辦公室管理標(biāo)準(zhǔn)全集收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)-免費(fèi)閱讀
【正文】 第六條 寄發(fā)費(fèi)用 郵費(fèi)不電報(bào)費(fèi)用由文秘 科統(tǒng)一開(kāi)支。 管 理 工 具 4 文書(shū)寄發(fā)規(guī)定 第一條 主管科室 文書(shū)的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由總務(wù)部文秘科負(fù)責(zé)。 第三次下午五點(diǎn)。 在文書(shū)承辦、分發(fā)量較大的處室，可設(shè)文書(shū)整理簿，幵據(jù)此處理文件。 第二章 收文及分發(fā) 第四條 文書(shū)的收受 對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的收受由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，幵進(jìn)行差錯(cuò)登記。 (2)訂販?zhǔn)掷m(xù)：丌論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目彔，再將需要訂販的報(bào)刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂販仹數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確訃無(wú)誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。 第三條 外來(lái)郵件管理 。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，幵向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。 ④各參加交換機(jī)關(guān)或單位的通信員，必須嚴(yán)格遵守交換時(shí)間，不能無(wú)故缺席或遲到、早退。交換站一般只設(shè)一兩名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)日常的管理及組織工作。若不事先安排好次序，當(dāng)?shù)揭粋€(gè)機(jī) 關(guān)或單位時(shí)，才臨時(shí)翻找該機(jī)關(guān)或單位的信件，這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯(cuò)投的現(xiàn)象。較小的企事業(yè)單位基層機(jī)關(guān)，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務(wù)，但也可以個(gè)別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢(xún)。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專(zhuān)人投送、機(jī)要通信和組織公文交換站。 (3)當(dāng)區(qū)分開(kāi)幾個(gè)投送方向后，在每個(gè)投送方向里，要將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起。 (3)信件的緩急和機(jī)密程度。對(duì)于私人掛號(hào)信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務(wù)信件一起登記，轉(zhuǎn)交給收件人所在部門(mén)，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領(lǐng)取。 登記的項(xiàng)目應(yīng)簡(jiǎn)單，一般有：收到時(shí)間 (急件應(yīng)注明具體時(shí)、分 )、登記人姓名、發(fā)件單位、收件單位、封皮編號(hào)、文件號(hào)、件數(shù)、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。要先將急件和機(jī)密要件揀出，進(jìn)行登記后，隨時(shí)遞交給收件人或部門(mén)。 重要的公務(wù)文書(shū)，有的需要由收件人親收。 (2)檢查信件的封 口和包裝是否完好、正常，有無(wú)破損、啟封或散包等現(xiàn)象。 第二節(jié) 收發(fā)工作程序和方法 一、收信工作 收信工作是指接收從外面寄來(lái)或送來(lái)給本機(jī)關(guān)、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報(bào)、報(bào)刊以及其他郵件。因而，收發(fā)、通信人員應(yīng)該具備秘書(shū)工作人員的素質(zhì)，對(duì)自己承擔(dān)的工作有正確的認(rèn)識(shí)，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，工作要認(rèn)真、細(xì)致，待人處事要有禮貌。對(duì)電鈴、電話(huà)等通訊設(shè)備和電氣設(shè)備要經(jīng)常進(jìn)行檢查維修，以保證安全可 靠。對(duì)于那些不需要登記簽收的一般信件和報(bào)刊，收發(fā)員可將其直接投入信報(bào)箱里，由各部門(mén)自取。此外，還可以根據(jù)投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn)近，配備適當(dāng)?shù)慕?通工具。 機(jī)關(guān)、單位的收發(fā)室，一般設(shè)在機(jī)關(guān)或單位的大門(mén)口或靠近大門(mén)口。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。 收發(fā)、通信工作是秘書(shū)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的大小及收進(jìn)送出的信件的多少、投遞信件路程的遠(yuǎn)近等各種情況確定。一種是在收發(fā)室設(shè)置一個(gè)大型信報(bào)箱，分成若干小格，并按各個(gè)部門(mén)的順序統(tǒng)一編號(hào)。兼有門(mén)衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應(yīng)備有報(bào)警器，要把匪警、火警電話(huà)，當(dāng)?shù)嘏沙鏊氨Ｐl(wèi)部門(mén)、負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作的人員的電話(huà)號(hào)碼寫(xiě)在明顯的位置，以備急用。 有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機(jī)關(guān)，設(shè)立職能較多的綜合性收發(fā)室。 、棄門(mén)不管，要堅(jiān)守崗位。為了使信件運(yùn)轉(zhuǎn)迅速、準(zhǔn)確、安全，必須在各個(gè)環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格的交接手續(xù)，以分清責(zé)任，并便于查考。 經(jīng)上述查驗(yàn)無(wú)誤后，收發(fā)員便可以在收件人的投遞回執(zhí)單上或登記簿上簽收蓋章，以示負(fù)責(zé)。 收發(fā)室每天分收到大量的信件，要對(duì)這些信件進(jìn)行分揀，將信件按收件人或部門(mén)分開(kāi)，以便轉(zhuǎn)交。登記的方法，應(yīng)該根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的規(guī)模大小、收取信件數(shù)量的多少以及各部門(mén)的設(shè)置情況而定。對(duì)于急件應(yīng)該立即轉(zhuǎn)交，平件應(yīng)分批轉(zhuǎn)交。 收發(fā)室在接收本機(jī)關(guān)或單位辦公室和各部門(mén)送來(lái)外發(fā)的信件時(shí)，要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。 分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開(kāi)，把每一個(gè)收件部門(mén)的信件歸在一起，為投送作好準(zhǔn)備。如果是由一個(gè)人投送，則應(yīng)按投送路線(xiàn)上各個(gè)收件部門(mén)先后順序排隊(duì) ，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。凡是涉及國(guó)家機(jī)密的文件，都不能通過(guò)普通郵寄的方式寄送。要檢查信件是否應(yīng)投送到這個(gè)機(jī)關(guān)或單位。 ②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記，并辦理簽收手續(xù)。 ③參加交換的通信員，應(yīng)該在政治上忠誠(chéng)可靠，工作上積極，需經(jīng)本機(jī)關(guān)或單位人事部門(mén)進(jìn)行審查，再報(bào)交換站核準(zhǔn)備案。 第四
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