檔案管理電子文件歸檔與管理-wenkub
2023-03-17 22:03:05 本頁(yè)面
【正文】 質(zhì)文件不能代替的機(jī)讀文件。（ 4）信息的非人工識(shí)讀性電子文件依賴(lài)于計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它可以 離開(kāi)計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，我們就無(wú)法對(duì)電子文件進(jìn)行讀寫(xiě)和管理，這就決定了電子文件與其相應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件及其相關(guān)設(shè)備的依賴(lài)性。 指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄。二、電子文件的分類(lèi)? 一是文本文件（ 電子文件 （ Electronic Records）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍?，它形成于?shù)字設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)），并有相關(guān)環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)）支持；以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲(chǔ)在外存儲(chǔ)器上；閱讀及處理需設(shè)備；借助網(wǎng)絡(luò)傳輸。text,字或表處理文件）。數(shù)據(jù)庫(kù)、記錄、字段是其三個(gè)層次。? 五是影像文件。? 七是命令文件，即計(jì)算機(jī)程序。電子檔案含義 :? 一是電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價(jià)值，已進(jìn)行整理。? 三是電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無(wú)章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。四、電子文件的特點(diǎn)及其影響 這給電子文件保管帶來(lái)許多問(wèn)題，促使我們?cè)陔娮游募纬蓵r(shí)要考慮將來(lái)計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的兼容性、設(shè)備發(fā)生故障時(shí)的應(yīng)急處理措施、電子文件加密后的解密、技術(shù)設(shè)備更新時(shí)電子文件數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換等問(wèn)題。（ 3）網(wǎng)絡(luò)化 不受時(shí)空限制 （ 5）信息與特定載體之間的可分離性對(duì)于紙質(zhì)文件不能代替的電子文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的電子文件備份同時(shí)存放。電子文件的查詢(xún)速度快、可復(fù)用性好，這些特點(diǎn)會(huì)在檔案利用中發(fā)揮作用。因此，這些資料也需同時(shí)收集齊全。4．沒(méi)有保存價(jià)值的機(jī)讀文件不歸檔。因此，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)特別注意建立必要的、切實(shí)可行的歸檔制度，對(duì)電子文件的歸檔范圍、時(shí)間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。第三節(jié)電子文件的收集一、 收集積累要求 OA 收集電子文件時(shí)，必須收集與之適應(yīng)的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)和背景信息等。（ 1）在通用的軟硬件環(huán)境 XMLTXTJPEGMPEGWAV 保證電子文件真實(shí)性的主要措施是：一是從電子文件生成時(shí)就開(kāi)始對(duì)其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對(duì)各項(xiàng)操作的 三是建立鑒定規(guī)則和程序。三是對(duì)電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并隨時(shí)進(jìn)行登記。（ C．光盤(pán) 主要指本單位有文號(hào)的正式發(fā)文（磁盤(pán)、光盤(pán)等），本單位形成的無(wú)文號(hào)的材料（磁盤(pán)、光盤(pán)等），本單位用電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（ＣＡＤ）、輔助制造（ＣＡＭ）的各種電子文件材料。主要指通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸、面交或郵寄收到的各種磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等電子文件材料。 ④ 制發(fā)文由僅歸公文變?yōu)榱須w元數(shù)據(jù)。歸檔的電子公文必須借助設(shè)備儀器進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性檢測(cè)。 紙質(zhì)公文一般在形成的第二年上半年歸檔。22—2023）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T為了保證電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性，在電子公文的法律地位尚未普遍認(rèn)可的情況下，現(xiàn)實(shí)的電子公文歸檔一般采用雙軌制，即歸電子公文與電子公文打印出的紙質(zhì)公文。電子公文按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。 對(duì)于跨年度完成的任務(wù)和項(xiàng)目，要分階段收集。無(wú)論采用哪種方式收集，收集的電子文件應(yīng)集中保管，不得由個(gè)人分散保存。四、電子文件的審核 進(jìn)行審核。）對(duì)完整性、準(zhǔn)確性 3第四節(jié)電子文件的整理一、 電子文件整理與紙質(zhì)文件整理的不同之處 而電子文件在歸檔前除進(jìn)行是否歸檔、確定密級(jí)、劃分保管期限等鑒定外 紙質(zhì)文件可用計(jì)算機(jī)輔助整理，也可用手工整理；可實(shí)行隨辦隨歸制度，也可實(shí)行年終歸檔制度；可進(jìn)行集中整理，也可實(shí)行分散整理；可實(shí)行文書(shū)處理、檔案整理一體化，也可實(shí)行文書(shū)處理、檔案整理分開(kāi)化?！〖堎|(zhì)文件的載體是紙，強(qiáng)調(diào)其原始性；歸檔時(shí)僅歸紙質(zhì)文件即可，可實(shí)行歸檔的單一載體。 紙質(zhì)文件整理時(shí)分類(lèi)的級(jí)次一般采用三級(jí)，分類(lèi)方案一般采用年度 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） —保管期限，分類(lèi)方案中強(qiáng)調(diào)按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題集中；編目可用計(jì)算機(jī)，也可用手工?！〖堎|(zhì)文件材料整理后需裝盒、排架；歸檔時(shí)間一般在歲末年初或某階段結(jié)束后；歸檔份數(shù)一般為一份；整理時(shí)及剛歸檔后利用不太方便。電子文件應(yīng)以盤(pán)、件為單位分別登記，格式及項(xiàng)目見(jiàn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ 2023）附錄 A的表、 。電子文件檢驗(yàn)后合格率達(dá) —四、電子文件材料的分類(lèi) ———— 一是 一般情況下就按簽發(fā)年度歸類(lèi)，如 2023年簽發(fā)的《中共鹽城市委關(guān)于學(xué)習(xí)
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