【正文】 本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料是否歸檔應(yīng)視機關(guān)主要職能而定。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執(zhí)行。按照卷內(nèi)文件材料的作者、內(nèi)容以及名稱等，編寫案卷標(biāo)題，裝訂案卷?！皩ξ矣杏谩薄ⅰ芭c我有關(guān)” ：外單位文件材料歸檔范圍。? 機關(guān)對應(yīng)歸檔的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。（三）同級機關(guān)和下級機關(guān)的文件，一般定為10年。其中： 30年保管的有：（1）本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（2）本單位職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；例如：?孝感市檔案局關(guān)于機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查換證的通知?（孝檔[2010]13號）（3）本單位關(guān)于一般性問題的請示與上級單位批復(fù)、批示；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)； 例如：?關(guān)于按件整理的檔案裝盒后是否要編制盒號問題的請示??市國土資源局關(guān)于申請檔案工作目標(biāo)管理省一級復(fù)查換證的函? ?市檔案局關(guān)于市國土資源局檔案工作等級考評確認(rèn)的函? ?（5）本單位機關(guān)管理工作中形成的文件材料；? ? ? ? ?? ?? ? ?? ? ?? ? ? ? 例如：?關(guān)于申請撥付我局檔案搶救專項經(jīng)費的請示? ?孝感市檔案局關(guān)于申請更換小車的報告??孝感市檔案局2008－2009創(chuàng)建市級文明單位工作總結(jié)? ?關(guān)于成立孝感市檔案局矛盾糾紛排查調(diào)查處領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的通知?（5）下級單位關(guān)于重大問題的專題報告。這幾年一般應(yīng)有：黨內(nèi)統(tǒng)計年報、黨員花名冊、干部職工年報、干部職工花名冊、機構(gòu)編制年報、工資年報、社會保險、住房公積金申報核定表、考核等次備案統(tǒng)計表、工資調(diào)整明細(xì)表以及各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表等；? 干部職工行政、工資、黨團組織關(guān)系介紹信及存根；? 圍繞干部職務(wù)任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、黨組（黨委）會議記錄紀(jì)要、民主推薦情況、工資呈報表等；? 機關(guān)編寫的大事記、組織機構(gòu)沿革、志書、年鑒等編研材料，反映本單位人和事的報刊報道剪輯；? 機關(guān)工作中形成的檢查材料、調(diào)研報告、各種典型材料、事跡材料、交流材料、匯報材料等；? 機關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書等。雙套制：機關(guān)紅頭文件一份歸檔，一份裝訂成發(fā)文匯編，作資料。各級機關(guān)在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時報送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機構(gòu)及其職能的文字材料。另外，以機關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機關(guān)形成的比不相隸屬機關(guān)形成的重要；作者為高層機關(guān)的比基層機關(guān)的重要。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。要做到以下幾點：１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進館，同時也便于協(xié)辦機關(guān)工作查考利用。第九條機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。主要指規(guī)范性文件。各機關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料，要實行集中統(tǒng)一管理。如總結(jié)、工作大會、黨組黨委會記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計報表等等。對于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。第二章 機關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 》《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級黨政機關(guān)和人民團體正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關(guān)主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”。由于各機關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細(xì)概括指明，因此，國家檔案局只對機關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。這一條應(yīng)該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。所有的人事任免文件。如關(guān)于增加車輛配置的請示與上級的批復(fù)、以下總結(jié)、單項統(tǒng)計材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計表（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。這條要求各機關(guān)在編制保管期限表時，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。因為表制定后，是不能隨意修改的。領(lǐng)導(dǎo)出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應(yīng)對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。機構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時，各級機關(guān)要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。按照本級、上級及重要程度等順序排列案卷，編寫案卷順序號和案卷目錄。需要歸檔的外單位文件材料有：一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務(wù)的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機關(guān)為本單位的文件。?六、電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺運行后文件歸檔要求? ?中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號）? 國家標(biāo)準(zhǔn)?電子文件歸檔與管理規(guī)范?? 都規(guī)定：具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時歸檔。? 換一個角度說：? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；? 第三，10年保管的檔案一般是同級機關(guān)、下級機關(guān)的文件和上級機關(guān)一般的業(yè)務(wù)文件，以及本機關(guān)一般事務(wù)性文件。例如：?關(guān)于中共孝感市檔案局支部委員會的批復(fù)?凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會議記錄紀(jì)要、民主生活會材料、理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)材料等；? 工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、各種目標(biāo)責(zé)任狀、責(zé)任目標(biāo)完成情況匯報、領(lǐng)導(dǎo)班子和班子成員述職述廉報告等；? 統(tǒng)計表、報表、登記表、名冊。例如：?湖北省檔案局辦公室關(guān)于征求?湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）?意見的通知?（鄂檔辦?2011?13號）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”? “以我為主” ：機關(guān)文件材料歸檔范圍以本機關(guān)文件材料為主，本機關(guān)? ? ? ? ? ? ?四、機關(guān)檔案門類的劃分（二）本機關(guān)文件材料中7種：重份文件。八、各級機關(guān)報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案。第三章 如何擬訂機關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。這條規(guī)定明確了機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關(guān)和協(xié)辦機關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關(guān)對檔案保管期限的劃分高于其他機關(guān)，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。（九）下級機關(guān)報送的或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊，統(tǒng)計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條規(guī)定了機關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。第三條 機關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關(guān)法規(guī)。這四款原則只是我們判斷機關(guān)文件材料歸檔范圍的價值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護，為國家積累歷史和文化財富。(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。因為我們現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。受到縣級以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。五、編制要求和格式。第四篇：機關(guān)文件材料歸檔第一部分機關(guān)文件材料歸檔范圍一、機關(guān)文件材料歸檔范圍反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。其它不必歸檔。第二部分文書檔案保管期限? ? ? ?一、文書檔案保管期限種類永久、定期兩種。?四、檔案“三合一”制度? “三合一”制度：指機關(guān)文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。（9）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；例如：?國家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動檔案管理試行辦法?（省政府令第322號）（10）同級單位、下級單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（2）白頭文件材料沒歸檔。例如：?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號）上級單位征求意見的未定稿文件。機構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關(guān)比外機關(guān)的重要。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。具體的執(zhí)行時間后面再講。《檔案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。如機關(guān)檔案移交進館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。劃分永久時，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級機關(guān)的文件材料。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。第五條凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。按照這個界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時，就不僅是文書檔案，同時還包括其它門類和載體的檔案。２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種