【正文】 做好安全保密工作是公司每位員工義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，各部門負(fù)責(zé)人對本部門的保密工作負(fù)直接責(zé)任。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴(kuò)大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 B. 各部門需用公司印章的文件必須是部門領(lǐng)導(dǎo)審定的正式文本，并填寫《印 章使用申請表》（附件 3），注明時間、用途、份數(shù)等由行政公關(guān)部呈主 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印。 各部門都必須嚴(yán)格執(zhí)行《中海發(fā)展（北京）有限公司公文處理辦法》的規(guī) 定，對本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理， 妥為保存，年終歸檔，嚴(yán)防公文的散失。以“中海發(fā)展（北京）有限 公司”名義或子公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印 章，不得混用。 C. 發(fā)文應(yīng)遵照公文格式及字體規(guī)則： 文號：四號 仿宋 GB2312 左齊 標(biāo)題：三號 黑體 居中 正文：小三號 仿宋 GB2312 視正文內(nèi)容多少，行間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過調(diào)整字間 距，盡量避免“此頁無正文”或段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實(shí)、 完整、美觀。 J. 有關(guān) 部門的進(jìn)度表、圖紙等按規(guī)定時間送達(dá)行政公關(guān)部匯總、存檔。 F. 傳閱文件，請閱后簽名并注明閱文日期。 C. 根據(jù)閱批范圍，由行政公關(guān)部及時送閱處理，并負(fù)責(zé)催閱、催傳。 E. 節(jié)約意識：樹立增收節(jié)支的觀念，節(jié)約用油、用料。嚴(yán)禁酒后開車，違 章駕駛。 司機(jī) A. 車輛安檢：對車輛進(jìn)行定期保養(yǎng)，隨時檢修，及時排除安全隱患。負(fù)責(zé)檢查汽車出勤日記、出車日記及防盜安全工作；負(fù) 責(zé)提出公司車輛管理使用規(guī)定的修改意見。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：認(rèn)真完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 ⑵ 負(fù)責(zé)寫字樓辦公所需桌椅、電器及衛(wèi)生用品的詢價采購、驗(yàn)收登記、 發(fā)放等工作。 D. 網(wǎng)絡(luò)發(fā)展：公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理；公司網(wǎng)站（頁）的文字編 輯。 C. 訂發(fā)信報：負(fù)責(zé)公司文件、資料、信函的傳遞工作；報刊訂閱分發(fā)以 及信件、包裹等郵寄、接收、分發(fā)工作。 前臺 A. 服務(wù)工作：早上提前 20 分鐘到崗，清潔領(lǐng)導(dǎo)辦公室并倒茶水。 B. 印發(fā)公文：負(fù)責(zé)公司文件格式的審核，編號登記。 D. 會議通知：按照領(lǐng)導(dǎo)要求，及時通知相關(guān)人員參加會議。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 公關(guān)接待 A. 購買三票：負(fù)責(zé)上級單位、本公司領(lǐng)導(dǎo)及協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)出差、探親的機(jī) 票、火車票和汽車票的購買工作。 ⑶ 司機(jī)的日常管理。 ⑵ 公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理。 D. 宣傳報道：負(fù)責(zé)公司《工作簡報》的擬稿送審、打印分發(fā)及對外宣傳報導(dǎo) 工作。 ⑶ 負(fù)責(zé)行政公關(guān)部文件的起草、呈簽、校對、打印、發(fā)送工作。 M. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：積極組織部門員工努力完成公司領(lǐng)導(dǎo)及上級單位交辦的各項(xiàng)工作。 ⑵ 會同人事部辦理員工調(diào)離公司時，使用的辦公器材、辦公用品及費(fèi)用的收交工作。 G. 值班管理：負(fù)責(zé)國家法定節(jié)假日放假和休息日寫字樓的值班安排工作，并做好值班記錄，保證寫字樓在節(jié)假日里不發(fā)生任何事故。 C. 傳達(dá)指示：及時傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主 管部門的指示，檢查監(jiān)督并指導(dǎo)落實(shí)。 認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他 工作。 負(fù)責(zé)公司員工工服的訂制。 負(fù)責(zé)電話接轉(zhuǎn)，電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的維修、保養(yǎng)及費(fèi)用結(jié)算等事宜。 負(fù)責(zé)與社區(qū)及有關(guān)福利、慈善機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。 負(fù)責(zé)公司廣告的聯(lián)系設(shè)計(jì)及刊登，以及設(shè)計(jì)制作公司宣傳類有關(guān)物品， 包括禮品和紀(jì)念品的制作、分發(fā)與管理。 負(fù)責(zé)公司檔案管理，包括各類資料的整理、存檔、借閱和檔案室管理。 6. 行政公關(guān)部職責(zé)范圍、組織架構(gòu)表和崗位職責(zé) 職責(zé)范圍 在主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真做好公司的行政公關(guān)管理工作。 2. 范 圍 ： 適用于中海發(fā)展（北京）有限公司各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及子公司。 3. 定 義 ： 行政公關(guān)管理是公司承上啟下、對內(nèi)協(xié)調(diào)與服務(wù)、對外聯(lián)絡(luò)與宣傳的紐帶與橋梁，是弘揚(yáng)中海文化和企業(yè)精神，提升公司對外形象的窗口和舞臺，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調(diào)作用和服務(wù)保障作用的重要手段。 負(fù)責(zé)公司的文秘工作 ,如文件收發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、印鑒管理、會議組織、文 書檔案、公關(guān)接待、車輛調(diào)度及取送信函物件等事宜。 負(fù)責(zé)公司的接待工作，如安排食宿、陪同參觀游覽、預(yù)定機(jī)票車票船票 等事宜。 負(fù)責(zé)公司攝像錄像工作。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 ,受理外界 要求公司贊助實(shí)物、款項(xiàng)等事宜。 負(fù)責(zé)公司寫 字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作及公司其他物 業(yè)的有關(guān)事項(xiàng)。 負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、保養(yǎng)與管理，保障公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門公務(wù)用車以及 上級單位領(lǐng)導(dǎo)用車要求。 組織架構(gòu)表 中海發(fā)展（北京）有限公司 行政公關(guān)部組織架構(gòu)表 部 門 經(jīng) 理 副 經(jīng) 理 備注：上表中虛線框表示該職務(wù)目前未到崗。 D. 組織活動：負(fù)責(zé)公司重大節(jié)假日（“五一”、“十一”、“元旦”、“春節(jié)”）集體康樂活動的策劃與組織，并協(xié)助上級單位搞好在京組織的文化活動。 H. 公關(guān)聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)加強(qiáng)與地方 —— 公安、交通管理部門、街道辦事處、派出所、電話局等 單位的關(guān)系。 K. 資產(chǎn)管理：凡行政公關(guān)部配發(fā)給各部門及某個項(xiàng)目或個人掌握使用的交通工具、照相器材、電視機(jī)、收錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、洗衣機(jī)、空調(diào)機(jī)等物品，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并保存好原始登記資料；建立增減臺帳，一季度統(tǒng)計(jì)一次。 . 副經(jīng)理 A. 起草文件： ⑴ 負(fù)責(zé)公司綜合性公文的擬稿、送審、校對及資料收集整理。 B. 檔案管理：負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，并隨時 記錄公司的《大事記》（如組織架構(gòu)變更、人事任免、業(yè)務(wù)拓展、領(lǐng)導(dǎo)檢 查指導(dǎo)、公司獲獎等）。 E. 會議服務(wù)：負(fù)責(zé)公司大小會議室召開會議的準(zhǔn)備服務(wù)工作。 ⑶ 電腦軟、硬件選購與安裝、調(diào)撥的統(tǒng)籌安排。 ⑷ 負(fù)責(zé)與車管所、交管部門、安委會保持良好的關(guān)系。 B. 辦公用品管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品的計(jì)劃擬訂、采購、立帳、保管、分 發(fā)工作。 秘書 (董事長秘書 ) A. 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)公司董事長辦公室日常清潔，文件整理，到訪客人 的接待與通報等。 E. 文字處理：負(fù)責(zé)有關(guān)文件資料的打印、翻譯、送發(fā)。 C. 檔案管理：負(fù)責(zé)收集整理檔案，建立和完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，提供 檔案信息供各部門利用。 B. 接待賓客： ⑴ 熱情禮貌迎接前來寫字樓視察、參觀指導(dǎo)的上級領(lǐng)導(dǎo)，并首先安排到 接待室或引導(dǎo)到會議室。 電腦管理員 A. 電腦采購 ：負(fù)責(zé)電腦硬件與軟件設(shè)備的詢比價、選購與安裝以及電腦設(shè) 備的付款辦理。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 C. 安全保衛(wèi)：負(fù)責(zé)寫字樓內(nèi)下班時間的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)大門管理，節(jié)假 日期間，非值班人員不得進(jìn)入寫字樓，保證不失盜。 司機(jī)班班長 A. 車輛管理：負(fù)責(zé)管理公司汽車檔案資料，如汽車的申請購置文件、發(fā)票單 據(jù)復(fù)印件、商檢手續(xù)、上牌手續(xù)、使用說明書、車底盤編號、引擎編號、 行車執(zhí)照、保險、駕駛證等復(fù)印件的收集、保管、登記統(tǒng)計(jì)工作，做到可 隨時提供使用。 C. 事故處理：協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好行車安全事故的處理工作。 B. 車輛清潔：每天提前上班，將車擦洗干凈，檢查儀表，保持車容、車 貌和車內(nèi)的清潔美觀，車內(nèi)無雜物，后背箱物品擺放整齊。講究職業(yè)道德，提高駕駛技能，端正服務(wù)態(tài)度，提供一流服務(wù)； D. 服 從調(diào)度：司機(jī)要服從安排，聽從指揮，隨時做好出車準(zhǔn)備，接到出車 通知，立即出車，確保出車安全。晚間收車時，要向 行政公關(guān)部匯報登記當(dāng)天的公里數(shù)、耗油量以及車況。 D. 為提高傳閱速度和保證文件安全，文件送到后，公司領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)要及時閱看，閱簽后及時退回行政公關(guān)部。 G. 公司領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)開會帶回的有關(guān)公文及會議文件一律交行政公關(guān)部登 記、處理、存檔。 發(fā)文 A. 凡以中海發(fā)展（北京）有限公司名義制作的公文，文件的起草由相關(guān)部門 具體承辦，填妥《發(fā)文紙》（附件 2），部門領(lǐng)導(dǎo)核簽（如與其他部門業(yè) 務(wù)有關(guān)的文件，應(yīng)請有關(guān)部門會簽）。 附件：正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。 E. 中海發(fā)展（北京）有限公司名義發(fā)文，其發(fā)文號為：中海地產(chǎn)京（部門）字（年 份）第（序號），具體文號如下： 行政公關(guān)部：中海地產(chǎn)京行政字（年份）第（ⅩⅩ）號 人力資源部：中海地產(chǎn)京人力字（年份）第（ⅩⅩ）號 資金財務(wù)部：中海地產(chǎn)京財務(wù)字（年份）第（ⅩⅩ）號 投資策劃部：中海地產(chǎn)京投資字（年份）第（ⅩⅩ）號 合約管理部：中海地產(chǎn)京合約字（年份）第（ⅩⅩ）號 設(shè)計(jì)研究部：中海地產(chǎn)京設(shè)計(jì)字（年份）第（ⅩⅩ）號 經(jīng)營銷售部：中海地產(chǎn)京銷售字（年份）第（ⅩⅩ）號 中海紫金苑發(fā)展部：中海地產(chǎn)京紫金字（年份）第（ⅩⅩ）號 中海馥園發(fā)展部： 中海地產(chǎn)京馥園字（年份）第（ⅩⅩ）號 中海行政公 關(guān)部將定期對各部門保管 和處理的文件進(jìn)行檢查指導(dǎo)，維護(hù)公司公文的嚴(yán)肅性。 C. 凡公司領(lǐng)導(dǎo)已 簽署的文件、合約、標(biāo)書等，如需用印，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，可直 接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。 G. 印章的銷毀 ⑴ 因更名、損壞等原因需刻制新印章時，應(yīng)按印章 管理權(quán)限，由使用部門 將舊印章交回印章管理部門或公司。 B. 公司內(nèi)部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動態(tài)、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪、人事變動、工資福利等均屬于商業(yè)機(jī)密，未經(jīng)允許，一律不 得向外界和公司其他員工透露。 E. 外來人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，因公司辦公區(qū)域?yàn)殚_放式，均應(yīng)到會議室商談工作。 H. 公司臨時聘用的勤雜人員，在從事清掃、修理等服務(wù)工作時，須經(jīng)行政公關(guān)部同意方可進(jìn)行，其余無關(guān)人員一律不得隨意出入辦公區(qū)域。 ⑵ 公司業(yè)務(wù)拓展情況。 D. 會議地點(diǎn)：小會議室 總經(jīng)理辦公會 A. 會議時間：每周一次，定于每星期六上午 9 時在公司會議室召開。 D. 根據(jù)會議內(nèi)容要求，與會人員應(yīng)預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備。 H. 根據(jù)會議要求，行政公關(guān)部指定人員做好會議記錄。 C. 接待： ⑴ 凡北京市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng) 內(nèi)上級領(lǐng)導(dǎo)（中國建筑工程總公司、中國海外 集團(tuán)有限公司）來公司檢查指導(dǎo)工作或洽談業(yè)務(wù)應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)接送，行 政公關(guān)部負(fù)責(zé)安排接待計(jì)劃，即活動、宴請、饋贈和接送事務(wù)。 D、宴請 ⑴ 上級領(lǐng)導(dǎo)及其他公司領(lǐng)導(dǎo)來京，由公司領(lǐng)導(dǎo)宴請，原則上接風(fēng)、送行各 宴請一次。 辦公用品管理 A. 公司辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買，定 期下發(fā)或領(lǐng)取。行政公關(guān)部在發(fā)放辦公用品時要注意控制。單價超過 2020 元的，應(yīng)列入固定資產(chǎn)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 電腦硬件、軟件及各種消耗品的采購 A. 各部門、項(xiàng)目發(fā)展部或子公司需要添置電腦硬件、軟件設(shè)備時，均需先寫出購置申請，部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見交行政公關(guān)部，由行政公關(guān)部報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 C. 為遵守軟件版權(quán)，防止電腦病毒，未得到電腦管理員許可，各