【正文】 本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。擬寫條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號(hào)四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。按照卷內(nèi)文件材料的作者、內(nèi)容以及名稱等，編寫案卷標(biāo)題，裝訂案卷。“對(duì)我有用”、“與我有關(guān)” ：外單位文件材料歸檔范圍。? 機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。（三）同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，一般定為10年。其中： 30年保管的有：（1）本單位召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（2）本單位職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；例如：?孝感市檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理復(fù)查換證的通知?（孝檔[2010]13號(hào)）（3）本單位關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)單位批復(fù)、批示；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)； 例如：?關(guān)于按件整理的檔案裝盒后是否要編制盒號(hào)問題的請(qǐng)示??市國(guó)土資源局關(guān)于申請(qǐng)檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)復(fù)查換證的函? ?市檔案局關(guān)于市國(guó)土資源局檔案工作等級(jí)考評(píng)確認(rèn)的函? ?（5）本單位機(jī)關(guān)管理工作中形成的文件材料；? ? ? ? ?? ?? ? ?? ? ?? ? ? ? 例如：?關(guān)于申請(qǐng)撥付我局檔案搶救專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示? ?孝感市檔案局關(guān)于申請(qǐng)更換小車的報(bào)告??孝感市檔案局2008－2009創(chuàng)建市級(jí)文明單位工作總結(jié)? ?關(guān)于成立孝感市檔案局矛盾糾紛排查調(diào)查處領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的通知?（5）下級(jí)單位關(guān)于重大問題的專題報(bào)告。這幾年一般應(yīng)有：黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、黨員花名冊(cè)、干部職工年報(bào)、干部職工花名冊(cè)、機(jī)構(gòu)編制年報(bào)、工資年報(bào)、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金申報(bào)核定表、考核等次備案統(tǒng)計(jì)表、工資調(diào)整明細(xì)表以及各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；? 干部職工行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根；? 圍繞干部職務(wù)任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、黨組（黨委）會(huì)議記錄紀(jì)要、民主推薦情況、工資呈報(bào)表等；? 機(jī)關(guān)編寫的大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、志書、年鑒等編研材料，反映本單位人和事的報(bào)刊報(bào)道剪輯；? 機(jī)關(guān)工作中形成的檢查材料、調(diào)研報(bào)告、各種典型材料、事跡材料、交流材料、匯報(bào)材料等；? 機(jī)關(guān)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書等。雙套制：機(jī)關(guān)紅頭文件一份歸檔，一份裝訂成發(fā)文匯編，作資料。各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。要做到以下幾點(diǎn)：１、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。主要指規(guī)范性文件。各機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。如總結(jié)、工作大會(huì)、黨組黨委會(huì)記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。對(duì)于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。第二章 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定 》《規(guī)定》第一條指出了制定規(guī)定的目的是“ 為便于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用”。由于各機(jī)關(guān)文件材料的內(nèi)容及載體差異性較大，內(nèi)容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細(xì)概括指明，因此，國(guó)家檔案局只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性的規(guī)定。這一條應(yīng)該說是我們《規(guī)定》的核心內(nèi)容，它明確了保管期限的劃分方法。所有的人事任免文件。如關(guān)于增加車輛配置的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、以下總結(jié)、單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計(jì)表（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。這條要求各機(jī)關(guān)在編制保管期限表時(shí)，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時(shí)，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。因?yàn)楸碇贫ê?，是不能隨意修改的。領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議、接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)要及時(shí)重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門審查。按照本級(jí)、上級(jí)及重要程度等順序排列案卷，編寫案卷順序號(hào)和案卷目錄。需要?dú)w檔的外單位文件材料有：一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務(wù)的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機(jī)關(guān)為本單位的文件。?六、電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)運(yùn)行后文件歸檔要求? ?中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號(hào)）? 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)?電子文件歸檔與管理規(guī)范?? 都規(guī)定：具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔。? 換一個(gè)角度說：? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級(jí)的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；? 第三，10年保管的檔案一般是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)機(jī)關(guān)一般的業(yè)務(wù)文件，以及本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性文件。例如：?關(guān)于中共孝感市檔案局支部委員會(huì)的批復(fù)?凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會(huì)議記錄紀(jì)要、民主生活會(huì)材料、理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)材料等；? 工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種目標(biāo)責(zé)任狀、責(zé)任目標(biāo)完成情況匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)班子和班子成員述職述廉報(bào)告等；? 統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表、登記表、名冊(cè)。例如：?湖北省檔案局辦公室關(guān)于征求?湖北省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（修訂）?意見的通知?（鄂檔辦?2011?13號(hào)）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”? “以我為主” ：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍以本機(jī)關(guān)文件材料為主，本機(jī)關(guān)? ? ? ? ? ? ?四、機(jī)關(guān)檔案門類的劃分（二）本機(jī)關(guān)文件材料中7種：重份文件。八、各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報(bào)表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門。因?yàn)?，從保管?guó)家檔案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國(guó)家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。市委、市政府專門就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）從寬從長(zhǎng)保存特色檔案。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對(duì)檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會(huì)、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會(huì)議文件也不劃為永久。（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會(huì)議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年的工作會(huì)議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級(jí)以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)。這四款原則只是我們判斷機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館移交，以確保有永久保存價(jià)值的文書檔案得到有效保管和保護(hù)，為國(guó)家積累歷史和文化財(cái)富。(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。如國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時(shí)間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。第十四條本規(guī)定適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。五、編制要求和格式。第四篇：機(jī)關(guān)文件材料歸檔第一部分機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍一、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。其它不必歸檔。第二部分文書檔案保管期限? ? ? ?一、文書檔案保管期限種類永久、定期兩種。?四、檔案“三合一”制度? “三合一”制度：指機(jī)關(guān)文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。（9）上級(jí)單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；例如：?國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強(qiáng)民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動(dòng)檔案管理試行辦法?（省政府令第322號(hào)）（10）同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（2）白頭文件材料沒歸檔。例如：?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號(hào)）上級(jí)單位征求意見的未定稿文件。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。《檔案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。劃分永久時(shí)，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。以前的“長(zhǎng)期”、“短期”是個(gè)模糊的概念。第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。按照這個(gè)界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時(shí)，就不僅是文書檔案，同時(shí)還包括其它門類和載體的檔案。２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種