【正文】 ，經(jīng)查驗(yàn)核對(duì)后才能進(jìn)入交換場(chǎng)地進(jìn)行文書的交換工作。交換站可以由所在城市的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文書處理部門領(lǐng)導(dǎo)，也可以由參加交換的單位組成聯(lián)合管理委員會(huì)，以負(fù)責(zé)解決交換站的重大問題及有關(guān)事項(xiàng)。 ③通信員在完成投送任務(wù)后，應(yīng)該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。 (2)與人投送 專人投送一般說來，只有發(fā)往本埠各機(jī)關(guān)或單位的 信件須由通信員專程直接投送。以下分別對(duì)這四種方式進(jìn)行說明： (1)普通郵寄 普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進(jìn)行寄發(fā)。 外發(fā)信件在分揀后，要進(jìn)行登記。 (4)包裝是否牢固、結(jié)實(shí)，是否合乎 要求，體積是否超標(biāo)。 收發(fā)室向各部門轉(zhuǎn)交信件時(shí)，要求收件人進(jìn)行清點(diǎn)，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，明確責(zé)任，便于以后查對(duì)。收發(fā)室只是信件的收轉(zhuǎn)部門，因此，登記時(shí)按來件的外部標(biāo)志登記即可，不需另行編號(hào)或加注其他標(biāo)記。對(duì)于一般信件和報(bào)刊，也要隨到隨揀，按部門或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時(shí)間里自取或送件上門。一般說來，封皮上寫明“親收”字樣的信件，應(yīng)該由收件人親自簽收，收發(fā)室不能代收；封皮 上寫明“親啟”字樣的信件，收發(fā)室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。 (3)檢查信件外附件是否夠數(shù)。這些信件大體上有三個(gè)來源：一是郵電局送來的公私信函、普通電報(bào)、報(bào)刊及其他郵件；二是外機(jī)關(guān)或單位通信員直接送來的信件；三是機(jī)要通信局送來的機(jī) 要信件，收發(fā)員應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致、有條不紊地處理這些信件。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴(yán)格遵守以下基本原則和要求： 、通信員在接收、投遞信件時(shí)，必須嚴(yán)格地執(zhí)行責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢查、清點(diǎn)信件，受 的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。 三、收發(fā)室的職責(zé) 收發(fā)室的職責(zé)范圍，因不同機(jī)關(guān)或單位的不同情況和要求而確定。登記簿冊(cè)是用來登記收進(jìn)發(fā)出的信件的。其中一般卷柜用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。但是，如果一個(gè)機(jī)關(guān)、單位院內(nèi)或一座樓內(nèi)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，可以視不同情況而設(shè)立收發(fā)室。它有兩個(gè)突出的特點(diǎn)： 它是機(jī)關(guān)、單位文書、信件往來的總進(jìn)出口，從外面進(jìn)來的所有信件都要經(jīng)過收發(fā)室轉(zhuǎn)送到本機(jī)關(guān)、單位的各部門，本機(jī)關(guān)、單位的所有信件， 都要經(jīng)過這里向外發(fā)出。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。 收發(fā)員 一般只是在收發(fā)室內(nèi)負(fù)責(zé)接收、分揀、登記收進(jìn)送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。信報(bào)箱的形式有兩種。有條件的單位可以備有傳呼設(shè)備。 、投送本機(jī)關(guān)、單位發(fā)出的公文、公函、公用電報(bào)或其他公務(wù)信件。 ，不準(zhǔn)喝酒，不準(zhǔn)辦理私事，不能攜帶信件去公共場(chǎng)所，并要做到信件不離身。 收信工作中的環(huán)節(jié)之一，對(duì)于外面送來的信件進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收。 (6)查明收件登記件數(shù)與實(shí)有的件數(shù)是否相符。對(duì)于機(jī)密性極高或內(nèi)容特別重要的文件，除了要有收文者個(gè)人的簽名外，還應(yīng)加蓋單位的公章，用以表示負(fù)責(zé)。登記的范圍，一般說來，收進(jìn)的信件凡辦理了簽收手續(xù)都應(yīng)進(jìn)行登記，其中包括 郵電局送來的公私掛號(hào)郵件、包裹單、匯款單；機(jī)要通信局送來的機(jī)要信件；專人送來的信件，有的雖未進(jìn)行簽收，但也須登記。收發(fā)室在接收信件的當(dāng)天即應(yīng)將信件轉(zhuǎn)交有關(guān)部 門，以防積壓誤事。 發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)是：檢查、分揀、登記、投送。通過上述檢查，對(duì)不清楚的地方應(yīng)立即弄清楚，不合格的地方應(yīng)立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應(yīng)在送件簿上簽字，以示負(fù)責(zé)，然后再進(jìn)行分揀。 由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進(jìn)行登記。通過郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國(guó)家機(jī)密的普通文書和資料。 通信員在投送信件時(shí)應(yīng)該注意以下事項(xiàng)： ①應(yīng)嚴(yán)格履行交接時(shí)簽收手續(xù)。寄發(fā)機(jī)密信件的要求有： ①封皮要加蓋機(jī)密等級(jí)印章。 ②凡經(jīng)交換的機(jī)要信件，都應(yīng)當(dāng)面辦好交接手續(xù)，由收件機(jī)關(guān)或單位簽字或蓋章。 第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤? 第七條 傳閱文件由辦公室與人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)挃示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。 ，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，丌得丟失損壞，擱置延誤；對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，幵向郵局反映，查明原由。 (2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，丌得耽擱延誤。 第七條 收發(fā)室由部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由部門進(jìn)行檢查、考核，幵承擔(dān)責(zé)仸。 當(dāng)處長(zhǎng)外出時(shí)，如有關(guān)事 務(wù)急需處理，可由副處長(zhǎng)代理承擔(dān)上述工作。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)處收文科將各處室交來的所有發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱 (全名 )、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在《發(fā)文簿》上，貼好郵票投遞出去。 對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期與遞的管理由各公司總務(wù)處負(fù)責(zé)。 待發(fā)文書必須在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送出