【正文】 場(chǎng)能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問。 資料準(zhǔn)備 客戶來訪前，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客 戶溝通過的相關(guān)資料，如：洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況等等。見表 2： 參與接待人員對(duì)接 根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的 主要內(nèi)容，為此，業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。 航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn) 客戶確認(rèn)來訪并已經(jīng)辦好 visa 卡后，通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息，這時(shí)，我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客 戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京，這樣一來可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間，二來可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。有的國家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如：我國政府部門需要審核對(duì)方的資信情況 \身份情況等材料，那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來訪前 協(xié)助辦理，以便客戶順利入境。 二、客戶來訪之前的準(zhǔn)備工作 一旦確認(rèn)客戶來訪，我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對(duì)客戶來訪目的，我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度，針對(duì)性地做好安排： 了解客戶 對(duì)于老客戶來訪，我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。 雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。來訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作，包括相關(guān)技術(shù)問題、價(jià)格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種： 考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況，同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。海外客戶接待方案客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力，更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行，促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開，同時(shí)，還能促使新合作項(xiàng)目的生成，將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。這些客戶往往是新客戶，只是通過網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向，但對(duì)于 我司企業(yè)實(shí)體了解不深，因此，實(shí)地考察訪問無疑是一種最為 第 2 頁 共 24 頁 直接有效的了解方式。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同，公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。同時(shí)，手中有一定的新項(xiàng)目，如果談的愉快，新項(xiàng)目生成的可能性極大。想，是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴 。這樣的客戶來訪往往是 第 3 頁 共 24 頁 順道而過，來之前或許也沒有預(yù)約。但對(duì)于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳 細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。 客戶的行程安排 第 4 頁 共 24 頁 在確認(rèn)客戶來訪后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國。 航班信息確認(rèn)完畢后，要同時(shí)詢問客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店，以便安排住宿。同時(shí)，應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對(duì)相 第 5 頁 共 24 頁 關(guān)可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。以及與該客戶往來的重要傳真、 、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。 會(huì)談必備用品準(zhǔn)備 客戶來訪的前一天，業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來 訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量，展廳使用時(shí)間，多媒體教室使用時(shí)間，會(huì)議室使用時(shí)間，是否需要國旗、禮品、橫幅 /歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。如果客戶次日或隔日離開，午餐應(yīng)從簡，由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶，宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。 對(duì)于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹， 由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的 ppt 資料向客戶演示并講解 。 項(xiàng)目洽談，可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下： 客戶接待的全過程中間，次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作，同 第 8 頁 共 24 頁 時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)圖片的拍攝及錄像工作。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下，應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與，重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場(chǎng)。郵件中可以將客戶來訪時(shí) 的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。 客戶和 **公司等前來訪問、參觀、接洽工作 。 第 10 頁 共 24 頁 會(huì)議加班 。餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)含菜、酒、煙、飯等發(fā)生在用餐時(shí)的所有費(fèi)用。年夜飯可適當(dāng)放寬至 *元 /人以內(nèi)。 地市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或人員 *人內(nèi)，東部省份午、晚餐 *元 /人以內(nèi)，中西部省份午、晚餐 *元 /人以內(nèi)。 客戶接待策劃書 策劃方案客戶接待策劃書 策劃方案 一般領(lǐng)導(dǎo)或人員 *人內(nèi)，午、晚餐一律控制在 *元 /人以內(nèi)， *人以上另增加 *元 /人標(biāo) 準(zhǔn)計(jì)算。根據(jù)來訪人員的級(jí)別不同，可按以下標(biāo)準(zhǔn)安排接待。 接待車輛：公司一般車輛 。 住宿標(biāo)準(zhǔn)按對(duì)方人員要求代為預(yù)訂，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用 。（視雙方合作情況而定） 其他接待項(xiàng)目：公司安排帶客戶到本地主要景點(diǎn)游玩或晚上娛樂，費(fèi)用控制在 *元以下，必要時(shí)，可于客戶臨行時(shí)贈(zèng) 送紀(jì)念品 。 住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級(jí)以上酒店，房價(jià)控制在 *元 /間，公司負(fù)擔(dān)全程費(fèi)