【正文】 G. 公司領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱檔案資料時，由經(jīng)辦人開列目錄，交行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，將資料轉(zhuǎn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，并負(fù)責(zé)按期歸還。 E. 工程底圖除修改、送曬外，不得外借，修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查并 登記其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。 A. 絕密 —— 公司重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針及各類涉密數(shù)據(jù)；其他重大經(jīng) 營管理的文件材料等。 G. 入庫檔案由部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，指派專人來整理、上架，并要填報《檔 案移交登記表》（附件 9）。 9. 檔案管理 定義 檔案是指公司在承包工程與勞務(wù)合作、地產(chǎn)發(fā)展、投資貿(mào)易以及其它經(jīng)營活動中形成的、具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會議記錄、會議紀(jì)要、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄象等文件資料。 印刷品的設(shè)計及文字撰稿 A. 公司行政公關(guān)部具體負(fù)責(zé)印刷品的設(shè)計，圖片文字翻譯 [若需要 ]需確保 與公司有關(guān)規(guī)定或相關(guān)內(nèi)容保持一致。 C. 各部門、項目發(fā)展部平時要認(rèn)真分析，準(zhǔn)確判斷并及時處理各種潛在的突 發(fā)事件，一有情況，及時依程序向上匯報。 新聞發(fā)布的回饋 工作 A. 公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)傳媒機(jī)構(gòu)有關(guān)公司，子公司及各地盤的新聞報道及訪 問的剪輯，并以簡報方式發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，項目發(fā)展部或子公司。新聞稿的內(nèi)容必須經(jīng)過認(rèn)真核實，并由相關(guān) 業(yè)務(wù)部門的主管審核會簽，再呈公司行政公關(guān)部總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)出。 建立音像資料系統(tǒng) 公司經(jīng)常需要以相片或錄像形式記錄工程建設(shè)、地產(chǎn)項目以及公司的重大事件，公司的拍照及錄像事宜均由行政公關(guān)部統(tǒng)一辦理。 D. 辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品擺放整齊，不得亂堆亂放，不得將 公司秘密級以上文件放于桌面，注意做好個人桌面的清潔衛(wèi)生工作。未經(jīng)允 許 ， 非司機(jī)不得駕駛車輛，嚴(yán)禁無證駕駛。若遇特殊情況 ， 需報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后 ， 方 可辦理。 C. 各部門的電腦設(shè)備如需做報廢處理，需經(jīng)電腦管理員檢查，確認(rèn)可以報廢時，由行政公關(guān)部辦理報廢手續(xù)。員工使用辦公用品應(yīng)注意 節(jié)約、愛護(hù)公物，無故損壞的應(yīng)予以修理或酌情賠償。 接待制度 A. 接待工作是公司公關(guān)工作的重要組成部分。 I. 公司保密工作由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)，各部門涉及到有關(guān)保密工作的事情，請及時知會行政公關(guān)部。 D. 非簽約等特殊情況，不得攜帶印章外出，必要時須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)辦 人遞交借用申請，或由行政公關(guān)部安排專人執(zhí)章陪同前往，用后及時歸還。 B. 部門已簽署的文件草稿應(yīng)先交行政公關(guān)部核稿，確定發(fā)文編號、范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由行政公關(guān)部呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。 司機(jī)接到公司領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時性出車 任務(wù)，要及時知會行政部，以便重新調(diào)整安排車輛 。 D. 應(yīng)急處理：熟悉防火知識 ，熟練使用消防器材，牢記報警電話（火警、匪 警）。 D. 影視資料的管理：負(fù)責(zé)公司重大活動及事件照片、攝像資料的收集、整理 及保存。 C. 后勤保障：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作餐的訂購以及工作宴請的安排等。（如年度工 作總結(jié)、計劃、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等）。 崗位責(zé)任 部門經(jīng)理 A. 在公司主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作。培養(yǎng)自己的攝像攝影人員，并與專業(yè)攝像攝影 人士保持聯(lián)系。 索 引 1. 目 的 ???????????????????????????? 3 2. 范 圍 ???????????????????????????? 3 3. 定 義 ???????????????????????????? 3 4. 參考資料 ???????????????????????????? 3 5. 解 釋 ???????????????????????????? 3 6. 行政公關(guān)部職責(zé)范圍、組織架構(gòu) 表和崗位職責(zé) 6. 1 職責(zé)范圍 ?????????????????????????? 4 6. 2 組織架構(gòu)表 ????????????????????????? 5 6. 3 崗位職責(zé) ?????????????????????????? 6 7. 行政管理 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ????????? ????????????????? 16 7. 4 例會制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關(guān)管理 8. 1 加強(qiáng)信息交流工作 ?????????????????????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動 ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ??????????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制??????????????? ?????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???????????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領(lǐng)用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領(lǐng)取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????? ???????? 53 附件 10.《檔案卷內(nèi)目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復(fù)印申請表》 ?????????????????? 57 1. 目 的 ： 為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對外樹立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴(kuò)大影響力和社會各界對公 司業(yè)績及前景的興趣和信心；對內(nèi)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷增強(qiáng)員工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公關(guān)管理制度》。搜集、保存公司的各種攝錄資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)或公司制 作簡介錄像片等提供服務(wù)。 B. 組織領(lǐng)導(dǎo)：全面管理部門業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)部門工作計劃制定，督促并調(diào)動部 門員工認(rèn)真落實工作計劃。 ⑵ 負(fù)責(zé)公司會議和重要業(yè)務(wù)專題會 會議的記錄工作，并對會議的重要內(nèi)容 形成會議紀(jì)要。 D. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。一旦發(fā)生意外事故，要及時報警并報告行政部領(lǐng)導(dǎo)。 司機(jī)班實行晚班和 節(jié)假日輪流值班，確保公司業(yè)務(wù)在節(jié)假日正常開展。簽發(fā)后的文件由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關(guān)部存檔。 E. 一般性事務(wù)，部門經(jīng)理可直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理用印事宜。 例會制度 公司總經(jīng)理例會 A. 會議時間：每星期召開一次，定于每周一上午 9 點。此項工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我 公司的精神風(fēng)貌及公司形象，在接待時要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。 C. 部 門、項目發(fā)展部領(lǐng)用的共用辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)指派專人保管，各 部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。 電腦網(wǎng)絡(luò)管理 A. 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站（頁）的文字編輯，公司網(wǎng)址的注冊，并負(fù)責(zé)與集團(tuán)公司網(wǎng) 站聯(lián)接。 D. 車輛調(diào)度原則上按照：上級單位領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)及客 人、公司領(lǐng)導(dǎo)在先 ， 其次是部門正、副經(jīng)理、一般工作人員順序進(jìn)行安排。公司實行晚班和節(jié)假日司機(jī)輪流 值班制 ， 保證公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在節(jié)假日工作用車。 E. 不應(yīng)隨便打斷他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動他人桌上的文件。 一般工程進(jìn)度相片由項目部自行拍攝后交行政公關(guān)部作內(nèi)部參考。有關(guān) 公司發(fā)展及財經(jīng)性質(zhì)的重要新聞稿，需由行政公關(guān)部經(jīng)理審核并呈公司 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)出。 B. 公司行政公關(guān)部應(yīng)認(rèn)真搜集各傳媒報道公司的稿件，進(jìn)行歸類分析，摸索 和掌握各傳媒在報道時的態(tài)度和特點。在事件發(fā)生后，要在第一時間 向公司行政公關(guān)部及主管領(lǐng)導(dǎo)匯報有關(guān)事件的詳細(xì)經(jīng)過、處理方案、處理 進(jìn)展情況和反饋的各種消息，切不可隱瞞事實，回避問題。 B. 一般情況下，由具體業(yè)務(wù)部門提供印刷品相關(guān)的準(zhǔn)確內(nèi)容，包括文字材 料、數(shù)據(jù)資料及必需的說明，并送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。 檔案管理原則 企業(yè)檔案是企業(yè) 不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運作與決策，對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)營利益，保護(hù)企業(yè)權(quán)益，具有法律憑證作用。 檔案歸檔要求 A. 原件歸檔。 B. 秘密 —— 公司財務(wù)報表、帳冊；投資計劃類、工程設(shè)備技術(shù)資料等。 F. 檔案室要定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或 載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失 等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。 H. 查閱秘密級以上檔案資料，除需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核外，尚需報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則無權(quán)要求查閱。 F. 檔案歸還時，由檔案管 理人員當(dāng)面核查后，在借閱簿上及時注銷。 D. 部門檔案管理人員要保存所有入檔案室檔案的登記資料，包括編號、內(nèi)容、 項目名稱、檔案描述 （包括收、發(fā)信件及銷毀日期）。 檔 案秘級的劃分 檔案劃分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。 F. 公司內(nèi)部制作，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門， 按規(guī)定，每年整理后列出清單，按規(guī) 定時限一并移交檔案室。 D. 因校對失誤而造成內(nèi)容的差誤，應(yīng)立即報行政公關(guān)部總經(jīng)理，如嚴(yán)重性 問題，應(yīng)召開檢討會議并擬寫勘誤信件，與印刷品一同寄出。組長需負(fù)責(zé)提出較詳細(xì)的工作計劃，明確各組員的職責(zé)分工，督促工作進(jìn)展，確使印刷品按時保質(zhì)的完成，專責(zé)小組成員名單需報行政公關(guān)部備案。對于本部門無 力解決或職權(quán)范圍以外的突發(fā)事件，要依 程序迅速、準(zhǔn)確地向主管領(lǐng)導(dǎo)和 公司分管突發(fā)事件處理的領(lǐng)導(dǎo)反映，各盡其責(zé)，不得互相推諉。 ⑷ 未經(jīng)安排，各部門，子公司及各地盤應(yīng)