辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)全集收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-wenkub
2023-06-20 19:20:20 本頁(yè)面
【正文】 責(zé)有： 、分揀、登記并分發(fā)送達(dá)本機(jī)關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報(bào)以及其他郵件。兼有作息報(bào)時(shí)責(zé)任的收發(fā)室還要備有作息時(shí)間表、時(shí)鐘和電鈴。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號(hào)、 數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。另一種是各部門在適當(dāng)位置各設(shè)一個(gè)小型信報(bào)箱。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。比如，在高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。如只有兩個(gè)機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會(huì)影響到整個(gè)機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。 、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別 外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。 收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn) 第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求 一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn) 收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件 (包括機(jī)要文件 )、信函、報(bào)刊等 (統(tǒng)稱為信件 )，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門送取信件。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。 二、收發(fā)室的設(shè)立 一般說來，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室，一些較小的基層 行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的文書人員進(jìn)行收發(fā)工作。若有兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個(gè)機(jī)關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個(gè)機(jī)關(guān)、單位投遞信件。 一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊(cè)、電話和電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門的電話號(hào)碼表等。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。 兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號(hào)碼簿、有關(guān)部門的電話號(hào)碼表及會(huì)客登記簿等。 對(duì)收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊(cè)要妥善保管。 。 四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求 收發(fā)、通信工作在整個(gè)機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時(shí)，它又是機(jī)關(guān)、單位的門面。 、通信員在任何情況下都必須保證機(jī)要信件的機(jī)密安全，不許私自拆閱和透視經(jīng)手轉(zhuǎn)遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機(jī)密信件的內(nèi)容。 ，對(duì)人要有禮貌 ，不能與人爭(zhēng)吵，還應(yīng)遵守交通規(guī)則。 收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。簽收時(shí)，應(yīng)該注意查驗(yàn)以下幾個(gè)方面內(nèi)容： (1)檢查收信單位的名稱是否與本機(jī)關(guān)或單位及有關(guān)人員的名稱相符，在確認(rèn)來件投遞無誤后再簽收。 (5)清查信件緩急的性質(zhì)。接收?qǐng)?bào)紙和刊物，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量，對(duì)照?qǐng)?bào)刊分發(fā)登記表上的總數(shù)量，查看是否夠數(shù)。簽收信件時(shí)，要簽署全名，注明收到的時(shí)間，對(duì)特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分收到，簽名時(shí)要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。可以將信件分揀成四種類型，即平信，報(bào)刊；自取件；急件；機(jī)密要件。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續(xù)嚴(yán)密，便于統(tǒng)計(jì)及查找。規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量也不大，下設(shè)的部門相對(duì)也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部 門的順序進(jìn)行登記，一個(gè)部門的信件登記在一起，以便于轉(zhuǎn)交時(shí)簽收。 轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門及有關(guān)人員，或者由各部門派人到收發(fā)室領(lǐng)取。未設(shè)信報(bào)箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時(shí)地將信件轉(zhuǎn)交給各部門及有關(guān)人員手中。這些信件一般有三個(gè)去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號(hào)信和平信；二是機(jī)要通信局，主要是發(fā)往外埠的機(jī)要信件；三是派通信員直接送達(dá)，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機(jī)要信件。 (2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。 （ 6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。 (2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類，將機(jī)要信件歸送到機(jī)要通信局一類。 通過郵電局、機(jī)要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進(jìn)行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門存查；一聯(lián)由機(jī)要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機(jī)要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。 收發(fā)、通信部門將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。比較重要的信件為防止丟失，可 以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。有時(shí)，對(duì)于重要、緊急的信件也請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派人來取回
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