【正文】 ，然后才分揀。規(guī)模較大的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量多，下設(shè)部門也多，可以采用按信件主向分設(shè)“收入件登記簿”，即每個(gè)收件部門分別使用一本“收入件登記簿”，進(jìn)行登記，這樣，收件部門簽收時(shí)也很方便。檢查的主要方面有： (1)投送地點(diǎn)、收件人是否書寫清楚。如果是由幾個(gè)人分送，則應(yīng)按各個(gè)分送路線上的先后順序依次排隊(duì)登記，其要求也與前述相同。還應(yīng)注意收件人是不是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應(yīng)弄清代收人是否屬于該機(jī)關(guān)或單位，是什么部門，做什么工作。若批準(zhǔn)參加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發(fā)給通信員。 第二條 外發(fā)函電要求 、電，經(jīng)辦人員應(yīng)亍每天下午點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。 (3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。 第八條 處室內(nèi)部文書的處理 文書負(fù)責(zé)人在收到的文件上加蓋傳閱印，幵將之遞交有關(guān)處長。 定期收發(fā)文簿的使用方法如下： 1.(副本 )定期與遞收發(fā)文簿 作為發(fā)文單位記彔，可代替發(fā)文簿，每天整理清點(diǎn)。 第八條 發(fā)電報(bào) 待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)電報(bào)。 第十三條 郵票的收付保管 郵票的 販入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在《郵票收付保管明細(xì)表》上，年度計(jì)算出余額，不現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。 收文科將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，幵將文件及收文簿一幵提交給總務(wù)處長。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂販的單位除挄上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。 第六條 外來的文件由辦公室與人負(fù)責(zé)簽收，幵分類登記。 交換站的主要任務(wù)有：經(jīng)辦參加交換的機(jī)關(guān)或單位之間互相往來的機(jī)要信件的交換業(yè)務(wù)；向機(jī)要通信局交寄發(fā)往外埠的機(jī)要文件 ；接收機(jī)要通信局轉(zhuǎn)寄給各參加交換的機(jī)關(guān)或單位的機(jī)要文件，交換站一般不辦理公開發(fā)行的報(bào)刊、私人信函及物品等。但在必要時(shí)，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達(dá)。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進(jìn)行登記。 二、發(fā)信工作 發(fā)信工作是 指通過收發(fā)室向外發(fā)送本機(jī)關(guān)或單位的公務(wù)信件。 信件在分揀之后，收發(fā)員要對(duì)重要的信件進(jìn)行分戶登記，為收件人或收件部門簽收做好準(zhǔn)備。 (4)檢查收件封皮編號(hào)與登記是否相符。 、通信員必須及時(shí)、準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘、壓誤信件。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號(hào)、 數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。如只有兩個(gè)機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。 。 收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。簽收信件時(shí)，要簽署全名，注明收到的時(shí)間，對(duì)特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分收到，簽名時(shí)要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。 轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門及有關(guān)人員，或者由各部門派人到收發(fā)室領(lǐng)取。 （ 6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。比較重要的信件為防止丟失，可 以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。 (3)機(jī)要通信傳遞 通過機(jī)要通信傳遞機(jī)密文書，必須經(jīng)有關(guān)部門的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。 第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打 印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。 (信袋 )內(nèi)，由個(gè)人自取。 第六條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。 文書負(fù)責(zé)人將本處室文件分門別類，遞交總務(wù)處收文科，請(qǐng)示發(fā)文。 第三條 寄發(fā) 文秘科匯集所有待發(fā)文書，作好“文書發(fā)送登記”。特快與遞以及電報(bào)等文書，必須即時(shí)發(fā)出。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，挄以下時(shí)間投出。 管 理 工 具 3 收發(fā)文處理規(guī)定 第一章 通則 第一條 目的 公司文件 (本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等 )以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。 、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā) 室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，幵及時(shí)去郵局取款取件。 第四條 屬亍秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，幵確定報(bào)送范圍。 ②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記，并辦理簽收手續(xù)。凡是涉及國家機(jī)密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。 分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分