【正文】 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 2． 范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī) ， 范圍的界定直接決定文件的功能 范圍 ， 所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性 。 9 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 三、文件的結(jié)構(gòu) 5． 作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法 、 過程和要求 ， 一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個(gè)部份 。 7． 附件 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ， 公司所 有的表單都應(yīng)從此而來 ， 最好將表單的編號(hào)附在名稱后 ， 但是 也不可以附版本 。 1． 流程圖常用的符號(hào) 12 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 例一：收貨流程 供應(yīng)商 送貨 本公司倉庫 核對(duì)送貨 單與實(shí)物 收貨 13 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 四．流程圖繪制 此范例將工作單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分 ， 這是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 （ 二 ） 、 忌過于彈性化 ， 失去可操作性 。 16 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司 ， 文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用 ， 但是對(duì)于規(guī)模較大的公司 ， 這種做法欠妥當(dāng) ，因?yàn)椴块T專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題 ， 但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用 ，掩蓋了其它部門的要求的意見 ， 在使用中難免會(huì)對(duì)其它部門造成困撓 ， 甚至引起磨擦 ， 所以對(duì)于文件的審查和核準(zhǔn) ， 許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式 ， 例： 17 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 六、文件的審查、批準(zhǔn) 陽光企業(yè)有限公司公司文件審查 、 核準(zhǔn) 文件類別 審 查 核 準(zhǔn) 手冊(cè) 各部門主管 董事長(zhǎng) 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 總經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見 ， 并加以修訂補(bǔ)充 ， 以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性 。 3． 0 權(quán)責(zé) a ． 文件分發(fā) 、 回收 、 保管：文件管制中心 b． 文件制定審核：各權(quán)責(zé)部門 22 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 4． 0 內(nèi)容 a． 文件應(yīng)予以統(tǒng)一分類及編號(hào) b． 文件由各部門指定專人擬案 ， 經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核后發(fā)行 c． 應(yīng)定期檢討相關(guān)環(huán)境管理系統(tǒng)文件之適宜性及有效性 d． 文件修改 、 增訂 、 發(fā)行者得由相關(guān)單位提出申請(qǐng) ， 交原 擬案單位研議處理 e． 文件分發(fā) 、 回收由文件管制中心負(fù)責(zé) 5． 0 相關(guān)文件 文件資料管理程序 （ DL011） 23 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 B 質(zhì)量手冊(cè)范例二 .緊急事件準(zhǔn)備及應(yīng)變 1． 0 目的 建立及時(shí)有效的緊急應(yīng)變措施以減少天然或人為的災(zāi)害所造 成的環(huán)境沖擊 2． 0 范圍 各制程活動(dòng)之緊急情況處理均屬之 3． 0 權(quán)責(zé) 應(yīng)變措施之?dāng)M定與管理：環(huán)境工作小組 24 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 七．質(zhì)量手冊(cè)范例 4． 0 內(nèi)容 a. 各種可能重大環(huán)境影響之意外均應(yīng)訂立緊急應(yīng)變計(jì)劃 b. 緊急應(yīng)變計(jì)劃系針對(duì)緊急情況規(guī)模 、 性質(zhì)及對(duì)環(huán)境沖擊程度 c. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)擬事故發(fā)生時(shí)應(yīng)變方式及處理緊急狀況之權(quán) 責(zé) d. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)明訂通報(bào)及各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)作業(yè) ， 例消防 、 醫(yī)務(wù) — 等等 e. 緊急應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)定期測(cè)試其效果 5． 0 相關(guān)文件 緊急應(yīng)變措施管理程序 （ DL014） 25 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 A 程序文件范例一 、 文件資料控制程序 1． 0 目的 此程序文件規(guī)范了公司文件和資料的制作 、 核定 、 發(fā)放 、 修 改的程序 ， 確保公司文件的使用受到嚴(yán)密的控制 。 4． 0 定義：無 27 冠 智 達(dá) 顧 問 GREEM CONSULTING 八．程序文件范例 5． 0 程序 5． 1 文件和資料的格式 文件名稱 文件編號(hào) （ 具唯一性即可 ） 文件核定 文件版本 （ 以 A、 B、 C或 ……發(fā)行日期均可 ） 文件頁數(shù) 其它項(xiàng)目可視需要增加 28