二條各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。這里明確一點，對于普發(fā)性文件，除了上級主管業(yè)務(wù)部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如“上級方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級關(guān)于某項工作方針、政策的文件材料”。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。一般性文件材料分黨委、政府、人大主席團、工青婦四大類目各類目中按上級來文和本級文書分設(shè)卷宗；然后按文件材料內(nèi)容聯(lián)系和數(shù)量多少分設(shè)若干卷宗。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?二、機關(guān)文件材料不歸檔的范圍（一）上級機關(guān)的文件材料中4種：普發(fā)性不需要本機關(guān)辦理的文件材料。無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書檔案會計檔案（憑證、賬簿、報表、其它）專業(yè)檔案科技檔案（基建和設(shè)備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案實物檔案（獎牌，獎杯、錦旗、榮譽證書、字畫、印章、贈品、行業(yè)標(biāo)志物品，如過去的制服、徽章等）五、在實際工作中，容易出現(xiàn)的問題凡文皆檔。歸檔文件不齊全完整。其中，定期采用標(biāo)時制分為30年、10年二、劃分文書檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)――價值凡是反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系和個人利益的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，列為永久保管。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、簡單的“2－3－1”保管期限劃分法（一）上級文件2分法：永久、10年。簡稱“三合一”制度。（二）本單位文件3分法：（1）絕大多數(shù)定為永久。（7）機關(guān)編寫的組織機構(gòu)沿革、大事記、年鑒、志書；（8）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪件，機關(guān)對人大議案、政協(xié)提案的答復(fù)及辦理結(jié)果。?（2）通知不知結(jié)果。（1）帳外文件沒歸檔。例如：孝感市勞保局?企業(yè)職工退休前繳費情況確認(rèn)表?本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料。供工作參考的抄件等。年末或適當(dāng)?shù)臅r候，對卷宗內(nèi)文件材料按其內(nèi)容聯(lián)系、數(shù)量多少結(jié)合其他特征進(jìn)行調(diào)整。編制格式就是這樣三個項目。二、各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級綜合檔案館移交。機關(guān)財務(wù)預(yù)算和財務(wù)報告及同級財政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。沒有批復(fù)的請示劃10年，有批復(fù)的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。“國家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。堅持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制