【正文】 多，各部室 、企業(yè)應(yīng)充分利用已建立的信息網(wǎng)絡(luò)，上網(wǎng)做好文件資料的查看、審核、修訂、溝通，盡量減少文件打印。 適用范圍： 適用于公司管理過程中產(chǎn)生的所有文件資料及收到的法律法規(guī)、標準等外來文件的控制管理。 職責： 是公司文件資料的歸口管理部門，負責體系文件的具體管理工作； 、整理分類、立卷歸檔工作； 各部門根據(jù)職責分工做好本部門的文件資料的管理。 內(nèi)部文件的管理 文件管理流程圖 ： 文件編制→文件會簽 /審批（記錄）→文件編號、標識、發(fā)放（記錄）→收文登記→文件使用→文件評審→文件修改→文件審批?? 文件作廢（審批）→文件回收（標識 /記錄）→文件銷毀（ 記錄）。文件發(fā)放前應(yīng) 由編制部門根據(jù)其內(nèi)容涉及范圍 先確定發(fā)放范圍，保密數(shù)據(jù)及資料應(yīng)嚴格限定知情范圍。 行政部 應(yīng)做好管理手冊、 程序文件等文件資料的管理工作。 文件審批或會審須填寫《文件審批 /會簽單》，審批文件的也可直接 在文件封面上簽字。 文件的復(fù)印、收發(fā)和使用 文件收發(fā)由各級文件管理員做好記錄，以便進行追溯和識別。公司明確指出需保密、限制知情范圍或不能轉(zhuǎn)發(fā)的文件，嚴禁復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)。 對限制復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)的文件確實需要（需要而未收到或丟失）的，由需用部門向發(fā)布部門申報領(lǐng)用。 文件的發(fā)放 公司的外來文件由 行政部 統(tǒng)一發(fā)放，質(zhì)量手冊、程序文件、 工藝、技術(shù)、生產(chǎn)流程性文件由品保部發(fā)放，各部門內(nèi)部使用的管理文件自行發(fā)放。存入重要文件的軟盤并注意做好標識及防潮、防磁、防折。 a)各部門文件領(lǐng)用人應(yīng)先在《文件發(fā)放／回收登記表》上簽名登記再領(lǐng)取文件。更換后的新文件仍沿用原文件分發(fā)號，交回的破損文件則由文件管理部門做好登記后銷毀。 文件修訂由原編寫人、相同職能或熟悉情況的人員實施。 換頁 ：文件修改幅度較大、某些頁面修改較多、不易識別時可采用； 插頁：當文件增加內(nèi)容較多時可采用； 換版：文件內(nèi)容變動較大或修訂次數(shù)多于 3次、文件更改影響文件清晰的要換版。 外報文件資料的管理： 對外呈報的各類文件按照國家規(guī)定的公文管理格式和標識辦法進行編制、管理，詳見《山東省實施 國家行政機關(guān)公文處理辦法 細則》。原版文件一律不得外借，以防文件丟失或損壞。 原文件管理部門取消或更新的，由現(xiàn)文件管理部門或繼任其職能的部門對所轄范圍內(nèi)在用的文件按周期進行文件有效性確認并做好文件管理，必要的在機構(gòu)調(diào)整后不超過三個月的時間內(nèi)進行有效性確認。 ，應(yīng)做好“作廢”標識或識別存放，經(jīng)文件管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準后及時進行粉碎等方式的銷毀。 對留檔備查或其它原因留存的作廢文件， 至少留存 1 年， 由文件管理員做好“作廢”或“參考 標識 與正版區(qū)分 ，注明作廢日期，防止誤用。 各部室負責按本程序做好本部門記錄的管理工作。 記錄的設(shè)置 記錄的設(shè)置以提供符合相關(guān)要求和公司管理體系有效運行的證據(jù)，必要時可以追溯為目的。對與記錄有關(guān)的上級單位或合同要求，應(yīng)認真遵守執(zhí)行，對沒有要求的通常采用行業(yè)公認的格式和要求。 單獨進行設(shè)計的記錄表格，要按文件資料管理程序?qū)徟蠓娇墒褂谩? 記錄編碼 第一部分 :版次用 A,B,C,D…… 表示。根據(jù)需要需識別記錄 的標識應(yīng)有 唯一性 ，精煉易懂，對外提供記錄時應(yīng)做出說明或附上標識方法。 填寫時嚴禁填虛報假，重要技術(shù)數(shù)據(jù)、參數(shù)要求、規(guī)定內(nèi)容或容易產(chǎn)生誤導(dǎo)的項目不得留有空項，必須詳細明確，對沒有要求或無關(guān)的項目欄用“／”劃掉、空項或用其他易懂符號做出標記，以免產(chǎn)生誤解。對涉及費用、產(chǎn)量、具體技術(shù)參數(shù)、關(guān)鍵 值或履約數(shù)量的數(shù)字更改的，審批人應(yīng)在批語中突出“同意更改意見 —— ”、“不同意，建議 —— ”等內(nèi)容，防止該記錄出現(xiàn)批準后的同日期更改。對于自動記錄等不能完整表示的內(nèi)容，由記錄人員在上面予以補充說明。 產(chǎn)生的記錄應(yīng)妥善保管，保持清晰、完整、易于識別，不得出現(xiàn)亂寫亂劃、卷折、破損、丟失等現(xiàn)象?！顿|(zhì)量記錄一覽表》須明確歸檔時間并按時歸檔，明確保管部門和保存年限。必要時裝訂成冊后交保管部門歸檔。 保存條件 記錄的保存應(yīng)定置存放，便于存取和查閱；做到防火、防潮、防濕、防霉、防蟲蛀，避免卷折、 破損、丟失，確保記錄完整有效。 非經(jīng)允許，記錄不得隨便查閱。經(jīng)審定需繼續(xù)留存的，做好留用標識。 職責 負責對各部室、生產(chǎn)單位生產(chǎn)經(jīng)營、管理、體系運行等過程進行監(jiān)督檢查，并對發(fā)現(xiàn)不合格的糾正、預(yù)防措施進行跟蹤落實。 內(nèi)容 不合格品的控制步驟為：判定→記錄→標識→隔離→評審→處置。 品保部根據(jù)《不合格品評審處置單》反饋的不合格現(xiàn)象，應(yīng)及時進行 核實，然后根據(jù)相應(yīng)的產(chǎn)品檢測或判定準則對產(chǎn)品進行判定，作出評審結(jié)論；對于批量較大、價值較高的不合格品，應(yīng)會同各相關(guān)部門共同進行評審并作出結(jié)論。 ③對讓步或降級使用的原、輔材料，包裝材料， 生產(chǎn)部 做好相應(yīng)標識為“不合格品，讓步（降級）使用”。 a)對在生產(chǎn)過程中經(jīng)自檢、互檢發(fā)現(xiàn)的工序不合格品，在未對最終產(chǎn)品質(zhì)量造成影響的情況下，經(jīng)本部門質(zhì)量管理人員確認后安排生產(chǎn)人員根據(jù)不合格品的相關(guān)規(guī)定及時進行處理。 c)對生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的對最終產(chǎn)品質(zhì)量造成一定影響的不合格品，由部門質(zhì)量管理人員填寫《不合格品評審處置單》，經(jīng)部門負責人確認后報品管部，由品保部根據(jù)相關(guān)規(guī)定作出處理意見，必要時召集相關(guān)部門進行評審、作出處理意見后報公司經(jīng)理批準。 c)對產(chǎn)品交付后自行發(fā)現(xiàn) 的不合格品，責任單位應(yīng)及時通知客戶并采取相應(yīng)的補救措施予以處理，必要時執(zhí)行《不合格產(chǎn)品召回制度》，實施產(chǎn)品召回。 、處置都應(yīng)該形成記錄并予以保持，以便追溯。 糾正、預(yù)防措施的控制 糾正措施實施時機 a)發(fā)生 重大質(zhì)量、安全 事故； b)質(zhì)量 目標超出規(guī)定值時； c)顧客或相關(guān)方投訴時； d)內(nèi)、外部審核出現(xiàn)不合格時； e)管理評審出現(xiàn)不合格時； f)其他不符合方針、目標或體系及文件要求的情況。 營銷部 應(yīng)按規(guī)定對以下質(zhì)量狀況進行分析：市場調(diào)研與分析、顧客投訴或抱怨的處理、顧客滿意度調(diào)查等，及時了解顧客滿意程度及需求趨勢等，以便及時發(fā)現(xiàn)潛在不合格或質(zhì)量改進需求，確保產(chǎn)品或質(zhì)量管理體系的適宜性、有效性及持續(xù)改進等； 文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 14 頁 共 26 頁 物流部應(yīng)定期對供方的供貨質(zhì)量、供貨價格、供貨信譽、供貨是否及時及供方的質(zhì) 量管理狀況及服務(wù)等進行分析，以便及時掌握采購的有效性、效率以及供方的現(xiàn)狀與趨勢，有效預(yù)防潛在的不合格，確保供方能夠持續(xù)、及時提供符合要求的采購產(chǎn)品。 定期對人力資源數(shù)量、人力資源結(jié)構(gòu)、人力資源滿足崗位要求的能力、培訓(xùn)計劃實施和培訓(xùn)效果評估等進行分析，及時發(fā)現(xiàn)人力資源的不適可能對體系運行效果造成的影響并采取適宜的預(yù)防滿足體系運行對人力資源的需求。 關(guān)鍵 參數(shù)發(fā)生偏離時，監(jiān)控部門要立即組織采取糾正措施，對能預(yù)見到的關(guān)鍵參數(shù) 偏離原因監(jiān)控部門可預(yù)先制定糾正措施實施計劃。 /預(yù)防措施實施完畢且經(jīng)品保部驗證后，必要時應(yīng)由各級糾正 /預(yù)防措施的主管部門對采取的糾正 /預(yù)防措施以及實施、驗證效果進行評審，確保采取措施的有效性、適文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 15 頁 共 26 頁 宜性且保證體系運行效果的持續(xù)改進。 適用范圍： 適用于公司質(zhì)量管理體系 （膠合板和木制品的生產(chǎn)） 的審核。全面審核、局部（區(qū)域）審核具體按照年度體系運行計劃執(zhí)行；全面審核每年不少于 一次，在體系運行出現(xiàn)重大問題、出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或重大顧客投訴時，追加全面審核。 ，負責內(nèi)部審核的組織實施。 體系審核 審核組長擬訂審核計劃，報管理者代表批準后，提前七天向受審部門下發(fā)審核計劃，通知審核部門；受審單位收到審核計劃后，應(yīng)對審核日程、審核范圍等內(nèi)容進行確認，如有異議，應(yīng)在三天內(nèi)以書面報告向?qū)徍私M提出，由審核組與被審核單位共同協(xié)商后重新進行安排。 審核員通過現(xiàn)場觀察、交談、提問、查閱文件等方式，收集體系的運行情況的客觀證據(jù)。 按照不合格項性質(zhì)的嚴重程度，可分為重要不合格項、一般不合格項、觀察項三類： 重要不合格項：屬于區(qū)域性的、系統(tǒng)性的、造成后果比較嚴重，對體系有效運行或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量特性有重要影響的不合格項。 觀察項：屬于沒有達到以上所說的情況，但已接近邊緣的。 被審核部門根據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)認真分析原因，查找出現(xiàn)問題的根源，提出適合的糾正或預(yù)防措施，限期糾正或預(yù)防。 審核完畢， 行政部 對審核進行總體評價，連同審核報告作為管理評審的輸入。 內(nèi)容 根據(jù)采購產(chǎn)品對隨后產(chǎn)品的實現(xiàn)和最終產(chǎn)品的影響程度，對采購物資及相應(yīng)供方的進行分類控制。包括機電產(chǎn)品、交電產(chǎn)品、五金、土產(chǎn)雜品、潤滑油脂、設(shè)備專用備件、進口備件、非標準件、計量器具、儀表、節(jié)能燈具等。 使用部門的采購計劃內(nèi)容必須包括詳細的名稱、數(shù)量、規(guī)格或型號、價格等。油類、液體類的采購數(shù)量在接近計劃數(shù)的前提 下以實際過磅數(shù)為準，計劃可以不予變更。 B 類物資的供方選擇 物流部在對市場情況做出了解的前提下，根據(jù)生產(chǎn)需求情況及 品保部對供方的技術(shù)要求，提出預(yù)選供方。 （ 7）對已經(jīng)通過 ISO9001/ISO14001 等各類認證的企業(yè)，可優(yōu)先作為合格供方 預(yù)選供方所提供使用的物資，必須先進行試驗。 供方經(jīng)考察合格后，根據(jù)實際需要與之簽訂供需合同。物資進廠時，應(yīng)附帶產(chǎn)品質(zhì)檢報告或出廠檢驗單。原輔料進庫和使用應(yīng)記錄。 采購物資進廠后， 生產(chǎn)部 要做好明確的標識，按照規(guī)定的貯存條件進行貯存。 日常管理 標準的管理： 品保部將需采購的物資的質(zhì)量標準、技術(shù)要求、圖樣實物等及時提供給物流部，物流部應(yīng)具有以上資料并通過合適的方式傳遞給供方。 合同的基本內(nèi)容： 質(zhì)量要求，數(shù)量要求，價格要求，送貨方式要求，履行期限，結(jié)算方式，變更解除，違約責任和賠償方式等 ,同時供方提供的產(chǎn)品必須滿足環(huán)境及安全衛(wèi)生要求。對評定為 C 級的供方，報公司總經(jīng)理，得到總經(jīng)理指示后進行解決。出現(xiàn)第二次，則轉(zhuǎn)入后備 供方，出現(xiàn)三次直接淘汰。 價格最低為 20 分，價格適宜占 15 分，其余依次減 5 分，依此類推直至 0 分。 新的物資供方在確定時應(yīng)通過公司對其進行的環(huán)境和 安全衛(wèi)生評定。 職責 生產(chǎn)部 是基礎(chǔ) 設(shè)施的歸口管理部門， 行政部 和品保部負責基礎(chǔ)設(shè)施的監(jiān)督和考核。 廠區(qū)公用路面維修：每年根據(jù)使用損壞程度安排一次檢修。鋼結(jié)構(gòu)架、托、防腐維修，每年定期進行全面檢查、進行檢修、維護局部防腐。 廠房維修、保護，由各使用部門根據(jù)維修程度，統(tǒng)計名稱、數(shù)量、時間、報 生產(chǎn)部 審核后做出維修計劃、預(yù)算造價報分管經(jīng)理批準后實施維修。各使用部門不得私自破壞、改造防水屋面使用功能，違者按有關(guān)規(guī)定處罰。 （ 2）辦公室內(nèi)保持安靜，不喧嘩吵鬧。 （ 2）有安全防護措施。 （ 6） 車間、設(shè)備符合安全衛(wèi)生要求。設(shè)備的工作環(huán)境必須符合設(shè)備的使用要求，確保設(shè)備的使用安全與設(shè)備安全，并且安裝完畢后能夠滿足規(guī)定的技術(shù)與生產(chǎn)保證能力。 設(shè)備操作或管理人員要經(jīng)過嚴格培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后持證上崗，非指定操作人員不得隨意頂崗。 設(shè)備事故排除后，設(shè)備科應(yīng)組織設(shè)備維修部門、設(shè)備使用部門等所有相關(guān)部門對事故排除狀況進行確保，確保能夠滿足各方面要求。 為保證信息的及時傳遞，應(yīng)配備必要的通訊設(shè)施并做好維護，確保信息的傳遞及時流暢，有效的保證產(chǎn)品質(zhì)量并提高工作效率。 公司配備相應(yīng)的防蟲、防鼠、防霉等藥劑和工具，執(zhí)行《衛(wèi)生防疫制度》。 成品庫應(yīng)保持干凈衛(wèi)生、產(chǎn)品堆放整齊，標識清楚，成品離墻、離地 15cm。 支持性服務(wù)設(shè)施的控制管理 支持性服務(wù)設(shè)施主要包括運輸、通訊等方面的輔助性設(shè)施。 設(shè)備事故 凡引起設(shè)備損壞致使